Čo je správna etiketa pri správe kopírovania uhlíka v e-mailoch?

Kopírovanie uhlíka alebo CCing, niekto v e-maile vyžaduje okrem hlavného príjemcu v položke „Komu: zaslanie duplikátu kópiu aj inému príjemcovi“ "e-mailu. Správna etiketa je nevyhnutná pri odosielaní CC, pretože tento typ e-mailu je spojený s profesionálnymi rizikami, vrátane ohromnej správy s príliš veľkým množstvom nepotrebných e-mailov, porušenia súkromia spolupracovníka, vytvárania zmätku v zodpovednosti a zbytočne duplikujúceho úsilia.

Vyhnite sa CCing šéfa svojho spolupracovníka - Môže vám pomôcť odviesť svoju frustráciu manažérovi, ktorý má oprávnenie vysporiadať sa s otravným spolupracovníkom, ale poslať CC svojmu šéfovi za e-mail, ktorý ju volá o niečom, negatív by vás mohol neskôr prenasledovať. Ak to urobíte niekomu inému, je pravdepodobné, že v určitom okamihu niekto CC vášho vlastného šéfa upozorní na chybu, ktorú ste urobili. Namiesto toho, aby ste si sami vytvorili zlú karmu, presvedčte sa, či môžete problém so svojim spolupracovníkom vyriešiť súkromným e-mailom alebo ešte lepšie osobne. Ak skutočne potrebujete hovoriť s manažmentom o tomto probléme, urobte to osobne alebo telefonicky - nie e-mailom, pretože vždy riskujete, že vedenie spoločnosti odpovie CC s príslušným spolupracovníkom.

Vlákna s dvojitou kontrolou - Najlepšie etiketou je poslať manažérovi CC iba na novú konverzáciu alebo ako FYI, ktorý nevyžaduje odpoveď. Najrýchlejší spôsob, ako niekoho zahanbiť alebo zdieľať informácie s nesprávnou osobou, je upozorniť manažéra na e-mail odpovedajúci na mnoho ďalších e-mailov medzi vami a hlavným príjemcom v rámci jedného vlákna. Ak je CC nevyhnutne potrebný pre posledný e-mail v diskusnom vlákne, vymažte predchádzajúce e-mailové správy z rovnakého vlákna, ak odhalia informácie určené iba pre vás a hlavného príjemcu. Podobne sa neobťažujte s CCing manažérom o e-mailoch, ktoré neobsahujú žiadne skutočné potrebné informácie, napríklad o e-mailoch zaslaných na jednoduché „Ďakujeme!“

Požiadajte o povolenie

Zistite vopred, či je to v poriadku s vašou spoločnosťou - pracovníci a ich šéfovia alebo vaši šéfovia, aby im CC posielali e-maily týkajúce sa nedotknuteľných predmetov, ako je napríklad výkon práce inej osoby - alebo ktoré e-mailové subjekty, ktorým dávajú prednosť CC. Ak urobíte mentálny záznam o tom, kto je v poriadku s KC a kto nie, je väčšia pravdepodobnosť, že zostanete v pokoji so svojimi spolupracovníkmi a vedením. Môžete tiež diskutovať o tomto probléme s niekým v oblasti ľudských zdrojov, aby ste zistili, či má vaša spoločnosť politiku týkajúcu sa typov e-mailov, ktoré sa majú posielať osobám v strednom alebo vyššom manažmente. Manažéri často dostávajú mimoriadny počet e-mailov a pravdepodobne ocenia túto zdvorilosť.

Keep It Professional

Akákoľvek elektronická korešpondencia, v ktorej manažment dostáva CC, by mala byť čo najprofesionálnejšia a najspoľahlivejšia. Môžete ustanoviť politiku, podľa ktorej nikdy neposielate CC manažérovi, ktorý by bol akýmkoľvek spôsobom považovaný za osobného, ​​pasívneho, agresívneho alebo kontroverzného. Ešte lepšie je, aby ste sa vyhli rizikovým chybám CC, neposielajte CC do manažmentu vôbec, namiesto toho si vyberáte osobné e-maily alebo konverzácie osobne. Taktiež sa vyhnite zasielaniu CC do manažmentu, ak by to spôsobilo zmätok ohľadom toho, kto musí prevziať zodpovednosť za konanie; Ak si buď hlavný príjemca, alebo manažér CC-d myslia, že druhá osoba bude vybavovať vašu e-mailovú žiadosť, nemusí sa s ňou vôbec zaobchádzať, alebo by mohli zbytočne duplikovať svoje úsilie.

• Predchádzajúca strana: Aký je rozdiel medzi webovými e-mailovými a klientskými e-mailovými službami?
• Ďalšia strana: Keď niekoho zablokujete v službe Yahoo Messenger, dostanú upozornenie, keď sa vám pokúsia odoslať správu?