Vitajte na [www.pocitac.win] Pripojiť k domovskej stránke Obľúbené stránky
Základné zásady informatívneho e -mailu:
* Účelom: Vedzte, prečo píšeš. Aké informácie potrebujete sprostredkovať?
* Cieľ: Zvážte svoje publikum. Čo už vedia? Aké sú ich potreby a očakávania?
* jasné a stručné: Dostať sa k veci. Vyvarujte sa žargónu alebo príliš komplexnému jazyku.
* organizované: Prezentujte informácie logicky pomocou nadpisov, bodov, číslovaných zoznamov alebo krátkych odsekov.
* Presné: Uistite sa, že vaše informácie sú správne a aktuálne. V prípade potreby citujte zdroje.
* Profesional: Udržiavajte profesionálny tón a používajte správnu gramatiku a pravopis.
* Ak je možné (ak je to vhodné): Ak chcete, aby čitateľ niečo urobil *, objasnite, čo potrebujete, aby urobili a kedy.
Všeobecná štruktúra informačného e -mailu:
1. subjekt: Jasné a opisné. Premýšľajte o kľúčových slovách, ktoré pomôžu príjemcovi rýchlo porozumieť obsahu e -mailu.
2. pozdrav: Použite vhodnú pozdravu (napr. „Vážené [meno]“ alebo „Ahoj [meno]“).
3. Úvod: Uveďte okamžite účel e -mailu.
4. telo: Uveďte informácie jasným a organizovaným spôsobom.
5. Záver: Zhrňte kľúčové body, ponúknite ďalšiu pomoc alebo uveďte požadovanú akciu.
6. Uzatvorenie: Použite profesionálne zatvorenie (napr. „Úprimne“, „S pozdravom“, „s pozdravom“).
7. Podpis: Zahrňte svoje meno a kontaktné informácie.
Príklad scenárov a e -mailov:
1. Informovanie zamestnancov o novej politike spoločnosti
* Predmet: Nová politika:usmernenia pre diaľkové práce
* Body:
Drahí zamestnanci,
Tento e -mail načrtáva novú politiku spoločnosti týkajúce sa diaľkovej práce, efektívne [dátum].
Kľúčové body politiky:
* Oprávnenosť: Všetci zamestnanci, ktorí boli v spoločnosti najmenej šesť mesiacov a preukázali uspokojivý výkon, sa môžu uchádzať o diaľku.
* Proces aplikácie: Ak sa chcete prihlásiť, vyplňte formulár žiadosti o diaľku (pripojený) a odošlete ho manažérovi na kontrolu.
* vybavenie: Spoločnosť poskytne laptop a monitoruje pre diaľkovú prácu. Zamestnanci sú zodpovední za poskytnutie vlastného spoľahlivého pripojenia na internet.
* Zabezpečenie: Zamestnanci, ktorí pracujú na diaľku, musia dodržiavať všetky bezpečnostné politiky spoločnosti.
* hodiny: Očakáva sa, že zamestnanci odľahlých zamestnancov udržiavajú pravidelný pracovný čas a budú k dispozícii na stretnutia.
Podrobná verzia politiky je k dispozícii v spoločnosti Intranet:[Odkaz na politiku]
Pozorne si prečítajte politiku. Ak máte akékoľvek otázky, kontaktujte ľudské zdroje na [HR e -mailovej adrese] alebo [telefónne číslo HR].
Úprimne,
[Vaše meno]
[Váš názov]
Vysvetlenie:
* Predmet: Jasne uvádza tému.
* Úvod: Okamžite informuje zamestnancov o novej politike.
* Body: Používa body na zvýraznenie kľúčových bodov, čo uľahčuje čítanie a porozumenie.
* odkaz: Poskytuje prístup k úplnému dokumentu politiky.
* Kontaktné informácie: Dáva zamestnancom spôsob, ako klásť otázky.
* Ak je možné (predpokladať): Od zamestnancov sa očakáva, že túto politiku preskúmajú.
2. Informovanie zákazníka o aktualizácii objednávky
* Predmet: Aktualizácia objednávky:Vaša objednávka #[číslo objednávky]
* Body:
Vážený [meno zákazníka],
Tento e -mail vás má informovať o aktualizácii vašej nedávnej objednávky (#[číslo objednávky]).
Vaša objednávka bola odoslaná a očakáva sa, že dorazí do 3-5 pracovných dní.
Informácie o sledovaní:
* Tracking Number: [Sledovacie číslo]
* prepravný dopravca: [Názov dopravného dopravcu]
* Sledujte svoju objednávku: [Odkaz na stránku sledovania]
Môžete tiež zobraziť podrobnosti o svojej objednávke a sledovať jej pokrok na našej webovej stránke:[Odkaz na stránku Objednávka]
Ak máte akékoľvek otázky alebo obavy, neváhajte nás kontaktovať na [e -mailovej adrese služieb zákazníkom] alebo [telefónne číslo služieb zákazníkom].
