Ako vyzerá kancelársky e -mail?

Presný vzhľad a obsah kancelárskeho e -mailu sa môžu výrazne líšiť v závislosti od kultúry podnikov, odosielateľa a účelu e -mailu. Tu je však všeobecná šablóna a kľúčové prvky, ktoré zvyčajne nájdete:

Subjekt:

* jasné a stručné: Témový riadok by mal okamžite povedať príjemcovi, o čom je e -mail.

* Konkrétne: Vyhnite sa nejasným výrazom ako „Aktualizácia“ alebo „otázka“. Namiesto toho používajte veci ako „Aktualizácia stavu projektu X - [dátum]“ alebo „Otázka týkajúca sa politiky dovolenky“.

* Ak je možné (ak je to potrebné): Ak potrebujete príjemcu, aby niečo urobil, objasnite to. Príklady:„Vyžaduje sa akcia:Preskúmanie a schválenie správy“ alebo „Potrebná odpoveď:Dostupnosť stretnutia“.

* skratky (použite striedmo): V niektorých kanceláriách sa používajú štandardné skratky ako „FYI“ (pre vaše informácie), „EOM“ (koniec správy - keď sa v riadku predmetu obsahuje celú správu) alebo „ASAP“ (čo najskôr).

Príklad Subjektov:

* Program stretnutí:Projekt Kickoff - [Dátum]

* Žiadosť o preskúmanie návrhu rozpočtu - termín [dátum]

* Pripomienka:Tímový obed zajtra o 12:30

* Naliehavé:Webové stránky dole

Body:

1. pozdrav:

* formálne: „Vážený [meno príjemcu],“ (použite toto, ak nepoznáte osobu dobre alebo ak je to formálnejšia organizácia).

* poloformálne: „Ahoj [meno príjemcu],“ alebo „HI [meno príjemcu],“ (dobrá predvolená hodnota pre väčšinu kancelárskej komunikácie).

* Neformálne: „Ahoj [krstné meno príjemcu],“ (vhodné, ak máte s osobou dobrý pracovný vzťah).

* Skupina e -mail: „Ahoj tím,“ alebo „Ahoj všetci,“

2. Otváracia čiara (Účel):

* Uveďte dôvod svojho e -mailu vopred. To pomáha príjemcovi okamžite pochopiť kontext.

* Príklady:

* "Píšem ti, pokiaľ ide o ..."

* „Účelom tohto e -mailu je ...“

* „Sledovanie nášho rozhovoru o ...“

* "Oslovujem sa, aby som sa dostal do ..."

3. Text tela (podrobnosti):

* Udržujte to stručné a do bodu. Ľudia sú zaneprázdnení, takže sa vyhnite zbytočným rozštiepením.

* Používajte jasný a jednoduchý jazyk. Vyhnite sa žargónu alebo príliš technickým výrazom, pokiaľ si ich nebude istý, že im príjemca rozumie.

* Rozchod dlhé odseky. Na uľahčenie čítania e -mailu použite body, číslované zoznamy alebo nadpisy.

* byť špecifický. Uveďte všetky potrebné podrobnosti (dátumy, časy, miesta, názvy atď.).

* Buďte profesionálni a úctiví. Dokonca aj v príležitostnom kancelárskom prostredí udržiavajte profesionálny tón. Vyvarujte sa slangu, sarkazmu alebo čomukoľvek, čo by sa dalo nesprávne interpretovať.

* korektne opatrne. Pred odoslaním skontrolujte preklepy a gramatické chyby.

4. volanie na akciu (v prípade potreby):

* Jasne uveďte, čo chcete, aby príjemca urobil.

* Príklady:

* "Skontrolujte priložený dokument a poskytnite svoju spätnú väzbu do [dátumu]."

* „Mohli by ste mi prosím poslať správu do konca dňa?“

* „Dajte mi vedieť, či ste k dispozícii na stretnutie budúci týždeň.“

* „Potvrďte prijatie tohto e -mailu.“

5. Uzatvorenie:

* formálne: „Úprimne“ alebo „úcty“ (použite pre veľmi formálnu komunikáciu).

* poloformálne: „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“ (bezpečná a profesionálna voľba).

* Neformálne: „Najlepšie“, „vďaka“ alebo „na zdravie“ (vhodné pre ľudí, ktorých dobre poznáte).

* Ak niečo žiadate: „Ďakujem za váš čas a zváženie.“

6. Podpis:

* Vaše celé meno

* Váš pracovný názov

* Názov vašej spoločnosti

* Vaše telefónne číslo (voliteľné, ale zvyčajne vrátane)

* Webová stránka vašej spoločnosti (voliteľné)

* Niektoré spoločnosti majú vopred definované e-mailové podpisy, ktoré musíte použiť.

Príklad e -mail:

Predmet:Projekt Alpha - aktualizácia a ďalšie kroky

Ahoj John,

Píšem, aby som poskytol rýchlu aktualizáciu iniciatívy projektu Alpha.

* Počiatočná fáza výskumu je teraz dokončená.

* Identifikovali sme troch potenciálnych predajcov, ktorí môžu poskytnúť potrebný softvér.

* Pripojená je súhrnná správa, v ktorej je uvedená naše zistenia a odporúčania.

Mohli by ste prosím skontrolovať správu a dajte mi vedieť, ak máte nejaké otázky alebo obavy? Chceli by sme naplánovať stretnutie budúci týždeň, aby sme prediskutovali ďalšie kroky a zvolili dodávateľa. Dajte mi vedieť, v akých časoch pre vás najlepšie funguje.

Ďakujem,

[Vaše meno]

[Tvoja pracovný názov]

[Názov vašej spoločnosti]

[Vaše telefónne číslo]

Prílohy:

* Jasne prílohy štítku s popisnými názvami.

* Uveďte prílohu v tele e -mailu.

Ďalšie úvahy:

* Odpovedať vs. Odpovedať všetky: Majte na pamäti, kto potrebuje vidieť vašu odpoveď. Vyhnite sa „odpovedať všetkým“, pokiaľ vaša odpoveď nie je relevantná pre všetkých v e -mailovom reťazci.

* tón: Uvedomte si svoj tón. Písomná komunikácia sa dá ľahko nesprávne interpretovať. Pred odoslaním si prečítajte svoj e -mail, aby ste sa uistili, že sa stane podľa plánu.

* Dôvernosť: Dávajte pozor na to, čo píšete v e -mailoch. Pamätajte, že e -mail nie je vždy súkromný.

* KONTULÁCIA: Venujte pozornosť štýlom e -mailovej komunikácie vašich kolegov a nadriadených. Podľa toho upravte svoj štýl.

* mimo kancelárie: Nastavte mimosúdnu správu, keď ste preč, aby ste dali ľuďom vedieť, že ste nedostupní a keď môžu očakávať odpoveď.

Podľa týchto pokynov môžete písať jasné, stručné a profesionálne kancelárske e -maily, ktoré vám pomôžu efektívne komunikovať a budovať silné pracovné vzťahy.

• Predchádzajúca strana: Ktorý softvér vám pomáha spravovať e -mailové kontakty kalendáre a úlohy v tej istej aplikácii? 
• Ďalšia strana: Ako napíšete e -mail pre pracovné skúsenosti?