Výhody a nevýhody Document Management System

Systémy pre správu dokumentov sú elektronické systémy , ktoré sú určené pre správu , obchod , distribúciu a archiváciu dokumentov . Tieto systémy sú bežné v podnikoch a vzdelávacích systémov a pôsobí ako digitálny kartotéky . Systémy pre správu dokumentov sú tiež známe ako " systémy pre správu obsahu " , ako oni môžu ukladať audio , video a ďalšie typy médií okrem dokumentov . Fyzický priestor

systémy pre správu dokumentov často ukladať informácie o serveroch alebo iných výkonných počítačových systémov . Tieto elektronické úložné priestory často zaberajú menej miesta , než je ich fyzický náprotivok .
Digitálna archivácia

systémy pre správu dokumentov umožňujú ukladanie dokumentov seba a tiež za minulej verzie . To vám môže pomôcť revízie sledovať v čase a poskytuje ďalšiu výhodu , že sú schopní sa vrátiť späť do starých dokumentov . Avšak, ak sa táto informácia nie je organizovaná a správne skladovať , by mohlo byť príliš veľa dokumentov a dostupné verzie , čo spôsobuje problém preťaženiu informáciami pre užívateľa .
Centralizované umiestnenie

Systémy riadenia

dokumentov sú centralizované umiestnenie úložiska, kde mnoho užívateľov môže pristupovať k najviac aktuálne a aktuálny dokument z jedného centrálneho miesta . Tento jednoduchý prístup k dokumentom podporuje spoluprácu medzi mnohými užívateľmi . Centralizované umiestnenie dokumentov tiež podporuje jednoduchú distribúciu dokumentov pre užívateľa . Avšak , elektronické ukladanie digitálnych dokumentov v jednom mieste môžu predstavovať zvláštne bezpečnostné riziko , pokiaľ osobitný zabezpečenia je pridaný k ochrane elektronického systému .
Ďalšie nástroje Nástroje

Elektronicky ukladanie a správu dokumentov v elektronickom systéme pre správu dokumentov umožňuje utility nástroje poskytujú ďalšie funkcie , ktoré neboli k dispozícii v ich fyzické náprotivky . Vyhľadávanie pomocou elektronických dokumentov je jednoduchšie , než hľadať každý dokument ručne . Avšak mnoho z týchto nástrojov , môže byť zbytočné a môže mať vyššie náklady ako hodnoty pre podniky .

• Predchádzajúca strana: Ako môžem vytvoriť Privilege atribút certifikát 
• Ďalšia strana: Ako previesť CSV pre Palm kalendár