Ďakujeme za vašu objednávku!
S pozdravom,
[Vaše meno]
[Vaša spoločnosť]
Vysvetlenie:
* Predmet: Zahŕňa číslo objednávky pre ľahkú identifikáciu.
* Úvod: Jasne uvádza účel e -mailu (aktualizácia objednávky).
* Body: Poskytuje kľúčové informácie:stav zásielky, podrobnosti o sledovaní a odkazy na sledovanie objednávky.
* Kontaktné informácie: Ponúka zákaznícku podporu.
* kladný tón: Zahŕňa „ďakujem“ za posilnenie ocenenia zákazníkov.
3. Informujúce členovia tímu o medzníku projektu
* Predmet: Projekt [názov projektu]:Dosiahnuté míľniky - dokončenie fázy 1
* Body:
Ahoj tím,
Skvelé správy! Píšem, aby som vám dal vedieť, že sme úspešne dokončili fázu 1 projektu [Projekt].
Tento míľnik obsahoval [stručne uveďte zoznam kľúčových výstupov fázy 1, napr. Zhromažďovanie požiadaviek, dokončenie dizajnu, počiatočný prototyp].
Chcem sa všetkým poďakovať za ich tvrdú prácu a odhodlanie pri dosahovaní tohto dôležitého míľniku. Vaše príspevky boli neoceniteľné.
Ďalšie kroky:
* Prejdeme sa do fázy 2 so zameraním na [stručne opíšte ďalšiu fázu].
* Naše ďalšie stretnutie tímu, ktoré sa diskutuje o plánovaní fázy 2, je naplánované na [dátum] v [čas] v [lokalizačnom/virtuálnom stretnutí].
* Skontrolujte aktualizovanú časovú os projektu na [Odkaz na nástroj na riadenie projektu].
Znova gratulujeme k tomuto úspechu!
S pozdravom,
[Vaše meno]
[Váš názov]
Vysvetlenie:
* Predmet: Jasné a poučné o míľnikovom úspechu.
* Úvod: Dodáva dobré správy vopred.
* Body: Uznáva úsilie tímu a stručne popisuje dokončenú fázu.
* Ďalšie kroky: Poskytuje jasný smer pre tím, ktorý sa pohybuje vpred.
* Ak je možné: Nasmeruje členov tímu, aby preskúmali časovú os projektu a zúčastnila sa nadchádzajúceho stretnutia.
4. Informovanie klienta o programe stretnutí
* Predmet: Agenda pre naše stretnutie v [dátum]
* Body:
Vážený [meno klienta],
Tento e -mail načrtáva program nášho stretnutia v [dátume] v [čas].
Agenda
1. Preskúmanie predchádzajúcich položiek akcie (10 minút)
2. Diskusia o [téme 1] (20 minút)
3. Aktualizácia pokroku na [Téma 2] (20 minút)
4. Ďalšie kroky a položky akcie (10 minút)
Ak máte akékoľvek otázky, dajte mi vedieť alebo by ste do programu pridali akékoľvek položky.
Teším sa na naše stretnutie.
Úprimne,
[Vaše meno]
[Váš názov]
Vysvetlenie:
* Predmet: Priame a zahŕňa dátum stretnutia.
* Body: Používa očíslované zoznamy na jasné prezentácie bodov programu.
* Trvanie: Zahŕňa čas plánovaný pre každú položku.
* Ponúknite spätnú väzbu: Dáva klientovi šancu požiadať o zmeny.
Kľúčové úvahy pre efektívne informatívne e -maily:
* Znalosť publika: Prispôsobte úroveň detailov existujúcemu porozumeniu publika. Nepremerujte základy, ale nepredpokladajte ani príliš veľa predchádzajúcich znalostí.
* Vizuálna príťažlivosť: Použite formátovanie (nadpisy, body, rozstupy) na rozbitie veľkých blokov textu a uľahčenie skenovania e -mailu.
* Prílohy: Ak zahrnujete prílohy, uveďte ich v e -maile a jasne uveďte, čo obsahujú.
* korektúry: Pred odoslaním vždy starostlivo korektne sledujte chyby v gramatike, pravopisoch a interpunkcii.
* Testovacie odkazy: Ak obsahujete akékoľvek odkazy, dvakrát skontrolujte, či fungujú správne.
* Mobile priateľské: Zoberme si, že veľa ľudí si prečíta váš e -mail na svojich mobilných zariadeniach. Udržujte odseky krátke a použite jasnú a čitateľnú veľkosť písma.
Dodržiavaním týchto zásad a prispôsobením príkladov vašej konkrétnej situácii môžete písať informatívne e -maily, ktoré sú jasné, stručné a efektívne. Nezabudnite vždy mať na pamäti svoje publikum a účel.