Výhody a nevýhody systému správy dokumentov

Systémy správy dokumentov sú elektronické systémy určené na správu, ukladanie, distribúciu a archiváciu dokumentov. Tieto systémy sú bežné v podnikoch a vzdelávacích systémoch a fungujú ako digitálne kartotéky. Systémy na správu dokumentov sú známe aj ako „systémy na správu obsahu“, pretože dokážu okrem dokumentov ukladať aj audio, video a iné typy médií.

Fyzický priestor

Dokument systémy riadenia často ukladajú informácie na serveroch alebo iných výkonných počítačových systémoch. Tieto elektronické úložné priestory často zaberajú menej miesta ako ich fyzický náprotivok.

Digitálna archivácia

Systémy správy dokumentov umožňujú ukladanie dokumentov samotných, ako aj minulých verzií. , To môže pomôcť sledovať revízie v čase a poskytuje ďalšiu výhodu v tom, že sa môžete vrátiť späť k starším dokumentom. Ak však tieto informácie nie sú usporiadané a správne uložené, môže byť k dispozícii priveľa dokumentov a verzií, čo používateľom spôsobuje problémy s preťažením informácií.

Centralizované umiestnenie

Systémy na správu dokumentov sú centralizované úložisko, kde veľa používateľov má prístup k najaktuálnejšiemu a najaktuálnejšiemu dokumentu z jedného centrálneho miesta. Tento ľahký prístup k dokumentom podporuje spoluprácu medzi mnohými používateľmi. Centralizované umiestnenie dokumentov tiež podporuje ľahkú distribúciu dokumentov používateľom. Elektronické ukladanie digitálnych dokumentov na jednom mieste však môže predstavovať ďalšie bezpečnostné riziko, pokiaľ sa na ochranu elektronického systému nepridá ďalšie zabezpečenie.

Nástroje pomocných programov

Elektronicky ukladanie a správa dokumentov v elektronickom systéme správy dokumentov umožňuje, aby obslužné nástroje poskytovali ďalšie funkcie, ktoré neboli k dispozícii v ich fyzickom náprotivku. Vyhľadávanie v elektronických dokumentoch je jednoduchšie ako manuálne prehľadávanie každého dokumentu. Mnohé z týchto nástrojov však môžu byť zbytočné a môžu mať pre spoločnosti vyššie náklady ako hodnota

• Predchádzajúca strana: Ako pripojiť bezdrôtový prenosný počítač k TV
• Ďalšia strana: Ako stiahnem hudbu z YouTube?