Vitajte na [www.pocitac.win] Pripojiť k domovskej stránke Obľúbené stránky
1. „TO“ pole:
* Primárny príjemca: Vložte e -mailové adresy osoby alebo ľudí, ktorých priamo riešite, a očakávajte odpoveď.
* Presnosť e -mailovej adresy: Dvojitá kontrola, že e-mailová adresa (ES) je správna. Trebo môže zabrániť vašej správe v dosiahnutí zamýšľaného príjemcu.
* Jeden primárny príjemca (ak je to možné): Ak potrebujete informácie od jednej konkrétnej osoby, oslovenie e -mailu iba na nich v poli „na“ môže objasniť, kto musí konať.
2. Field „CC“ (Carbon Copy):
* Informačné účely: Používajte „CC“ pre jednotlivcov, ktorí si musia byť vedomí obsahu e -mailu, ale neočakáva sa, že podniknú priame kroky. Toto sa často používa pre supervízorov, kolegov alebo zainteresované strany, ktorí potrebujú zostať v slučke.
* Transparentnosť: To tiež umožňuje príjemcovi „k“, kto vie, kto iný si je vedomý komunikácie.
* Vhodné použitie: Nerobte nad-cc. Zahrňte iba ľudí, ktorí skutočne musia byť informovaní.
3. Field „BCC“ (slepá uhlíková kópia):
* Ochrana: Použite „BCC“ na zahrnutie príjemcov bez toho, aby ste ostatným príjemcom informovali, že boli zahrnutí. Chráni to súkromie ich e -mailových adries.
* Veľké zoznamy poštových listov: Často sa používa pri odosielaní e -mailov veľkej skupine ľudí (napr. Bulletter), aby sa zabránilo tomu, aby boli e -mailové adresy všetkých navzájom viditeľné.
* UPOZORNENIE: Používajte BCC striedmo. Nadmerné používanie môže vytvoriť dojem, že je tajný alebo klamný. Zvážte, či je informovanie príjemcov „na“ a „CC“ o všetkých stranách vhodnejšie a profesionálnejšie.
4. Témový riadok:
* jasné a stručné: Témový riadok by mal presne a stručne zhrnúť účel e -mailu. To pomáha príjemcovi uprednostňovať a ľahko nájsť e -mail neskôr.
* Konkrétne: Vyhnite sa nejasným líniám predmetov ako „Ahoj“ alebo „otázka“. Namiesto toho použite niečo ako „Dopyt o termíne projektu X“ alebo „Žiadosť o stretnutie - [dátum] - [téma]“.
* Kľúčové slová: Používajte príslušné kľúčové slová, ktoré uľahčujú neskôr vyhľadávanie e -mailu.
* naliehavosť (použite striedmo): Ak je e -mail naliehavý, môžete do predmetu zahrnúť „naliehavé“ alebo „požadované kroky“, ale iba ak je to skutočne potrebné. Nadmerné používanie príznakov naliehavosti môže znecitliviť príjemcov.
* Odpovedať úvahy: Pri odpovedi na e -mail nechajte pôvodný riadok predmetu nedotknutý (alebo k nemu primerane pridajte), aby ste udržali kontext.
5. Pozdrav/pozdrav:
* formálne:
* „Vážený pán/ms./dr. [Priezvisko],“ (naj formálnejšie, najmä ak nepoznáte osobu dobre alebo komunikujete v profesionálnom prostredí)
* "Drahý [krstné meno] [priezvisko]," (o niečo menej formálne)
* poloformálne:
* „Vážený [krstné meno],“ (prijateľné v mnohých profesionálnych kontextoch, najmä ak ste s osobou komunikovali predtým)
* „Ahoj [krstné meno],“ (bežné a všeobecne bezpečné)
* "Dobré ráno/popoludnie/večer [krstné meno],"
* Neformálne:
* „Ahoj [krstné meno],“ (vhodné pre blízkych kolegov alebo priateľov)
* "Hej [krstné meno]," (menej formálne ako "Ahoj")
* Keď nepoznáte meno:
* „Koho sa to môže týkať“ (použite ako poslednú možnosť; skúste nájsť meno, ak je to možné)
* „Drahý [názov oddelenia],“ (napr. „Vážený tím zákazníckeho servisu,“)
* Všeobecné úvahy:
* Priraďte formalitu vášho pozdravu so svojím vzťahom s príjemcom a celkovým tónom vášho e -mailu.
