Ako importujete databázový súbor do dokumentu Microsoft Word?

Do dokumentu spoločnosti Microsoft Word nemôžete priamo importovať databázový súbor. Word je navrhnutý pre text a formátovanie, nie na ukladanie a manipuláciu s údajmi.

Tu je dôvod a čo môžete namiesto toho urobiť:

Prečo nemôžete priamo importovať databázu:

* Rôzne dátové štruktúry: Databázy (napríklad databázy SQL) sú štruktúrované inak ako dokumenty spoločnosti Word. Ukladajú údaje do tabuliek s riadkami a stĺpcami, zatiaľ čo Word je navrhnutý pre text, obrázky a formátovanie.

* Funkcia: Word nie je navrhnutý na analýzu údajov alebo manipuláciu, ako sú databázy. Zameriava sa skôr na prezentáciu informácií ako na ich ukladanie a správu.

Riešenia:

1. Export z databázy:

- Použite databázový nástroj: Váš systém správy databáz (DBMS) má pravdepodobne možnosti exportu údajov v rôznych formátoch, ako sú CSV, Excel alebo textové súbory. Vyberte formát kompatibilný s programom Word.

- Vytvorte správu: Niektoré databázové nástroje môžu vytvárať prehľady, ktoré môžete priamo skopírovať a vložiť do programu Word.

2. Použite dátový konektor:

- Power Query in Excel: Na pripojenie k databáze a import údajov môžete použiť napájací dopyt Excel (Get &Transformácia údajov). Potom skopírujte a vložte údaje z programu Excel do programu Word.

- Ostatné nástroje konektorov údajov: Rôzne nástroje tretích strán existujú špeciálne na pripojenie databáz k programu Word a ponúkajú pokročilejšie funkcie a flexibilitu.

3. Vytvorte si poštu zlúčenie:

- Ak chcete používať údaje z databázy na vytvorenie prispôsobených dokumentov Word, použite poštovú zlúčenie funkcia v programe Word. To vám umožní zlúčiť údaje z databázy do šablóny a vytvára viac dokumentov s jedinečnými údajmi.

Príklad:Použitím pošty zlúčenia:

1. Vytvorte šablónu slov: Nastavte základnú štruktúru dokumentov a zahrňte zástupné symboly (zlúčenia polí), kde sa chcete objaviť.

2. Pripojte sa k databáze: Na pripojenie k vašej databáze použite možnosť „Vybrať príjemcov“ v Sprievodcovi zlúčením pošty.

3. Vložte polia zlúčenia: Presuňte polia z databázy do šablóny a nahrádzajte zástupné symboly.

4. Preview a zlúčenie: Skontrolujte ukážku a potom zlúčite údaje a vytvorte jednotlivé dokumenty.

Dôležité poznámky:

* Vyberte príslušnú metódu na základe vašich konkrétnych potrieb a údajov, ktoré chcete prezentovať.

* Pred importovaním do programu Word sa uistite, že údaje sú správne naformátované, pretože možno budete musieť neskôr upraviť formátovanie.

* Pred vykonaním akýchkoľvek operácií, ktoré zahŕňajú manipuláciu s údajmi, vždy zálohujte databázu.

Ak potrebujete ďalšiu pomoc, uveďte viac podrobností o svojom konkrétnom type databázy, údajoch, ktoré chcete importovať, a požadovaným výsledkom v programe Word.

• Predchádzajúca strana: Rozdiel medzi databázou a relačným vysvetlením s príkladom? 
• Ďalšia strana: Aké sú šesť hlavných krokov na vytvorenie databázy podniku?