Prečo by niekto používal súbor pdf namiesto súboru word?

Prenosnosť: Súbory PDF možno jednoducho zdieľať a prezerať na rôznych zariadeniach a platformách vrátane počítačov, smartfónov, tabletov a elektronických čítačiek bez akýchkoľvek problémov s kompatibilitou. Na druhej strane súbory programu Word môžu na správne zobrazenie a úpravu vyžadovať špecifický softvér alebo verzie programu Microsoft Word.

Štandardizácia: Súbory PDF majú štandardizovaný formát, ktorý zaisťuje, že rozloženie, formátovanie a obsah dokumentu zostanú konzistentné pri otvorení na rôznych zariadeniach a softvéri. Vďaka tomu sú súbory PDF spoľahlivé na zdieľanie a ukladanie dôležitých dokumentov, kde je rozhodujúce zachovanie pôvodného vzhľadu.

Zabezpečenie: Súbory PDF môžu byť chránené heslom a šifrované, aby sa obmedzil prístup a zabránilo sa neoprávnenému prezeraniu, úpravám alebo tlači citlivých informácií. Vďaka tejto pridanej vrstve zabezpečenia sú súbory PDF vhodné na zdieľanie dôverných dokumentov alebo citlivých informácií.

Veľkosť súboru: V niektorých prípadoch môžu byť súbory PDF menšie v porovnaní so súbormi programu Word, najmä ak ide o dokumenty obsahujúce veľa obrázkov, grafiky alebo zložité formátovanie. To môže byť výhodné pri zdieľaní dokumentov prostredníctvom e-mailu alebo pri obmedzenom úložnom priestore.

Dlhodobá archivácia: Súbory PDF sú často preferované na dlhodobú archiváciu a uchovávanie dôležitých dokumentov z dôvodu ich stability a zachovania pôvodného obsahu a formátovania v priebehu času. Sú menej náchylné na korupciu alebo zmeny v porovnaní s upraviteľnými formátmi, ako sú súbory Word, vďaka čomu sú ideálne pre historické záznamy, právne dokumenty alebo akademické práce.

Anotácie a značky: Zatiaľ čo Microsoft Word ponúka aj funkcie anotácií, súbory PDF poskytujú štandardizovaný a všestranný spôsob pridávania komentárov, zvýraznení, kresieb a iných označení. Tieto anotácie sú zachované a viditeľné na rôznych zariadeniach a platformách, vďaka čomu sú súbory PDF užitočné na spoločné úpravy, recenzie dokumentov a relácie spätnej väzby.

Dostupnosť: Súbory PDF možno sprístupniť osobám so zdravotným postihnutím začlenením funkcií, ako je kompatibilita s čítačkou obrazovky, alternatívny text pre obrázky a správna štruktúra dokumentu. Vďaka tomu sú súbory PDF inkluzívnym formátom na zdieľanie informácií s rôznym publikom.

Tlač: Na tlač dokumentov sa často uprednostňujú súbory PDF, pretože si zachovávajú pôvodné rozloženie a formátovanie, čím zaisťujú, že to, čo vidíte na obrazovke, je to, čo dostanete na papieri. Toto je obzvlášť dôležité pre dokumenty, ako sú brožúry, certifikáty alebo prezentácie, kde je dôležité presné formátovanie.

• Predchádzajúca strana: Koľko formátov súborov? 
• Ďalšia strana: Čo sa nazýva papier nadmernej veľkosti A3 Prečo je nadmerný?