* Ak si nie ste istí, omyl som na strane formality.
* Venujte pozornosť kultúrnym normám - niektoré kultúry uprednostňujú viac formálnych pozdravov ako iné.
6. Telo e -mailu:
* Účel a tón: Od začiatku si objasnite účel vášho e -mailu. Udržujte profesionálny a úctivý tón.
* stručnosť: Udržujte svoju správu stručnú a do tej miery. Ľudia sú zaneprázdnení, takže rešpektujú ich čas.
* Clarity: Používajte jasný a jednoduchý jazyk. Vyvarujte sa žargónu alebo slangu, ktorému príjemca nemusí rozumieť.
* gramatika a pravopis: Opatrne korektúr o gramatiku a pravopisné chyby. Chyby vám môžu vyzerať neprofesionálne.
* Formátovanie: Použite prestávky a body odseku, aby ste uľahčili čítanie e -mailu. Vyhnite sa používaniu nadmerného odvážnosti, kurzívou alebo podčiarknutím.
* volanie na akciu: Ak potrebujete príjemcu, aby niečo urobil, jasne uveďte, čo potrebujete, aby urobili a kedy.
* Prílohy: Ak pripájate súbory, uveďte ich v tele e -mailu a uistite sa, že sú správne pomenované a naformátované.
7. Zatvorenie:
* formálne:
* „Úprimne,“
* „S úctou“ (používajte opatrne, všeobecne vyhradené pre nadriadených alebo formálne žiadosti)
* „S pozdravom“ (bežnejšie v britskej angličtine)
* poloformálne:
* „S pozdravom,“
* „S pozdravom“
* „S pozdravom“, “
* „Najlepšie,“
* Neformálne:
* „Vďaka,“ (ak im za niečo ďakujete)
* „Na zdravie“ (bežnejšie v britskej angličtine)
* „Všetko najlepšie,“
* podpis: Uveďte profesionálny e -mailový podpis s vašim menom, názvom, spoločnosti a kontaktnými informáciami. Tým sa príjemcovi ušetrí v tom, aby musel vyhľadať vaše kontaktné informácie.
Príklad dobre administrovaného e-mailu (formálne):
Predmet: Návrh projektu - redizajn webových stránok
Vážený pán Doe,
Dúfam, že vás tento e -mail nájde dobre.
Nájdite priložený návrh projektu pre redizajn webovej stránky. Tento návrh načrtáva rozsah projektu, náš navrhovaný prístup a odhadovanú časovú os.
Ocenili by sme príležitosť prediskutovať tento návrh ďalej podľa vášho pohodlia. Dajte nám vedieť, či ste k dispozícii na krátky hovor budúci týždeň.
Ďakujeme za váš čas a zváženie.
Úprimne,
[Vaše meno]
[Váš názov]
[Vaša spoločnosť]
[Vaše telefónne číslo]
[Vaša e -mailová adresa]
[Vaša webová stránka (voliteľné)]
kľúčové cesty:
* Poznajte svoje publikum: Úroveň formality by mala zodpovedať vášmu vzťahu s príjemcom.
* byť profesionálny: Dokonca aj v neformálnych nastaveniach udržiavajte profesionálny tón.
* Buďte jasní a struční: Rýchlo sa dostaňte k bodu a vyhnite sa zbytočným informáciám.
* korektne opatrne: Chyby môžu poškodiť vašu dôveryhodnosť.
* Premýšľajte o perspektíve príjemcu: Uľahčite im porozumenie a reagovať na váš e -mail.
* Zvážte e -mailovú etiketu: Majte na pamäti vhodné správanie odpovede, vyhnúť sa reťazovým odpovediam a používaním mimosúdnych odpovedí, keď nie ste k dispozícii.