Čo uvádzate na chartu odchádzajúceho servera?

„E -mailová charta odchádzajúceho servera“ nemá štandardný, všeobecne definovaný význam ako dohoda o podmienkach služieb. Na základe kontextu e -mailových serverov sa však výraz pravdepodobne týka dokumentu načrtnutia pravidiel a pokynov na používanie odchádzajúceho (SMTP) servera na odosielanie e -mailov . Táto charta môže pokrývať rôzne aspekty, od prijateľného obsahu po bezpečnostné opatrenia.

Tu je rozdelenie toho, čo by ste mohli zahrnúť do odchádzajúcej e -mailovej charty servera, kategorizovanej kvôli prehľadnosti:

1. Zásady prijateľného použitia (AUP):

* Účel použitia e -mailu: Jasne definujte, na čo by sa mal e -mailový server * použiť *. Príklady:

* „Tento server je určený iba na oficiálnu obchodnú komunikáciu.“

* „Tento server je určený pre internú komunikáciu a autorizované externé interakcie týkajúce sa [názvu spoločnosti/organizácie].“

* zakázaný obsah: Výslovne uveďte, aké druhy e -mailov nie sú * povolené. To je rozhodujúce. Príklady:

* „Posielanie nevyžiadaného komerčného e -mailu (SPAM) je prísne zakázané.“

* „Je zakázané zasielanie alebo prenos diskriminačných, obťažujúcich, urážlivých alebo inak urážlivého obsahu.“

* „Posielanie alebo prenos nelegálneho alebo nezákonného obsahu je zakázané.“

* „Posielanie alebo prenos obsahu, ktorý porušuje autorské práva, ochrannú známku alebo iné práva duševného vlastníctva, je zakázané.“

* „Posielanie phishingových e -mailov alebo e -mailov navrhnutých tak, aby oklamali príjemcov, je zakázané.“

* Osobné použitie: Definujte, či je povolené osobné použitie, a ak áno, aké sú obmedzenia. Príklad:„Obmedzené osobné použitie je povolené za predpokladu, že nezasahuje do obchodných operácií a spĺňa všetky ostatné aspekty tejto charty.“

* Politické alebo náboženské aktivity: Zadajte, či je možné na tieto účely a akékoľvek obmedzenia použiť e -mail.

* Všeobecný e -mail/marketing: Uveďte pravidlá týkajúce sa odosielania hromadných e -mailov. Na marketingové kampane by sa mali často používať samostatná, špecializovaná služba. Príklad:„Posielanie hromadných e -mailov alebo marketingových materiálov prostredníctvom tohto servera je vo všeobecnosti zakázané. Oddelenia, ktoré si vyžadujú túto schopnosť, by sa mali obrátiť na [IT oddelenie/určený kontakt], aby preskúmali alternatívne riešenia.“

2. Bezpečnostné politiky:

* Zabezpečenie hesla: Zdôraznite dôležitosť silných hesiel a pravidelných zmien hesla.

* Zabezpečenie účtu: Načrtnite zodpovednosť za zabezpečenie účtu. Príklady:

* „Používatelia sú zodpovední za udržiavanie dôvernosti svojich prihlasovacích údajov.“

* „Hláste akékoľvek podozrivé porušenia bezpečnosti alebo neoprávnený prístup okamžite k [IT oddelenia/určeného kontaktu].“

* antivírus a anti-Malware: Poveriť používanie aktuálneho antivírusového softvéru.

* zabezpečenie údajov: Opíšte všetky politiky týkajúce sa šifrovania citlivých údajov v e -mailoch.

* Phishing Awareness: Pripomeňte používateľom, aby boli ostražití na phishingové e -maily a podozrivé odkazy.

* Prevencia spoofingu: Obrysové postupy na zabránenie spoofingu e -mailov (napr. SPF, DKIM, DMARC). Toto je často technické a riadi to oddelenie IT, ale používatelia by si mali byť vedomí dôležitosti autentifikácie e -mailov.

* Autentifikácia dvojfaktora (2FA): Ak je to implementované, malo by to byť povinné.

3. E -mail etiketa a osvedčené postupy:

* Subjekty: Podporujte informatívne a stručné línie predmetov.

* Odpoveď na adresy: Uistite sa, že adresa „odpoveď na“ je správna a monitorovaná.

* podpisy: Vyžadujte použitie profesionálnych e -mailových podpisov. V prípade potreby poskytnite šablónu.

