Ako na formát dátumu a čísla v programe Word Mail Merge MS

Microsoft Word obsahuje výkonný hromadnej korešpondencie funkciu , ktorá vám umožní zlúčiť dáta z externého zdroja ( MS Excel , MS Access , textové súbory , atď ) do dokumentu MS Word . Môžete použiť hromadnú korešpondenciu na vytváranie formulárových listov , obálky , štítky , zoznamy , adresáre , alebo dokonca vytvoriť vlastný e - mail príjemcom v zozname adries . Pre mnoho hromadnej korešpondencie aplikácie , dáta môžu obsahovať čísla a /alebo dáta . Často zistíme , že zlúčené dokumenty sú nesprávne formátovania týchto čísel alebo dáta . Napríklad môžeme mať pole " Plat " v MS Excel , ktoré sme zlučovanie do nášho dokumentu , ale domnievame sa , že by spojená pole neobsahuje čiarky alebo " $ " predponu symbol . Alebo môžeme mať cesty do nášho listu , ktoré sú formátované nesprávne ( alebo ešte horšie , nie je formátovaný ako dáta vôbec ) . Tento článok ukazuje , ako môžete ľahko ovládať formátovanie zlúčených dátach a číslach . Je vždy dobré praxe aplikovať túto techniku ​​pre všetky dáta a čísla v korešpondencii ( aj keď formátovanie sa zobrazí správne pri prvom náhľadu ) . To pomáha zaistiť konzistentné formátovanie podľa vašej hromadnej korešpondencie aplikácie . Veci , ktoré budete potrebovať
počítačom
Microsoft ( R ) Word 2002/XP , 2003 , 2007 v Microsoft ( R ) Excel ( Voliteľné .. používa pre zdroj dát v príkladoch )
Zobraziť ďalšie inštrukcie Cestuj 1

Tento článok predpokladá , že máte dokument hromadnej korešpondencie na mieste a sú oboznámení s MS Word merge operácie . V tomto článku sa budeme ilustrovať pomocou veľmi jednoduchého MS Word dokument 2003 s listu MS Excel 2003 ( obsahuje dáta pre hromadnú korešpondenciu ) .
2

Otvorte si dokument MS Word a vložiť zlučovacie polia ako vhodné pre vaše aplikácie . V predvolenom nastavení MS Word vloží pole bez prepínača ( takže žiadne špeciálne pokyny s ohľadom na formátovanie ) . Na účely príklade tu sa pozrieme na jednoduchý dokument , ktorý obsahuje zlúčené dáta z MS Excel , ktorý obsahuje nasledujúce polia : . Priezvisko , Meno , DOBirth , DOHire , plat , a Soc - Sec NBR

3

Náhľad výsledky zlúčenie vidieť , ako sa vaše čísla a dáta sa zobrazí bez špeciálne pokyny formátovania . Aj v prípade , že formátovanie sa objaví prijateľná na náhľad , mali by ste používať kódy vo formáte uvedenej nižšie . Inak , možno zistíte , že niektoré záznamy nemajú formátovania dôsledne . Všimnite si tiež , že použitie týchto formáte kódy , máte úplnú kontrolu nad tým , ako sa objavia dáta a čísla . To pomáha , aby vaša korešpondencia výstupe sa objaví leštené a profesionálne . K náhľadu v MS Word 2002/2003 , kliknite na " Zobraziť zlúčené dáta " tlačidla na paneli s nástrojmi Hromadná korešpondencia . K náhľadu vo formáte MS Word 2007 , kliknite na tlačidlo "Náhľad výsledkov " na karte Mailing . Ak vidíte kódy vyzerá ako { MERGEFIELD meno } " atď , stlačením ALT - F9 .
4

Existuje niekoľko spôsobov , ako ľahko vložiť prepne do vašich existujúcich kódy polí pre kontrolu formátovanie pre číslo alebo dátum poľa . V tomto kroku budeme ilustrovať , ako vložiť prepínačov pomocou dialógového okna MS Word poľa . V kroku 6 , budeme ilustrovať , ako vložiť kódy priamo v dokumente ( bez použitia dialógového okna ) . Ak chcete otvoriť dialógové okno pole , kliknite pravým tlačidlom myši na pole , potom zvoľte " Upraviť pole ... " . Ďalšie , kliknite na tlačidlo " kódy polí " na tomto dialógu .
5

Advanced Vlastnosti poľa sa zobrazí na pravej strane tohto dialógu . Pole kódy poľa už bude obsahovať názov poľa predponou kódom " MERGEFIELD " . Napríklad , to môže povedať " MERGEFIELD DOBirth " . Formátovanie prepínače môžu byť pripojené na túto hodnotu podľa potreby . Pre pole Dátum názvom DOBirth , môžeme zadať niečo ako MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d , rrrr " . Všimnite si , že formát dátumu spínač musí začínať s " \\ @ " . Sa krok 10 pre príklady iný dátum a čísla vo formáte spínača .
6

V krokoch 4 a 5 , sa vkladá formátovanie prepínačov pomocou dialógového okna MS Word poľa . V tomto kroku , uvidíme , ako pridať tieto prepínače priamo do dokumentu ( v odbore kódov ) bez použitia dialógového okna . Ak chcete upraviť alebo pohľad spínača pre jeden zlučovacie pole , stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na zlučovacie pole a vyberte možnosť " Prepnúť kódy polí " . Opakujte skryť kódy a vráťte sa do zobrazenia len názov poľa . S kódy polí viditeľné , môžete zadať formát prepínača vpravo od názvu poľa .
7

