Ako používať program Microsoft Access na fakturáciu

Sledujte svoje obchodné transakcie s databázou Microsoft Access. Pomocou tabuliek a správ môžete zaznamenávať hodiny, mzdy a informácie o zákazníkoch a zobraziť ich s faktúrou. Namiesto manuálneho vytvárania vlastnej faktúry zakaždým, keď potrebujete fakturovať klientovi, program Access môže automaticky generovať faktúry, ktoré môžete zobraziť, vytlačiť alebo odoslať e-mailom. Vytvorený prehľad bude obsahovať všetky faktúry, takže nebudete musieť prehľadávať dokumenty vždy, keď potrebujete skontrolovať predchádzajúce faktúry.

Krok 1

Vytvorte tabuľku „Zákazník“, ktorá obsahuje všetky informácie o zákazníkovi alebo klientovi kliknutím na tlačidlo „Návrh tabuľky“ na karte „Vytvoriť“ na páse v hornej časti stránky. Nástroj "Návrh tabuľky" umožňuje vytvoriť tabuľku z prázdnej šablóny. Zahrňte polia pre meno zákazníka, kontaktné informácie a jedinečné identifikačné číslo.

Krok 2

Vytvorte tabuľku Faktúra, ktorá obsahuje informácie týkajúce sa každej obchodnej transakcie. Pridajte polia pre umiestnenie, cenu a ďalšie potrebné podrobnosti. Ak chcete ku každej transakcii priradiť zákazníka, pridajte pole „Zákaznícke meno“, ako typ údajov vyberte „Sprievodca vyhľadaním“ a prepojte ho s tabuľkou „Zákazník“.

Krok 3

Vyberte pole s menom zákazníka v Sprievodcovi vyhľadaním zobrazte názvy v poli „Meno zákazníka“ v tabuľke „Faktúra“. Tento krok vytvorí vzťah medzi tabuľkami „Zákazník“ a „Faktúra“ a zníži redundanciu údajov. Namiesto zadávania kontaktných informácií zákazníka pre každú obchodnú transakciu ukladáte informácie iba raz do tabuľky „Zákazník“.

Krok 4

Vytvorením prehľadu „Faktúra“ výberom „Sprievodca prehľadmi“ na karte Vytvoriť na páse s nástrojmi. Vyberte všetky svoje polia v tabuľke Faktúra a kontaktné údaje zákazníka z tabuľky „Zákazníci“, ktoré sa majú zobraziť v prehľade. Ak chcete zmeniť rozloženie správy, vyberte možnosť „Upraviť vzhľad správy“ na poslednej obrazovke „Sprievodcu zostavami“.

Krok 5

Pridajte hlavičku a pätu stránky a uveďte kontaktné informácie svojej spoločnosti, logo a podmienky fakturácie. Zväčšite veľkosť časti podrobností prehľadu, aby sa na jednej stránke zobrazila iba jedna transakcia. Pridaním medzisúčtov a súčtov umiestnením vypočítaných ovládacích prvkov do správy a zadaním výrazu, napríklad „= [BillableHours] * [Mzda].“

Uložte správu a pomenujte ju s popisným názvom. Ak chcete skontrolovať obsah a rozloženie svojej správy, prepnite na zobrazenie "Ukážka pred tlačou".

Tip

Na usporiadanie textových polí pri súčasnom prezeraní obsahu správy použite rozloženie.

• Predchádzajúca strana: Bude program Microsoft Excel pracovať na počítači Apple?
• Ďalšia strana: Zoznam účtov splatných výkazov v SAP