Prečo dokumenty súpravy preferované v SharePoint 2010 pred knižnicou?

Súpravy dokumentov v SharePoint 2010 neboli nevyhnutne * uprednostňované * pred knižnicami vo všetkých situáciách, ale ponúkali výhody v konkrétnych scenároch, v ktorých bolo rozhodujúce riadenie skupín súvisiacich dokumentov. Neboli náhradou za knižnice dokumentov, ale doplnkovú funkciu. Preto boli v určitých kontextoch užitočné:

* zoskupenie súvisiace s dokumentmi: Súpravy dokumentov vám umožnili zabaliť viac dokumentov (a potenciálne ďalšie položky, ako sú obrázky alebo tabuľky) ako jednu logickú jednotku. To bolo obzvlášť užitočné pre projekty, zmluvy alebo iné zložité pracovné postupy, v ktorých niekoľko súborov patrilo spolu a bolo potrebné ich spravovať ako sada. Knižnica dokumentov naopak zaobchádza s každým súborom individuálne.

* metadáta a verzia na úrovni nastavenej: Mohli by ste použiť metadáta a spravovať verziu na úrovni * Document Set *, nielen na úrovni jednotlivých dokumentov. Toto poskytuje holistickejší pohľad na životný cyklus projektu alebo zmluvy. Zmeny v celej sade by sa mohli sledovať, čo je ťažké komplexne spravovať v rámci štandardnej knižnice dokumentov.

* Vylepšené riadenie pracovných tokov: Súpravy dokumentov by sa mohli lepšie integrovať do pracovných postupov SharePoint. Môžete navrhnúť pracovné toky, ktoré konali podľa celej sady dokumentov (napr. Proces schvaľovania pre všetky dokumenty v rámci zmluvného balíka) namiesto toho, aby ste pre každý jednotlivý dokument museli vytvárať samostatné pracovné postupy.

* Organizácia obsahu a navigácia: V prípade komplexných projektov s mnohými dokumentmi poskytli súbory dokumentov spôsob, ako usporiadať a navigovať obsah efektívnejšie ako štruktúry knižnice Flat Documents Library. Pomáhali používateľom ľahšie nájsť to, čo potrebujú.

Avšak súpravy dokumentov mali tiež nevýhody:

* zložitosť: Nastavenie a správa súborov dokumentov by mohlo byť zložitejšie ako používanie štandardných knižníc dokumentov, najmä pre používateľov, ktorí nie sú oboznámení s pokročilými funkciami spoločnosti SharePoint.

* Výkon: Vo veľkých nasadeniach s mnohými súbormi dokumentov by mohol byť problém.

* Limited funkčnosť v porovnaní s knižnicami: Knižnice dokumentov ponúkali v niektorých oblastiach viac vstavaných funkcií a flexibility.

Výber medzi knižnicou dokumentov a dokumentom uvedeným v SharePoint 2010 v podstate závisel od konkrétnych potrieb projektu alebo pracovného postupu. Ak ste potrebovali spravovať skupiny súvisiacich dokumentov so zložitými verziami a požiadavkami na pracovný tok, súpravy dokumentov boli prospešné. Ak potrebujete jednoduchšie riešenie na správu jednotlivých súborov, knižnica dokumentov vo všeobecnosti postačovala. Mnoho používateľov zistilo, že kombinácia oboch bola najúčinnejším prístupom.

• Predchádzajúca strana: Čo je dokument Capstone? 
• Ďalšia strana: Pri práci na počítači okno Titul lišty dokumentov zvyčajne zobrazuje názov súboru dokumentov?