Vitajte na [www.pocitac.win] Pripojiť k domovskej stránke Obľúbené stránky
1. Organizácia dokumentov (fyzická a/alebo digitálna):
* Systém priečinka: Vytvorte dobre zorganizovaný systém registra pre všetky finančné dokumenty. Môže to byť systém fyzického priečinka alebo digitálny systém (pomocou Diskbox Google, Dropbox atď.).
* priečinok s príjmami: Udržujte záznamy o všetkých prichádzajúcich peniazoch. To zahŕňa:
* Príjmy z udalostí zameraných na získavanie finančných prostriedkov
* Záznamy o členstve
* Dary
* Sponzorské dohody
* Kópie prijatých šekov (ak je to možné)
* Podrobné poznámky z vkladov v hotovosti
* Výdavky: Uložte príjmy a faktúry za všetky vynaložené peniaze. To zahŕňa:
* Náklady na udalosti (prenájom miesta konania, zásoby, jedlo)
* Náklady na marketing/reklamu
* Kancelárske potreby
* Cestovné náklady
* Poplatky proti reproduktorom
* Kópie písaných šekov (ak je to možné)
* Akékoľvek faktúry alebo účty, ktoré sa majú zaplatiť
* sekvenčné číslovanie: Priraďte jedinečné číslo každému dokumentu (potvrdenie, faktúra atď.), Ako sa deje. To je rozhodujúce pre ľahké odkazovanie vo vašom výnimočnom liste. Začnite z jednoduchého čísla ako 001, 002 atď.
2. Nastavenie tabuľky Excel:
Vytvorte tabuľku s nasledujúcimi stĺpcami. Prispôsobte tieto hlavičky stĺpcov tak, aby vyhovovali činnostiam vašej organizácie:
* Číslo dokumentu: (Dôležité!) To by malo zodpovedať číslu, ktoré ste priradili k fyzickému/digitálnemu dokumentu. Toto je odkaz medzi vašou tabuľkou a papierovou stopou.
* dátum: Dátum transakcie (keď prišli peniaze alebo vyšli).
* Popis: Stručné vysvetlenie transakcie. Buďte konkrétni (napr. „Pizza pre klubové stretnutia“, „Členské poplatky - John Smith“, „Zisk získavania finančných prostriedkov - predaj pečených“).
* Kategória: Tu budete zoskupovať podobné transakcie. Pôsobí to ako zjednodušený graf účtov. Príklady:
* Kategórie príjmu: Poplatky za členstvo, získavanie finančných prostriedkov, dary, sponzorstvo
* Kategórie výdavkov: Náklady na udalosti, zásoby, marketing, cestovanie, poplatky za reproduktory
* Suma: Suma dolára transakcie.
* príjmy (+)/výdavky (-): Zadajte pozitívne číslo pre príjem a záporné číslo na výdavky. To je rozhodujúce pre ľahký výpočet.
* Metóda platby: Ako boli peniaze vyplatené (hotovosť, šek, kreditná karta, online prevod). To je dobré pre zmierenie.
* (voliteľné) Poznámky: Akékoľvek ďalšie podrobnosti, ktoré chcete zaznamenať (napr. WHO zaplatil, názov udalosti atď.).
Príklad riadkov tabuľky:
| Číslo dokumentu Dátum | Popis | Kategória | Suma | Príjem (+)/výdavky (-) | Metóda platby | Poznámky |
| --------------- | ------------ | ---------------------------------------------------------------------------------- | -------- | ------------------------- | ------------------ | --------------------------- |
| 001 | 2023-10-26 | Poplatky za členstvo - Jane Doe | Poplatky za členstvo 20,00 | 20,00 | Hotovosť | |
| 002 | 2023-10-27 | Pizza na stretnutie klubov Náklady na udalosti 35,00 | -35,00 | Kreditná karta Papa John's, veľký syr
| 003 | 2023-10-28 | Zisk získavania finančných prostriedkov - predaj pečiva Fundraising 150,00 | 150,00 | Hotovosť | |
| 004 | 2023-10-29 | Letáky na udalosť Marketing | 25,00 | -25,00 | Skontrolovať | Vytlačené v svorkách
3. Použitie programu Excel na vykazovanie:
* Súčty: V dolnej časti tabuľky pomocou funkcie `Sum` na výpočet:
* Celkový príjem:`Sum (stĺpec, kde sú sumy príjmov)`
* Celkové výdavky:`Sum (stĺpec, kde sú sumy výdavkov)`
* Čistý príjem/strata:„Celkový príjem + celkové výdavky“ (to vám poskytne celkovú finančnú pozíciu)
* Filtrovanie a triedenie: Na analýzu svojich údajov použite možnosti filtrovania a triedenia Excelu.
