Postupy kontroly dokumentov pre inžinierstvo

Riadenie dokumentov má v inžinierskom prostredí zásadný význam. Platí to najmä pre oddelenia, ktoré musia uchovávať dokumenty týkajúce sa metód zahrnutých do ich postupov. Od oddelenia, ktoré musí mať zavedený postup pre nových zamestnancov, až po konečný proces výroby, je potrebné mať prostriedky na kontrolu tvorby, revízie, kvality a aktualizácie týchto dokumentov.

Rôzne formy kontroly dokumentov

V závislosti od typu inžinierstva, ktoré sa vykonáva, sa množstvo a štýl kontroly výrazne líšia. Napríklad pre softvérové inžinierstvo môže byť menej mechanických výkresov, ale možno viac procesných schém. V každom prípade musí existovať štruktúra procesu. Musia sa dodržiavať niektoré základné priestory. Po prvé, dokumenty pochádzajú od vydávajúceho oddelenia. Používajú ich hlavne tieto oddelenia a ďalšie oddelenia môžu mať do procesu nejaký vstup. Celkovú kontrolu by však malo prevziať vydávajúce oddelenie. Ďalej by skupina autorov mala vytvoriť súbor dokumentov. Dokumenty sa musia skontrolovať, a preto sa musí vytvoriť tím recenzentov, ktorí majú oprávnenie na preskúmanie a majú vedomosti o predmete, aby vykonali opravy a nakoniec schválili každú fázu.

Štandardné pracovné postupy

SOP (štandardné prevádzkové postupy) existujú vo všetkých organizáciách na formalizáciu postupov pre všetky aspekty vykonávanej práce. Je dôležité zachytiť prevádzkové postupy pre všetky oblasti organizácie. Od postupov pri prijímaní nových zamestnancov po postupy pre konkrétne operácie vo výrobnej spoločnosti je každý postup dôležitý. Oddelenie by malo byť samozrejme schopné rýchlo identifikovať konkrétny SOP pre konkrétny postup. Musí sa dať ľahko nájsť a musí byť bezpečne uložený a nedá sa editovať, s výnimkou formalizovaného procesu kontroly dokumentov. Všetky aktualizácie musia byť jasne zaznamenané na príslušnom mieste a malo by byť jasné, kto zmenu vykonal, dôvod a dátum a čas, kedy sa vykonala.

Mechanika kontrolných dokladov

Dokument bude byť vytvorený zo súboru poznámok urobených počas rozhovoru s MSP (predmet sxpert) a do odbornej podoby vložený technickým spisovateľom. Dokument sa potom odošle na preskúmanie, kde sa bude merať na základe súboru štandardných usmernení na vytvorenie tohto typu dokumentu. V priebehu vytvárania takéhoto dokumentu prejde mnohými rôznymi ľuďmi, ktorí do procesu vložia svoje jedinečné stanovisko. Nakoniec bude dokument schválený a uložený do archívu dokumentov, kde si ho bude môcť prezerať každý, kto k nemu potrebuje prístup. Aktualizácia dokumentu môže byť kedykoľvek potrebná. Ak je to tak, účinná kontrola dokumentov zaznamená všetky zmeny, príčiny (napríklad aktualizácia firmvéru) a osobu, ktorá tieto zmeny vykonala. Nakoniec by všetky dokumenty mali podliehať kontrole kvality; bude to ďalší krok navrhnutý tak, aby sa stĺpec udržal hore, aby štandard dokumentov nikdy neklesol pod určitú predpísanú úroveň

• Predchádzajúca strana: Čo je Microsoft Patch KB 890830?
• Ďalšia strana: Ako nainštalovať ovládač veľkokapacitného úložného zariadenia