Aké sú vybavenie potrebné úradníkom protokolu?

Potreby úradníka protokolu sa líšia v závislosti od prostredia (vláda, podniky, plánovanie udalostí atď.) A konkrétne zodpovednosti. Niektoré bežné položky však zahŕňajú:

Základy:

* smartfón: Pre komunikáciu, plánovanie, prístup k kontaktným informáciám a fotografia.

* laptop alebo tablet: Pre správu plánov, korešpondencie, plánovania udalostí a prístupu k databázam/informáciám.

* tlačiareň (prenosná alebo kancelária): Na výrobu menoviek, itinerárov a ďalších dokumentov.

* Poznámkový blok a perá: Za poznámky počas stretnutí a udalostí.

* vysokokvalitné vizitky: S kontaktnými informáciami a potenciálne ich titulom/organizáciou.

* Profesionálny odev: Vhodné oblečenie pre nastavenia, v ktorých pracujú.

často sa používa:

* Softvér na plánovanie udalostí: Spravovať zoznamy hostí, tabuľky na sedenie, RSVP a ďalšie podrobnosti udalostí.

* Kalendár/plánovanie softvéru: Outlook, kalendár Google atď. Na správu stretnutí a udalostí.

* Softvér na správu kontaktu: Na udržiavanie komplexnej databázy kontaktov (VIP, kolegovia atď.).

* Digitálny fotoaparát alebo vysokokvalitný fotoaparát smartfónov: Zachytiť fotografie udalostí.

* Názov držiaka odznaku/klip: Ak chcete ľahko zobraziť svoj vlastný názov odznaku.

* Kit s prvou pomoci: Obzvlášť užitočné v úlohách súvisiacich s udalosťami.

situačne špecificky:

* mikrofón a zvukový systém (pre väčšie udalosti): Pre oznámenia alebo prezentácie.

* vlajky a vlajky (pre medzinárodné udalosti): Pre správne zobrazenie národných vlajok.

* SPREKÁCIE ZNAMENIA/SPRÁVA SIGNAGE: Pre vedúcich hostí.

* prenosný systém PA (pre veľké udalosti): Pre oznámenia a komunikáciu.

* bezpečnostné vybavenie (ak je to možné): Ako sú vysielačky a prístupové karty.

* Prekladacie zariadenia (pre medzinárodné udalosti): Na uľahčenie komunikácie medzi jednotlivcami, ktorí hovoria rôznymi jazykmi.

menej hmatateľné, ale dôležité:

* Príručky a príručky protokolu: Rozsiahle znalosti diplomatických protokolov, etikety a zvykov sú rozhodujúce.

* Znalosť etikety a zvykov: Je nevyhnutné solídne chápanie správnej etikety.

* Silné komunikačné zručnosti: Písané aj verbálne.

* Organizačné zručnosti: Efektívne riadiť viac udalostí a úloh.

* Diplomatické zručnosti: Zvládnuť citlivé situácie s milosťou a profesionalitou.

Najdôležitejším „vybavením“ pre úradníka protokolu sú ich znalosti, zručnosti a schopnosť riadiť detaily, profesionálne zastupovať ich organizáciu a zabezpečiť plynulé a úspešné udalosti. Fyzické vybavenie podporuje iba tieto základné kompetencie.

• Predchádzajúca strana: Systémy dodávateľského reťazca sú aký typ informačného systému? 
• Ďalšia strana: Prečo by mohlo byť prostredie pre sieťové výpočty cenným spôsobom, ako môže niekto pracovať v rámci organizácie?