Čo sú dokumenty, ktoré potrebujú na fakturáciu?

Konkrétne dokumenty potrebné na fakturáciu závisia od vášho podnikania, priemyslu a klienta. Niektoré bežné dokumenty sú však takmer vždy potrebné:

Základné dokumenty:

* Vaše obchodné informácie: To zahŕňa vaše právne obchodné meno, adresu, telefónne číslo, e -mailovú adresu a daňové identifikačné číslo (napr. EIN v USA, číslo DPH v Európe).

* Informácie o klientovi: Zahŕňa to právne meno, adresu klienta a všetky relevantné kontaktné informácie. Presná fakturačná adresa je rozhodujúca.

* číslo faktúry: Jedinečné sekvenčné číslo pre každú faktúru. Je to nevyhnutné na sledovanie a vedenie záznamov.

* Faktúra Dátum: Dátum vydania faktúry.

* Opis tovaru alebo služieb: Jasný a podrobný popis toho, čo ste poskytli. Byť špecifický, aby sa predišlo zámene.

* Množstvo a jednotková cena: Počet poskytnutých jednotiek a cena za jednotku.

* Celková splatná suma: Suma všetkých poplatkov vrátane všetkých uplatniteľných daní alebo zliav.

* Platobné podmienky: Jasne uveďte, kedy je splatná platba (napr. Net 30, splatná po prijatí). Zahrňte podrobnosti o tom, ako by sa mala uskutočniť platba (napr. Bankový prevod, kreditná karta, šek).

Dokumenty, ktoré sa môžu vyžadovať v závislosti od situácie:

* Nákupná objednávka (PO): Ak klient poskytol nákupnú objednávku, malo by sa na ňu odkazovať na vašu faktúru. To pomáha pri zhode a sledovaní.

* zmluva: Zmluva môže podrobne opísať konkrétne podmienky, harmonogramy platby alebo poskytnuté služby, ktoré je potrebné odrážať na faktúre.

* Doručenie/doklad o službe: Ak poskytujete fyzický tovar alebo služby, poskytuje dôkazy o doručovaní alebo dokončení služieb, pomáha podporovať faktúru.

* Timeshety/Projektové správy: V prípade služieb účtovaných hodinou alebo založenou na míľnikoch projektu je nevyhnutná podpora dokumentácie.

* daňové formuláre: V závislosti od vašej polohy a polohy klienta možno budete musieť zahrnúť daňové informácie na svoje faktúry, ako napríklad GST/HST (Kanada), DPH (Európa) alebo daň z obratu (USA).

Stručne povedané: Aj keď sú vždy potrebné základné prvky (informácie o obchodoch, informácie o klientovi, položky, náklady, platobné podmienky), ďalšie podporné dokumenty môžu zlepšiť presnosť, znížiť spory a posilniť vaše finančné záznamy. Udržiavajte organizované záznamy o všetkých súvisiacich dokumentoch na účely auditu.

• Predchádzajúca strana: Aké sú štyri základné metódy podania? 
• Ďalšia strana: Aké sú 3 hlavné dokumenty používané v procese nákupu?