Aké počítačové softvérové ​​aplikácie sú dobrým nástrojom na správu záznamov?

Tu je rozdelenie aplikácií počítačového softvéru, ktoré vynikajú v správe záznamov, spolu s úvahami pre výber správne:

Typy softvéru na správu záznamov:

* Systémy správy dokumentov (DMS): Toto sú základné nástroje na správu digitálnych dokumentov. Poskytujú:

* Centralizované úložisko: Zorganizujte dokumenty v priečinkoch a hierarchiách.

* Ovládanie verzií: Ľahko sledujte zmeny a revízie.

* metadáta: Značky dokumentov s kľúčovými slovami, dátumami a ďalšími informáciami na efektívne vyhľadávanie.

* Zabezpečenie: Ovládanie a šifrovanie prístupu na ochranu citlivých informácií.

* Workflow: Automatizujte procesy schválenia a smerovania dokumentov.

* Príklady: SharePoint, Disk Google, Dropbox, Alfresco, Documentum.

* Systémy na správu elektronických záznamov (ERMS): Sú účelové pre správu elektronických záznamov, najmä pokiaľ ide o dodržiavanie predpisov a právne požiadavky. Pridajú funkcie ako:

* retenčné politiky: Automatický archív a vymazanie záznamov na základe pravidiel nastavených.

* audit: Sledovanie prístupu používateľov a zmeny na udržanie právnej prípustnosti.

* Hlásenie o dodržiavaní súladu: Generujte správy, ktoré preukážu dodržiavanie predpisov.

* Dlhodobé zachovanie: Zaistite, aby boli záznamy v priebehu času prístupné a bezpečné.

* Príklady: OpenText, IBM Filenet, Laserfiche, Capture Kofax, Archivematica.

* Records Management Software (RMS): Tieto kombinujú funkcie DMS a ERMS, ktoré ponúkajú komplexné riešenie pre správu všetkých typov záznamov, fyzických aj digitálnych.

* Príklady: Interwoven, M-Files, DOXIS4, Autonómia.

Kľúčové úvahy o výbere:

1. Typy a objem záznamov: Zvážte objem dokumentov, ktoré spracovávate, a typy záznamov (zmluvy, faktúry, e -maily, HR súbory atď.).

2. priemysel a dodržiavanie predpisov: Vyberte softvér, ktorý spĺňa predpisy špecifické pre dané odvetvie (HIPAA, GDPR, SOX) a zákonné požiadavky.

3. integrácia: Zaistite, aby sa softvér integroval s vašimi existujúcimi systémami (e -mail, CRM, účtovníctvo).

4. škálovateľnosť: Vyberte si riešenie, ktoré môže rásť s vašou organizáciou.

5. Funkcie a funkčnosť: Posúdiť funkcie (napr. Vyhľadávanie, indexovanie, pracovné toky) a uistite sa, že sú v súlade s vašimi potrebami.

6. Zabezpečenie a súkromie: Uprednostnite robustné bezpečnostné funkcie a šifrovanie údajov.

7. náklady na rozpočet a implementáciu: Faktor v softvérových licenciách, implementácii a prebiehajúcej údržbe.

8. Podpora dodávateľa: Vyberte si predajcu so silnou povesťou pre zákaznícku podporu a školenie.

Bonusový tip: Mnoho riešení správy záznamov založených na cloudu ponúka cenovo dostupnejší vstupný bod a ľahšiu škálovateľnosť ako tradičný softvér na mieste.

Príklady populárneho a špecifického softvéru:

* SharePoint (Microsoft): Vynikajúce na spoluprácu a správu dokumentov, najmä v prostrediach zameraných na Microsoft.

* Disk Google: Užívateľsky prívetivé a široko prístupné, dobré pre menšie tímy a ukladanie osobných dokumentov.

* Dropbox: Jednoduché na synchronizáciu a zdieľanie súborov, ale menej robustné pre zložitú správu záznamov.

* alfresco: Platforma s otvoreným zdrojom, prispôsobiteľná a škálovateľná pre veľké podniky.

* OPenText: Výkonné ERMS pre organizácie založené na dodržiavaní predpisov, najmä v právnych a finančných odvetviach.

* ibm filenet: Komplexné ERMS so silnými funkciami na zachytávanie dokumentov, pracovný tok a dlhodobé zachovanie.

Dajte mi vedieť, či by ste chceli, aby som rozpracoval akýkoľvek konkrétny softvér alebo funkciu. Môžem vám tiež pomôcť prispôsobiť tieto informácie vášmu priemyslu alebo konkrétnym potrebám.

• Predchádzajúca strana: Aké sú rôzne aplikácie počítača v spoločnosti. Vysvetlite ich? 
• Ďalšia strana: Aký softvér sa vzťahuje na akýkoľvek, ktorý je nainštalovaný na pevnom disku počítačov?