* Zhrnutie kategórie: Filtrujte stĺpcom „kategórie“ a zobrazíte celkové príjmy/výdavky pre každú kategóriu. Tieto súčty môžete manuálne skopírovať do inej časti tabuľky a vytvoriť zhrnutie.
* rozsah dátumu: Filtrujte podľa dátumu, aby ste videli príjmy/výdavky na konkrétne obdobie (napr. Mesiac, štvrťrok, udalosť).
* Pivot tabuľky (pokročilejšie, ale vysoko odporúčané): Tabuľky otáčania sú výkonným spôsobom, ako sumarizovať a analyzovať vaše údaje bez toho, aby ste museli používať vzorce. Môžete ľahko vytvárať správy zobrazujúce príjmy a výdavky podľa kategórie, mesačne alebo podľa iných kritérií, ktoré si vyberiete. Vyhľadajte návody online (vyhľadajte „výukový program Excel Pivot Table“). Najprv sa môžu zdať zastrašujúce, ale sú neuveriteľne užitočné.
4. Zosúladenie s bankovými výpismi (ak je to možné):
* Ak má vaša organizácia bankový účet, pravidelne zladite svoj list Excel s bankovými výpismi. To znamená porovnanie každej transakcie vo vašej tabuľke s tým, čo sa zobrazuje vo výpise Bank. Označte položky, ktoré sa zhodujú. Okamžite preskúmajte akékoľvek nezrovnalosti. To zaisťuje presnosť vašich záznamov.
5. Kľúčové úvahy a osvedčené postupy:
* Konzistencia: Buďte v súlade s názvami vašich kategórií. Nepoužívajte niekedy „náklady na udalosti“ a niekedy „výdavky na udalosti“. Vyberte si jeden a držte sa ho.
* Pravidelné aktualizácie: Pravidelne aktualizujte svoju tabuľku (najmenej týždenne), aby vaše záznamy boli aktuálne.
* Presnosť: Dvojito skontrolujte všetky položky pre presnosť. Malá chyba môže mať efekt zvlnenia.
* Dokumentácia: Uschovávajte všetky podporné dokumenty (potvrdenky, faktúry atď.) Zorganizované a ľahko dostupné. Kľúčom je číslo dokumentu!
* Viaceré ľudia: Ak viac ľudí zvláda financie, jasne definuje úlohy a zodpovednosti.
* Transparentnosť: Sprístupnite záznamy ostatným členom organizácie. Transparentnosť buduje dôveru.
* zálohovanie: Pravidelne zálohujte svoj súbor Excel na samostatné miesto (napr. Jednotka USB, úložisko cloudu).
* Zabezpečenie: Ak vaša tabuľka obsahuje citlivé informácie (napr. Čísla bankových účtov), súbor chráni heslo.
* spustiť jednoduché: Najskôr sa nesnažte vytvoriť komplikovaný systém. Začnite so základmi a podľa potreby pridajte ďalšie funkcie.
* Preskúmajte a upravte: Pravidelne kontrolujte svoj systém a podľa potreby vykonajte úpravy, aby ste zaistili, že vyhovuje vašim potrebám. Ako vaša organizácia rastie, možno budete musieť nakoniec upgradovať na účtovný softvér.
Príklad scenára:
Povedzme, že vaša organizácia drží umytie automobilov na získavanie finančných prostriedkov. Takto by ste sledovali výdavky a príjem:
1. zásoby: Kúpite si mydlo, špongie a uteráky. Dostanete potvrdenie. Píšete „005“ na potvrdenie.
2. Záznam tabuľky: V programe Excel by ste mali riadok s:
* Číslo dokumentu:005
* Dátum:(dátum nákupu)
* Popis:Dodávky na umývanie automobilov
* Kategória:Výdavky na získavanie finančných prostriedkov
* Suma:(celkové náklady na dodávky)
* Príjem (+)/výdavky (-):(záporná hodnota celkových nákladov na dodávky)
* Metóda platby:(hotovosť, kreditná karta atď.)
3. Príjem: Zbierate peniaze pri umývaní auta. Na konci dňa spočítate hotovosť. Vytvoríte jednoduchý súhrnný hárok udalosti, pričom si všimnete dátum, čas a celkom. Na hárok napíšte „006“.
4. V programe Excel by ste mali riadok s:
* Číslo dokumentu:006
* Dátum:(dátum umytia auta)
* Popis:Príjmy na umývanie automobilov
* Kategória:Fundraising
* Suma:(celková zbieraná hotovosť)
* Príjem (+)/výdavky (-):(pozitívna hodnota celkovej získanej hotovosti)
* Metóda platby:hotovosť
Podľa týchto krokov môžete vytvoriť funkčný systém účtovníctva pre svoju študentskú organizáciu pomocou základných nástrojov. Pamätajte, že kľúč má byť organizovaný, konzistentný a presný. Táto nadácia uľahčí správu vašich financií a prijímanie informovaných rozhodnutí.