Aký je význam platnosti údajov Microsoft Excel?

V Microsoft Excel, dátová platnosť je funkcia, ktorá vám umožní riadiť typ údajov, ktoré je možné zadať do bunky alebo do rozsahu buniek . Pomáha vám zabezpečiť presnosť údajov, konzistentnosť a zabraňuje chybám.

Tu je porucha:

Ako to funguje:

* Nastavenie pravidiel validácie: Definujete pravidlá, ktoré určujú, aký druh údajov je prijateľný. Napríklad môžete nastaviť pravidlo, ktoré umožňuje iba čísla, alebo iba dátumy v konkrétnom rozsahu, alebo iba text, ktorý spĺňa určité kritériá.

* Chyba upozorňuje: Ak sa niekto pokúsi zadať údaje, ktoré porušujú pravidlo, spoločnosť Excel zobrazí chybové hlásenie, čím sa zabráni zadávaniu neplatných údajov.

* Vstupná správa: Môžete vytvoriť voliteľnú správu, ktorá sa zobrazí, keď používateľ vyberie bunku, pričom poskytuje pokyny alebo pokyny týkajúce sa prijateľných údajov.

Typy overenia údajov:

* nastavenie povolené hodnoty: Môžete obmedziť položky na zoznam hodnôt (napr. Wonder Dayys, názvy produktov), ​​rozsah čísel alebo konkrétny rozsah dátumu.

* Validácia typu údajov: Môžete sa ubezpečiť, že sa zadávajú iba konkrétne typy údajov, ako sú čísla, text, dátumy alebo časy.

* Vlastná validácia: Môžete použiť vzorce na vytvorenie zložitejších pravidiel validácie, ako je kontrola, či je číslo v konkrétnom rozsahu, alebo či textový reťazec zhoduje vzor.

Výhody validácie údajov:

* Vylepšená kvalita údajov: Zaisťuje, že údaje sú presné, konzistentné a dodržiavajú preddefinované normy.

* Znížené chyby: Zabraňuje zadávaniu neplatných údajov, čím sa minimalizuje chyby a potenciálne problémy.

* Vylepšená užívateľská skúsenosť: Vymažte chybové hlásenia a vstupné výzvy Sprievodca používateľom a uľahčenie zadávania údajov.

* Zjednodušená analýza údajov: Spoľahlivé údaje vedú k presnejšej a zmysluplnejšej analýze.

Príklad:

Predstavte si, že máte tabuľku na sledovanie objednávok zákazníkov. Chcete zabezpečiť, aby množstvá objednávky boli vždy kladné čísla. Validáciu údajov môžete nastaviť tak, aby umožňovala iba čísla väčšie ako nula. To zabráni používateľom náhodne zadať nulové alebo záporné hodnoty.

Ako používať overenie údajov:

1. Vyberte bunku alebo rozsah buniek, na ktoré chcete použiť validáciu.

2. Prejdite na údaje tab.

3. V dátových nástrojoch Skupina, kliknite na overenie údajov .

4. V nastaveniach karta, vyberte svoje kritériá validácie:

* Povoliť: Vyberte typ údajov, ktoré chcete povoliť (napr. Celé číslo, desatinné, zoznam).

* dáta: Zadajte prijateľné hodnoty alebo rozsahy.

* Ignorujte prázdne: Ak chcete povoliť prázdne bunky.

5. V vstupnej správe a Chyba upozornenie Karty, prispôsobujte správy pre používateľov.

6. Kliknite na OK .

Použitím overenia údajov môžete vytvoriť spoľahlivejšie a presnejšie tabuľky, z dlhodobého hľadiska ušetriť čas a úsilie.

• Predchádzajúca strana: Ako zmeníte údaje reťazca do formátu dátumu v programe Excel? 
• Ďalšia strana: Aký bude podčiarknutý formát v programe Excel?