Vitajte na [www.pocitac.win] Pripojiť k domovskej stránke Obľúbené stránky
Subjekt:
* jasné a stručné: Témový riadok by mal okamžite povedať príjemcovi, o čom je e -mail.
* Konkrétne: Vyhnite sa nejasným výrazom ako „Aktualizácia“ alebo „otázka“. Namiesto toho používajte veci ako „Aktualizácia stavu projektu X - [dátum]“ alebo „Otázka týkajúca sa politiky dovolenky“.
* Ak je možné (ak je to potrebné): Ak potrebujete príjemcu, aby niečo urobil, objasnite to. Príklady:„Vyžaduje sa akcia:Preskúmanie a schválenie správy“ alebo „Potrebná odpoveď:Dostupnosť stretnutia“.
* skratky (použite striedmo): V niektorých kanceláriách sa používajú štandardné skratky ako „FYI“ (pre vaše informácie), „EOM“ (koniec správy - keď sa v riadku predmetu obsahuje celú správu) alebo „ASAP“ (čo najskôr).
Príklad Subjektov:
* Program stretnutí:Projekt Kickoff - [Dátum]
* Žiadosť o preskúmanie návrhu rozpočtu - termín [dátum]
* Pripomienka:Tímový obed zajtra o 12:30
* Naliehavé:Webové stránky dole
Body:
1. pozdrav:
* formálne: „Vážený [meno príjemcu],“ (použite toto, ak nepoznáte osobu dobre alebo ak je to formálnejšia organizácia).
* poloformálne: „Ahoj [meno príjemcu],“ alebo „HI [meno príjemcu],“ (dobrá predvolená hodnota pre väčšinu kancelárskej komunikácie).
* Neformálne: „Ahoj [krstné meno príjemcu],“ (vhodné, ak máte s osobou dobrý pracovný vzťah).
* Skupina e -mail: „Ahoj tím,“ alebo „Ahoj všetci,“
2. Otváracia čiara (Účel):
* Uveďte dôvod svojho e -mailu vopred. To pomáha príjemcovi okamžite pochopiť kontext.
* Príklady:
* "Píšem ti, pokiaľ ide o ..."
* „Účelom tohto e -mailu je ...“
* „Sledovanie nášho rozhovoru o ...“
* "Oslovujem sa, aby som sa dostal do ..."
3. Text tela (podrobnosti):
* Udržujte to stručné a do bodu. Ľudia sú zaneprázdnení, takže sa vyhnite zbytočným rozštiepením.
* Používajte jasný a jednoduchý jazyk. Vyhnite sa žargónu alebo príliš technickým výrazom, pokiaľ si ich nebude istý, že im príjemca rozumie.
* Rozchod dlhé odseky. Na uľahčenie čítania e -mailu použite body, číslované zoznamy alebo nadpisy.
* byť špecifický. Uveďte všetky potrebné podrobnosti (dátumy, časy, miesta, názvy atď.).
* Buďte profesionálni a úctiví. Dokonca aj v príležitostnom kancelárskom prostredí udržiavajte profesionálny tón. Vyvarujte sa slangu, sarkazmu alebo čomukoľvek, čo by sa dalo nesprávne interpretovať.
* korektne opatrne. Pred odoslaním skontrolujte preklepy a gramatické chyby.
4. volanie na akciu (v prípade potreby):
* Jasne uveďte, čo chcete, aby príjemca urobil.
* Príklady:
* "Skontrolujte priložený dokument a poskytnite svoju spätnú väzbu do [dátumu]."
* „Mohli by ste mi prosím poslať správu do konca dňa?“
* „Dajte mi vedieť, či ste k dispozícii na stretnutie budúci týždeň.“
* „Potvrďte prijatie tohto e -mailu.“
5. Uzatvorenie:
* formálne: „Úprimne“ alebo „úcty“ (použite pre veľmi formálnu komunikáciu).
* poloformálne: „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“ (bezpečná a profesionálna voľba).
* Neformálne: „Najlepšie“, „vďaka“ alebo „na zdravie“ (vhodné pre ľudí, ktorých dobre poznáte).
* Ak niečo žiadate: „Ďakujem za váš čas a zváženie.“
6. Podpis:
* Vaše celé meno
* Váš pracovný názov
* Názov vašej spoločnosti
* Vaše telefónne číslo (voliteľné, ale zvyčajne vrátane)
* Webová stránka vašej spoločnosti (voliteľné)
* Niektoré spoločnosti majú vopred definované e-mailové podpisy, ktoré musíte použiť.
Príklad e -mail:
Predmet:Projekt Alpha - aktualizácia a ďalšie kroky
Ahoj John,
Píšem, aby som poskytol rýchlu aktualizáciu iniciatívy projektu Alpha.
* Počiatočná fáza výskumu je teraz dokončená.
* Identifikovali sme troch potenciálnych predajcov, ktorí môžu poskytnúť potrebný softvér.
* Pripojená je súhrnná správa, v ktorej je uvedená naše zistenia a odporúčania.
Mohli by ste prosím skontrolovať správu a dajte mi vedieť, ak máte nejaké otázky alebo obavy? Chceli by sme naplánovať stretnutie budúci týždeň, aby sme prediskutovali ďalšie kroky a zvolili dodávateľa. Dajte mi vedieť, v akých časoch pre vás najlepšie funguje.
Ďakujem,
[Vaše meno]
[Tvoja pracovný názov]
[Názov vašej spoločnosti]
[Vaše telefónne číslo]
Prílohy:
* Jasne prílohy štítku s popisnými názvami.
* Uveďte prílohu v tele e -mailu.
Ďalšie úvahy:
* Odpovedať vs. Odpovedať všetky: Majte na pamäti, kto potrebuje vidieť vašu odpoveď. Vyhnite sa „odpovedať všetkým“, pokiaľ vaša odpoveď nie je relevantná pre všetkých v e -mailovom reťazci.
* tón: Uvedomte si svoj tón. Písomná komunikácia sa dá ľahko nesprávne interpretovať. Pred odoslaním si prečítajte svoj e -mail, aby ste sa uistili, že sa stane podľa plánu.
* Dôvernosť: Dávajte pozor na to, čo píšete v e -mailoch. Pamätajte, že e -mail nie je vždy súkromný.
* KONTULÁCIA: Venujte pozornosť štýlom e -mailovej komunikácie vašich kolegov a nadriadených. Podľa toho upravte svoj štýl.
* mimo kancelárie: Nastavte mimosúdnu správu, keď ste preč, aby ste dali ľuďom vedieť, že ste nedostupní a keď môžu očakávať odpoveď.
Podľa týchto pokynov môžete písať jasné, stručné a profesionálne kancelárske e -maily, ktoré vám pomôžu efektívne komunikovať a budovať silné pracovné vzťahy.