Ako napísať účinnú sťažnosť E-mail

Ak máte problém s osobou alebo spoločnosťou, napísanie sťažnosti vám môže pomôcť vyriešiť ho. Napísanie sťažnosti e-mailom vám tiež umožní vyjadriť nespokojnosť s verejným problémom, ktorý je príliš veľký na to, aby ste ho vyriešili sami. Písaním e-mailu môžete svoju sťažnosť nasmerovať priamo na zodpovedných ľudí, ktorí môžu problém vyriešiť. Ak však chcete, aby sa vaša sťažnosť čítala a brala vážne, musíte sa naučiť, ako napísať efektívny e-mail s sťažnosťou.

Nájdite najlepšieho človeka, na ktorého sa bude sťažnosť adresovať. Napríklad, ak máte sťažnosť na spoločnosť, zavolajte alebo navštívte webovú stránku a vyhľadajte e-mailovú adresu pre sťažnosti zákazníkov. Ak pošlete e-mail s sťažnosťou na nesprávnu adresu, môže sa ignorovať.

Preskúmajte správny formulár pre svoju sťažnosť. Niektoré veľké organizácie vás požiadajú o vyplnenie formulára sťažnosti alebo o konkrétny typ dokumentácie podporujúci vašu sťažnosť. Tieto informácie nájdete na webovej stránke organizácie alebo na kontaktnom čísle uvedenom na webovej stránke. Dodržiavaním platných postupov sa organizácii uľahčí čítanie a riešenie vašej sťažnosti.

Uveďte účel e-mailu s sťažnosťou. Toto by mala byť prvá veta alebo dve vety, ktoré upútajú pozornosť čitateľa. Ak venujete príliš veľa času svojmu názoru, môže začať preberať alebo predpokladať, že e-mail nie je veľmi dôležitý.

Vysvetlite a podporte svoju sťažnosť. Byť špecifický. Napríklad, ak nie ste spokojní s produktom spoločnosti, uveďte presne to, čo sa s ním stalo.

Pripojte k svojmu e-mailu relevantné fotografie, príjmy a ďalšie podporné informácie. V odseku s vysvetlením vašej sťažnosti si poznamenajte, že sú priložené ďalšie informácie.

Detailne uveďte riešenie. Opäť buďte konkrétny o tom, čo by sa malo urobiť. Napríklad požiadajte o vrátenie alebo výmenu chybného produktu. Poznanie požadovaného riešenia vám pomôže ľahšie vyriešiť váš problém.

Požiadajte o odpoveď. Na konci svojho e-mailu uveďte svoje meno, poštovú adresu a telefónne číslo, aby vás čitateľ ľahšie skontaktoval. Žiadosť o odpoveď ukazuje, že svoju sťažnosť beriete vážne, najmä ak požiadate o odpoveď v určitom časovom období.

Pred odoslaním e-mailu korigujte svoj e-mail, aby ste sa ubezpečili, že je stručný, presný a bez pravopisu. a gramatické chyby. Sťažnosti na e-maily s chybami vyzerajú neprofesionálne, zatiaľ čo správne naformátované a správne e-maily so sťažnosťami pomôžu vašej sťažnosti brať vážne.

Tipy

Buďte zdvorilí. Rudeness kladie čitateľa na defenzívne, čo by mohlo spôsobiť, že by bola menej naklonená pomôcť vám. Buďte struční. Ľudia, ktorí dostávajú sťažnosti, sú zaneprázdnení; cudzie informácie a hazardné hry im sťažia venovať pozornosť vášmu e-mailu. Vedieť, aké ďalšie kroky treba podniknúť. Ak sa problém v e-maile s sťažnosťou nevyrieši, skúste svoju sťažnosť vziať na niekoho vyššieho v organizácii alebo sa obráťte na právnika.

• Predchádzajúca strana: Ako reštartovať hlasovú schránku na telefóne Straight Talk Phone
• Ďalšia strana: Ako skontrolovať e-mail BellSouth Email