* Dôvernosť: Pripomeňte používateľom, aby pri odosielaní dôverných informácií prostredníctvom e -mailu postupovali opatrne.

* Dĺžka e -mailu: Povzbudzujte používateľov, aby pri odpovedi udržali e -mailové reťazce a odstránili zbytočný obsah.

* Limity veľkosti pripojenia: Zadajte akékoľvek limity veľkosti e -mailových príloh.

* Mimoriadne správy: Poskytnite pokyny na nastavenie vhodných mimosúdnych správ.

* Filtrovanie spamu: Vysvetlite politiky filtrovania spamu servera a ako zvládnuť falošné pozitíva.

4. Súlad a právne úvahy:

* Zákony o ochrane osobných údajov: Pozrite si príslušné zákony o ochrane osobných údajov (napr. GDPR, CCPA) a zdôraznite dôležitosť dodržiavania týchto zákonov pri odosielaní e -mailov.

* Zásady retencie záznamu: Načrtnite akékoľvek politiky týkajúce sa udržania e -mailov.

* Monitorovanie a audit: Uveďte, že použitie e -mailov môže byť monitorované a auditované na dodržiavanie charty. Buďte v tom transparentní. Príklad:„Oddelenie IT si vyhradzuje právo monitorovať e -mailovú aktivitu na účely zabezpečenia a dodržiavania predpisov.“

* Právne vyhlásenie: Zvážte zahrnutie právneho vylúčenia zodpovednosti na konci charty.

* Dôsledky porušenia: Jasne uveďte dôsledky porušenia charty, ktorá môže zahŕňať pozastavenie účtu, disciplinárne konanie alebo právne sankcie.

5. Správa a aktualizácie:

* Administrátor charty: Určite osobu alebo oddelenie zodpovedné za udržiavanie a aktualizáciu charty.

* História revízie: Zahrňte časť na sledovanie zmien v charte.

* Kontaktné informácie: Uveďte kontaktné informácie pre otázky alebo obavy týkajúce sa charty.

* Dohoda a prijatie: Pred použitím e -mailového servera zvážte požadovanie používateľov, aby potvrdili a súhlasili s podmienkami charty.

Príklad úryvkov:

* Príklad riadku subjektu: „Linky predmetov by mali presne odrážať obsah e -mailu. Vyhnite sa nejasným riadkom predmetov, ako sú„ dôležité “alebo„ FYI “.“ “

* Príklad veľkosti: „Prílohy by sa mali uchovávať na minimálnu veľkosť. Veľké súbory by sa mali zdieľať prostredníctvom [Service zdieľania súborov] namiesto ich pripevnenia k e -mailom.“

* Príklad zabezpečenia hesla: „Heslá musia byť najmenej 12 znakov a musia obsahovať kombináciu veľkých a malých písmen, čísel a symbolov. Heslá by sa mali meniť najmenej každých 90 dní.“

Dôležité úvahy:

* Publikum: Prispôsobte chartu konkrétnemu publiku pomocou e -mailového servera (napr. Zamestnanci, študenti, členovia).

* Zákonnosť: Poraďte sa s právnym poradcom, aby ste zaistili, že charta je právne zdravá a vyhovuje platným zákonom.

* Clarity: Použite jasný a výstižný jazyk, aby ste predišli nejednoznačnosti.

* prístupnosť: Urobte chartu ľahko prístupnú všetkým používateľom.

* presadzovanie: Implementovať mechanizmy na presadzovanie charty a riešenie porušení.

* Tréning: Poskytovať školenia používateľom na charte a jej požiadavkách.

* Pravidelná recenzia: Pravidelne kontrolujte a aktualizujte chartu, aby odrážala zmeny v technológiách, predpisoch a organizačných politikách.

v súhrne:

Vaša e -mailová charta odchádzajúceho servera by mala byť komplexným dokumentom, ktorý určuje jasné očakávania týkajúce sa využívania e -mailov, podporuje bezpečnosť a zabezpečuje dodržiavanie právnych a etických štandardov. Je to kritický nástroj na správu e -mailovej komunikácie vašej organizácie a ochranu jej reputácie. Nezabudnite prispôsobiť túto šablónu svojim konkrétnym potrebám a poraďte sa s právnym poradcom, aby ste sa uistili, že je vhodná pre vašu organizáciu.

• Predchádzajúca strana: Aké sú spoločnosti, ktoré ponúkajú webhosting Linux? 
• Ďalšia strana: Je ASP sieť hostenie nového používateľa?