Ako používať hromadnú korešpondenciu

Microsoft Word má pohodlné a funkcie ľahký-k - použitie hromadnej korešpondencie , ktorý vám umožní vytvárať personalizované dokumenty adresované na konkrétnych ľudí , len s niekoľkými málo kliknutí . Stačí jednoducho zadať dáta v jednej databáze štýle súboru programu Word a potom zadajte základný formát do hlavného dokumentu , že údaje budú zlúčené do . To je bežne používaný ľuďmi , ktorí potrebujú poslať predaja a sprievodného listu na hmotnostnej skupine ľudí alebo baliace pásky a faktúr k objednávkam . Po hromadnej korešpondencie list je nastavený , môže byť používaný nepretržite po rad rôznych typov korešpondencie a komunikácie k ľuďom vo vašom zozname . Môžete tiež pridať ďalšie položky do listu podľa potreby s niekoľkými málo kliknutí . Pokyny dovolená 1

Otvorte prázdny dokument v programe Microsoft Word . Kliknite na tlačidlo " Štart Mail Merge " v ponuke Nástroje ( nájdených na " Korešpondencia " panela nástrojov v aplikácii Word 2007 ) .
2

Vyberte typ hromadnej korešpondencie , ktorý chcete vykonať . Môžete zlúčiť listy , obálky , štítky a dokonca aj e - mailové správy pomocou aplikácie Word .
3

Vyberte príjemcu , ktoré chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie . Ak ešte nemáte zoznam príjemcov pripravené v súbore Word ( uvedené v databázovom formulári ) , máte možnosť vytvoriť nový zoznam . Sprievodca hromadnou korešpondenciou vám výber polí , ktoré môžete pridať do svojho zoznamu . Vyberte pole , ktoré bude identifikovať a prispôsobiť každý príjemca pre vaše potreby . Môžete tiež pridať svoje vlastné špeciálne názvy polí . To by mohlo zahŕňať meno , adresu , telefónne číslo , alebo aj menej bežné identifikátory , ako sú webové adresy alebo obľúbené zmrzliny chuť . Premýšľajte o tom, ako váš list alebo správu tomuto príjemcovi bude vytvorený pri výbere polí .
4

Vytvorte si hlavný dokument . Hlavný dokument je obyčajný list , obálka , štítok alebo e - mailové správy do dizajnu , ktorý informácie zo zoznamu príjemcov hromadnej korešpondencie budú dumpingové . Tak, napríklad , pre štandardné listu by ste napísať poznámku v hlavnom dokumente a potom adresné pole v hornej časti , kde budú informácie o príjemcovi dumpingové dovnútra
5

Pridať zlučovacie pole do dokument . Najprv umiestnite kurzor v hlavnom dokumente , kam chcete pridať zlučovacie pole . Potom kliknite na tlačidlo " Vložiť zlučovacie pole " --- tento príkaz by mal byť zobrazený na paneli nástrojov alebo pod " Nástroje > Hromadná korešpondencia . " Uvidíte zoznam všetkých polí , ktoré ste vytvorili v zozname príjemcov . Napríklad , dať pole po " Vážení " na začiatku svojho listu , alebo vložiť niekde uprostred Vášho listu , kde ste sa zmienil zmrzliny preferenciach osoby .
6

vykonajte hromadnej korešpondencie . Zvoľte " Dokončiť a zlúčiť " na paneli nástrojov aplikácie Word . Tie sú uvedené na možnosť zlúčiť do nového editovateľné súboru , ktorý bude vypísať jednotlivé dokumenty každého príjemcu , zlúčenie priamo do tlačiarne alebo zlúčenie do e - mailu pomocou aplikácie Microsoft Outlook .

• Predchádzajúca strana: Ako otvoriť CAL súbory v aplikácii Microsoft Works 
• Ďalšia strana: Ako si vyrobiť záhlavie