Čo je automatická odpoveď na správu?

Správa s automatickou odpoveďou, známa aj ako „nie som v kancelárii“ alebo „odpoveď z dovolenky“, je vopred napísaná e-mailová odpoveď, ktorá sa automaticky odošle každému, kto vám pošle e-mail, keď ste mimo kancelárie alebo nie ste k dispozícii odpovedať na emaily. Účelom správy s automatickou odpoveďou je oznámiť odosielateľom, že momentálne nemôžete odpovedať na ich e-maily, a poskytnúť im informácie o tom, kedy očakávate návrat a ako vás môžu kontaktovať v prípade naliehavej záležitosti.

Tu je niekoľko bežných prvkov, ktoré sú zahrnuté v správe s automatickou odpoveďou :

1. Predmet :V predmete by malo byť jasne uvedené, že ide o automatickú odpoveď, ako napríklad „Mimo pracovisko“ alebo „Odpoveď z dovolenky“.

2. Pozdrav :E-mail začnite priateľským pozdravom, napríklad „Dobrý deň“ alebo „Ďakujeme za váš e-mail“.

3. Vysvetlenie :Stručne vysvetlite, prečo momentálne nemôžete odpovedať na e-maily, napríklad ste mimo kancelárie, na dovolenke alebo na konferencii.

4. Dátum návratu :Uveďte odhadovaný dátum alebo čas, kedy očakávate, že sa vrátite do práce alebo kedy budete môcť odpovedať na e-maily.

5. Kontaktné informácie :Uveďte alternatívne kontaktné informácie pre naliehavé záležitosti, ako je dočasná kontaktná osoba alebo telefónne číslo, na ktorom vás môžu zastihnúť.

6. Ďakujem :Vyjadrite vďaku odosielateľovi za pochopenie a za to, že vás kontaktoval.

7. Podpis :Uveďte svoje meno, pracovnú pozíciu a informácie o spoločnosti spolu so všetkými relevantnými kontaktnými údajmi.

Príklad správy s automatickou odpoveďou :

Predmet :Mimo kancelárie

Dobrý deň,

Ďakujeme, že ste kontaktovali [Vaše meno] na [Názov spoločnosti]. Žiaľ, momentálne nie som v kancelárii a momentálne nemôžem odpovedať na váš e-mail. Vrátim sa do kancelárie [Dátum návratu] a ozvem sa vám čo najskôr po mojom návrate.

Medzitým, ak je vaša záležitosť naliehavá, kontaktujte [Alternatívne kontaktné meno] na [Kontaktná e-mailová adresa] alebo [Kontaktné telefónne číslo].

Vážim si vaše pochopenie a teším sa na váš e-mail, keď sa vrátim.

s pozdravom

[Vaše meno]

[Názov pracovnej pozície]

[názov spoločnosti]

• Predchádzajúca strana: Čo to znamená, ak dostanete správu s textom icp pos de? 
• Ďalšia strana: Výhody a nevýhody digitálnej hlasovej siete?