Ako môže uzamknúť časť dokumentu a nechať ho upraviť?

Nemôžete priamo uzamknúť * časť * dokumentu a nechať ho súčasne upraviť. Zámok znamená obmedzenie úprav. Koncepty sa vzájomne vylučujú.

Podobný účinok však môžete dosiahnuť niekoľkými metódami v závislosti od typu a softvéru dokumentu:

1. Používanie prestávok sekcie (procesory Word ako Microsoft Word, Dokumenty Google):

* Vytvorte sekcie: Rozdeľte svoj dokument do sekcií pomocou prestávok sekcie. To vám umožní použiť rôzne nastavenia formátovania a ochrany do každej sekcie.

* chrániť sekcie: Chráňte sekcie, ktoré chcete zostať zamknuté, čo umožňuje iba konkrétne možnosti úprav (napríklad „žiadne zmeny“ alebo „iba vyplnenie formulárov“). Zanechajte ďalšie oddiely nechránené pre úplnú úpravu.

2. Pomocou revízneho sledovania (procesory slov):

* Zmeny stopy: Zapnite zmeny trate. Toto zvýrazňuje úpravy urobené v uzamknutej oblasti. Aj keď sú technicky upraviteľné, zmeny sú jasne označené, čo uľahčuje zistenie, čo sa zmenilo. Nezabráni úprav, ale poskytuje silný vizuálny záznam.

* Obmedzte úpravy (so zmenami stopy): Kombinujte zmeny stopy s funkciou úpravy obmedzenia. To môže obmedziť úpravy na konkrétnych používateľov alebo umožniť iba konkrétne typy zmien v uzamknutej časti.

3. Používanie formulárov (Word procesors, editory PDF):

* Vytvárajte formuláre: Navrhnite formulár s vyplnenými poliami iba v oblastiach, ktoré chcete upravovať používatelia. Zamknite zvyšok dokumentu. Je to ideálne na kontrolované zadávanie údajov a zabraňuje náhodným zmenám dôležitých informácií.

4. Pomocou šablón (rôzne softvér):

* vopred naplnené šablóny: Vytvorte šablónu s uzamknutým obsahom, ktorý je už na mieste. Používatelia môžu upravovať iba určené oblasti.

5. Používanie samostatných súborov (akýkoľvek softvér):

* Rozdelenie dokumentu: Rozdeľte obsah na samostatné súbory. Jeden súbor obsahuje „uzamknutý“ obsah a druhý obsahuje upraviteľnú časť. To ponúka najjasnejšie oddelenie.

6. Pomocou ochrany PDF (editory PDF):

* Obmedzte úpravy: Konvertujte svoj dokument na PDF a pomocou softvéru na úpravu PDF obmedzte úpravy na konkrétne oblasti alebo používateľov. To poskytuje silnú úroveň ochrany. Môže to však vyžadovať špecializovaný softvér.

Najlepšia metóda závisí od vašich potrieb a úrovne riadenia, ktorú potrebujete. Ak potrebujete prísnu prevenciu úprav v konkrétnych oblastiach, kombinácia sekcií, foriem a/alebo obmedzenia úprav je zvyčajne najúčinnejším prístupom. Ak potrebujete vizuálnu narážku na zmenené oblasti, sledovanie revízie je vhodnejšie.

• Predchádzajúca strana: Čo je posledné, čo by ste mali urobiť pred vytlačením dokumentu? 
• Ďalšia strana: Aká je digitálna kópia dokumentu?