Najlepšie postupy pre Email Management

E - mail je obyčajná forma komunikácie , a je potrebné zabezpečiť dobrú správu poštovej schránky pre ochranu dát prijatých . Používa sa ako pre podnikanie a osobnej korešpondencie , e - mail umožňuje rýchlu výmenu informácií . Udržujte informácie v bezpečí a zjednodušiť e - mailovú skúsenosti tým , že čas pre základnú správu poštovej schránky . Zastavte vírusy

Udržujte antivírusový a bezpečnostný softvér aktualizovaný . Mnohé vírusy sú prijímané prostredníctvom e - mailu , a nové hrozby vírusov sú vydávané pravidelne . Out - of - date softvér opustí váš počítač a dáta v ohrození .
Kontrola proti spamu

zastaviť spam pred tým , než dosiahne vašej e - mailovej schránky . Väčšina poskytovateľov e - mailových ponúknuť nejakú formu spamu filtrácie , ktorá automaticky presunie podozrivé správy do samostatnej spam alebo karantény zložky . Prezrite spam obsah zložky pravidelne , aby zabezpečili žiadne správy boli správne rozdelené . Skontrolujte nastavenie filtra nevyžiadanej pošty často , ako sa môžu zmeniť bez predchádzajúceho upozornenia . Majte na pamäti , žiadny filter nie je dokonalý a niektoré spam nájde cestu do vašej e - mailovej schránky .
Organizovať

Prečítajte si každú správu a určiť , či je možné ju odstrániť hneď . Okamžite reagovať na bezstarostný - až k - odpoveď správ . Flag tých , ktoré vyžadujú odpovede , ktoré nemôžu byť spracované v tej dobe , a umiestniť tieto správy v označených zložkách v poštovej schránke zabrániť im stratí . Tiež súbor správ , ktoré nevyžadujú žiadnu reakciu , ale obsahujú užitočné alebo požadované informácie . Jedným z príkladov tohto e - mailu riadenia osvedčených postupov je podať všetky platby prijaté správy s oznámením v priečinku označenej Platobné potvrdenie .
Správa Príslušenstvo

Uložte všetky potrebné prílohy k špecifickým umiestnenie na pevnom disku vášho počítača . Táto e - mailová riadenia osvedčených postupov zabezpečí, viete , kde je umiestnený súbor a zmenšiť veľkosť poštovej schránky . Uloženie príloh mimo svojej poštovej schránke tiež poskytuje ochranu pred stratou dát v dôsledku náhodného vymazanie správy .
Natrvalo odstrániť

klávesa Delete je kľúčovým nástrojom pre správu e - mailu . Najvhodnejšie je odstrániť všetky správy , ktoré už nie je potrebné . Odstránenie duplicitných správ je tiež odporúča . Nezabudnite odstrániť správy z priečinka Odoslaná pošta . Uvedomte si , že položky odoslané do priečinka Odstránené položky alebo Kôš zložky nie sú okamžite odstránený . Často sa tieto správy aj naďalej po dobu jedného mesiaca alebo dlhšie . Ručné mazanie obsah týchto zložiek zabezpečuje správy budú natrvalo odstránené . Ďalšou metódou je nastaviť zložku , ktorú chcete automaticky odstrániť obsah , ak e - mailový program sa zavrie , ale to závisí od programu , ktorý je použitý a nemusí byť možnosť pre každého .

• Predchádzajúca strana: Ako odstrániť Google Desktop Cache 
• Ďalšia strana: Ako aktualizovať MS Money