Výhody elektronickej správy dokumentov

Elektronická správa dokumentov ( EDM ) systémy nahradia staromódny kartotéky , ktoré sú plnené papierové zložky a papiere . Dnes , pracovníci v právnej , lekárskej , vláda a firemných kancelárií sú ukladanie a načítanie záznamov prostredníctvom počítačových systémov . Tento prevod je výsledkom environmentálne šetrných spôsobov skladovania , nižšie náklady a ľahší a rýchlejší prístup k viac užívateľov na jednom dokumente . Go Green

Elektronické dokumenty sú úspory stromov po celom svete . Asociácie Records manažérov a správcov uvádza , že každý pracovník US ročne spotrebuje 10.000 listov kopírovací papier , čo je ekvivalent 1,25 stromov na osobu . Vyradené papier rozkladá na škodlivé metánu , zatiaľ čo papierenský priemysel žne 42 percent priemyselného dreva každý rok , hovorí ARMA . Papierové kópie obchodných záznamov tiež zvýšiť spotrebu paliva , pretože firmy majú dodávať svoje dokumenty mimo pracoviska skladovacie priestory a neskôr znovu načítať . Prevedením do procesu EDM , môžu spoločnosti chrániť lesy na Zemi a znížiť spotrebu benzínu . Ďalší zamestnanci môžu pracovať z domova , keď budú mať prístup k počítačovej záznamy zo zaistenej webových stránok alebo serverov . Táto vyššia miera telecommuters znamená menej dopravy a vozidlá emisií .
Sporiteľské

Počítačové záznamy sa premietajú do úspory nákladov pre organizáciu . Polícia v Elk River , Minnesota , prevedené do systému EDM , ktorý zachránil oddelenia 17,000 dolárov v kopírovací papier . Šéf Jeffrey Beahen hovorí , že jeho posádka prešla 2,2 t ročne , v závislosti na on - line článok " Association of Records manažérov a administrátorov : ? Môže RIM Save The World " Navyše , 5 percent z všetkých záznamov papierové skončiť stratená , a stratil dokument stojí spoločnosť asi 250 dolárov . A ďalej ilustrujú náklady na papierových dokumentov oproti elektronických záznamov , BuyerZone.com odhaduje , že priemerný zamestnanec strávi medzi 86 a 216 hodín ročne podanie papierovej kópie záznamov . To stojí spoločnosť medzi 1.700 amerických dolárov a 4.300 amerických dolárov každý rok na základe zamestnanec , ktorý zarába hodinovú sadzbu 20 dolárov .
Prístup

Načítanie elektronických záznamov je jednoduchšie , než práca s papierovými kópiami . V typickej kancelárii , jeden papierový dokument je kopírovaná 19 krát , pretože viac zamestnanci potrebujú pracovať s rovnakým informáciám , hovorí ARMA . Ale viac ako jeden pracovník sa pozrieť na elektronického dokumentu v rovnakom čase . Zamestnávateľ môže ľahko kontrolovať , kto môže zobraziť a revidovať počítačové záznamy , plus bezpečnostné funkcie umožňujú manažér vidieť , kto má prístup k určitej súbory . Bezpečnostné funkcie , ako sú heslá tiež pomáhajú spoločnostiam chrániť proti nespokojným zamestnancom alebo konkurenta získanie vstupu do kritických súborov . Ďalšou výhodou EDM je rýchle obnovenie súborov počas katastrofy , ako je požiar , povodeň alebo v kancelárii vlámaniu . Záložné kópie sú často uložené mimo pracoviska ako prevencia proti núdze .

• Predchádzajúca strana: Najlepšie zadarmo CAD programy 
• Ďalšia strana: Grid Štýly tabuliek