Ako používate hromadnú korešpondenciu s Wordom a Excelom?

Používanie hromadnej korešpondencie s programom Word a Excel zahŕňa kombinovanie údajov z tabuľky programu Excel s dokumentom programu Word na vytváranie prispôsobených listov, e-mailov alebo iných typov dokumentov. Tu sú kroky na vykonanie hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word pomocou zdroja údajov programu Excel:

Krok 1:Príprava zdroja údajov programu Excel:

1. Otvorte súbor programu Excel, ktorý obsahuje údaje, ktoré chcete použiť na hromadnú korešpondenciu.

2. Uistite sa, že údaje sú usporiadané vo formáte tabuľky, pričom každý riadok predstavuje jedného príjemcu.

3. Každý stĺpec v tabuľke by mal obsahovať konkrétnu informáciu, ako je meno, adresa, mesto, štát, e-mail atď.

4. Uložte súbor programu Excel.

Krok 2:Vytvorte dokument programu Word:

1. Otvorte Microsoft Word.

2. Kliknite na kartu „Pošty“ na páse s nástrojmi.

3. V skupine „Spustiť hromadnú korešpondenciu“ vyberte „Spustiť hromadnú korešpondenciu“ a potom vyberte „Listy“.

Krok 3:Vyberte možnosť Príjemcovia:

1. Kliknite na tlačidlo "Vybrať príjemcov" v skupine "Spustiť hromadnú korešpondenciu".

2. Vyberte možnosť „Použiť existujúci zoznam“.

3. Prejdite do umiestnenia súboru zdroja údajov Excel a vyberte ho.

4. Kliknite na tlačidlo "Otvoriť".

Krok 4:Vloženie zlučovacích polí:

1. Umiestnite kurzor do dokumentu programu Word na miesto, kam chcete vložiť údaje z tabuľky programu Excel.

2. Kliknite na tlačidlo "Vložiť zlučovacie pole" v skupine "Napísať a vložiť polia".

3. Vyberte zlučovacie pole, ktoré zodpovedá údajom, ktoré chcete vložiť (napr. Krstné meno, Priezvisko, Mesto atď.).

4. Tento krok zopakujte pre každé dátové pole, ktoré chcete zahrnúť do dokumentu.

Krok 5:Ukážka a zlúčenie:

1. Ak chcete zobraziť ukážku toho, ako bude zlúčený dokument vyzerať, kliknite na tlačidlo „Ukážka výsledkov“ v skupine „Náhľad výsledkov“.

2. V zlúčených dokumentoch sa môžete pohybovať pomocou tlačidiel so šípkami.

3. Keď ste s náhľadom spokojní, kliknite na tlačidlo „Dokončiť a zlúčiť“.

4. Zvoľte "Zlúčiť do nového dokumentu" na vytvorenie nového dokumentu so zlúčenými údajmi alebo zvoľte "Zlúčiť do existujúceho dokumentu" na zlúčenie údajov do existujúceho dokumentu.

Podľa týchto krokov môžete jednoducho vykonať hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word pomocou údajov z tabuľky programu Excel, čo vám umožní efektívne vytvárať prispôsobené dokumenty.

• Predchádzajúca strana: Ako v exceli dosiahnem, aby všetky bunky zobrazovali výsledky a nie vzorce? 
• Ďalšia strana: Ako vypočítate súčet hodnôt v stĺpci Excel pomocou Visual Basic?