Kde by ste našli pokyny, čo robiť s programovými záznamami?

Pokyny, čo robiť s programovými záznamami (ktoré zahŕňajú širokú škálu dokumentov a údajov v závislosti od programu) sa nachádzajú na niekoľkých miestach, v závislosti od kontextu:

* Politika správy záznamov organizácie: Toto je primárny zdroj. Väčšina organizácií, najmä väčšie, má formálnu politiku, ktorá načrtáva, ako vytvárať, spravovať, používať, ukladať a zlikvidovať záznamy vrátane záznamov súvisiacich s programom. Táto politika pravdepodobne špecifikuje retenčné plány, bezpečnostné protokoly a metódy likvidácie.

* Program špecifické pokyny alebo postupy: Niektoré programy majú svoje vlastné špecifické usmernenia alebo štandardné prevádzkové postupy (SOP), ktoré určujú, ako sa majú záznamy zaobchádzať. Tieto môžu byť zahrnuté do programu Manual, školiacich materiálov alebo interných wikis.

* Relevantné zákony a nariadenia: Vládne nariadenia, priemyselné normy a právne požiadavky často diktujú postupy vedenia záznamov. Napríklad programy zdravotnej starostlivosti podliehajú nariadeniam HIPAA a finančné programy musia byť v súlade s príslušnými pravidlami finančného výkazníctva a auditu. Tieto nariadenia špecifikujú retenčné obdobia a opatrenia na bezpečnosť údajov.

* Systém správy záznamov (RMS): Organizácie využívajúce formálny systém správy záznamov budú mať často zabudované pokyny a postupy v samotnom systéme a usmerňujú používateľov, ako vytvárať, klasifikovať a spravovať záznamy v rámci systému.

* Právny poradca: V prípade pochybností alebo zložitých otázok týkajúcich sa záznamov o programe je vhodné konzultovať s právnym poradcom, aby sa zabezpečilo dodržiavanie všetkých platných zákonov a predpisov.

Stručne povedané, neexistuje jediné umiestnenie „univerzálnej veľkosti fits-all“. Aby ste našli príslušné pokyny, musíte sa pozrieť do organizačnej štruktúry a porozumieť konkrétnemu programu a jeho právnemu a regulačnému kontextu.

• Predchádzajúca strana: Ako sa zaregistrujete v Educomp SmartClass? 
• Ďalšia strana: Ktorý kurz chce študovať prvý MCIPT alebo CCNA, ale mám vedomosti o počítači?