Ak chcete prepnúť viditeľnosť všetkých kódov v dokumente , stlačte klávesy ALT - F9 ( podržanie klávesy ALT pri stlačení klávesu F9 ) . Prípadne môžete prepínať viditeľnosť pre všetky kódy pomocou menu MS Word ... v MS Word 2002/2003 , vyberte Nástroje , Možnosti , Zobrazenie , kódy polí ... v MS Word 2007 , vyberte tlačidlo Office , Možnosti programu Word , Spresnenie , Zobraziť obsah dokumentu , kódy Show polí . Potom, čo môžete vidieť na kód poľa ( y ) , môžete jednoducho klepnúť dovnútra najviac vpravo } značku a zadajte požadovaný prepínač . Napríklad , ak je pole kód bol " { MERGEFIELD DOBirth } " , môžete editovať a skončiť s " { neprázdne DOBirth \\ @ " MMMM d , rrrr " } " .
8

Bez ohľadu na to , ktorú metódu použijete pridať formáte prepínač do poľa nezabudnite , že všetky čísla spínača musí začínať s " \\ # " a všetky dáta spínačov musí začínať s " \\ @ " . Tiež si uvedomte , že dátum prepínače sú potom uzavreté v úvodzovkách ( nie je zvyčajne potrebné pre počet prepínačov ) . V krokoch 9 a 10 , budeme poskytovať príklady pre číslo a dátum prepínačov , resp . Ak ešte stále nie ste istí , ktorá prepnúť na použitie , pozrite sa na sekciu Tipy , kde sme sa odhaliť , ako získať kódy pomocou MS Excel .
9

Počet spínačov musí začínať s " \\ # " . Ak váš formát je zložité ( alebo obsahuje text alebo medzery ) , nemusíte sa báť , s uzavretím formáte prepínač v úvodzovkách . " 0 " sa používa na vynútenie číslicu , zatiaľ čo " # " sa používa na zobrazenie číslicu len ak je k dispozícii . Napríklad , hodnota 23 naformátovaný " 0000 " by sa zobrazí " 0023 " . Rovnaká hodnota z 23. formátovaný " # , # # 0 " sa zobrazí ako " 23 " . Obdobie " . " Označuje pozíciu desatinnej čiarky . Čiarka " , " sa používa pre zoskupovanie číslic , ako sa očakávalo . Ak chcete pridať text vnútri výsledok , jednoducho uzavrieť do jednoduchých úvodzoviek . Ak chcete napríklad formátovať 123456789 ako " 123-45-6789 " formát spínač " 000' - 00 " - 0000 " . Kliknite na obrázok vľavo pre príklady .
10

Dátum spínača musí začínať s " \\ @ " , a formát dátumu časť , musia byť uzavreté v úvodzovkách . Použitie " M " ( musí byť veľkými písmenami ) za mesiac . Pre marci , " M " = 3 , " MM " = 03 , " MMM " = marec , a " MMMM " = marca . Použite " d " pre deň, keď " d " = 4 , " dd " = 04 , " ddd " = Pia , a " dddd " = piatok . Za rok , použite " rr " alebo " yyyy " . Pre hodín , použite " h " alebo " hh " pre hodiny , " m " alebo " mm " pre minúty a " am /pm " a obsahovať označenie AM /PM . Typické formátu spínače pre dáta patrí " dd /mm /rrrr " alebo " MMM d , rrrr " . Ak chcete vložiť ďalší text vnútri výsledok , jednoducho uzavrieť do jednoduchých úvodzoviek . Kliknite na obrázok vľavo pre príklady .
11

Uvedomte si , že ostatní spínače môžu byť pripojené na kódov spínačov ( okrem vášho čísla alebo dátumy vo formáte spínača ) . Tieto prepínače vždy začína s " \\ * " a môže byť použitý na ovládanie také veci , ako všetky uzávery ( \\ * Upper ) , všetko malými ( \\ * Lower ) , prvé písmeno trhovou kapitalizáciou ( \\ * Caps ) , rôzne formáty čísel , atď . môžete to zadať ručne , alebo pre niektoré prepínača môžete vybrať prepínač v dialógovom okne poľa . Kliknite na tlačidlo " Skryť kódy " ak je to potrebné , potom nájdete možnosti v rámci " Vlastnosti poľa " .
12

Jedným z veľmi užitočná prepínač medzi tie , ktoré sú spomenuté v kroku 11 je " \\ * MERGEFORMAT " . Tento prepínač vynúti MS Word zachovať vaše formátovanie , ak je hodnota poľa aktualizovaná . Napríklad , ak použijete tučné písmo alebo písma , formátovanie zlučovacie pole , potom formátovanie bude zachovaná , ak sú zlúčené nové hodnoty . Môžete pridať tento prepínač , rovnako ako čísla \\ # a \\ @ spínačov , alebo jednoducho vyberte " Zachovať formátovanie počas aktualizácie " možnosť v dialógovom okne poľa .

• Predchádzajúca strana: Ako vložiť 3D tvarov v programe Microsoft Word 2003 
• Ďalšia strana: Ako pridať Zlomok v aplikácii Microsoft Word 2007