Ako importovať tabuľky programu Excel do programu Access

Mnoho používateľov tabuliek využíva funkcie databázy v programe Microsoft Excel pri práci s ich tabuľkovými údajmi. Jednoduché vyhľadávanie, triedenie a filtrovanie funkcií sú k dispozícii pomocou ponuky „Údaje“ v Exceli. Microsoft Access je plnohodnotná relačná databáza, ktorá je kompatibilná s Microsoft Excel. Import údajov tabuľky Excel do programu Microsoft Access poskytuje niekoľko výhod vrátane vylepšeného vkladania údajov, prístupu pre viacerých používateľov a rozšírených možností vykazovania. Štítky údajov stĺpcov Excelu sa prevádzajú na názvy polí, údaje stĺpcov sa prevádzajú na polia a každý riadok sa počas importu prevedie na záznam.

Krok 1

Uložte údaje tabuľky v Exceli pomocou ponuku „Súbor“, „Uložiť“. Aj keď program Access rozpoznáva celý rad alternatívnych formátov vrátane kódu dBASE a textu oddeleného, ​​pre uložený súbor je najlepšie použiť natívny formát Excel. Program Access je nakonfigurovaný na priamy import súborov programu Excel a poskytuje možnosti na pokračovanie v práci s údajmi v oboch produktoch po importe.

Krok 2

Spustite program Microsoft Access a otvorte databázu, do ktorej chcete importovať. vaše Excel dáta. V programe Access môžete vytvoriť novú prázdnu databázu kliknutím na „Súbor“, „Nová“ a výberom možnosti „Prázdna databáza“. Po zobrazení výzvy zadajte názov súboru. Kliknite na „Súbor“, „Získať externé údaje“, „Importovať“ a vyberte formát Excel. Vyhľadajte podadresár tabuľky a tabuľku importujte do aplikácie Microsoft Access. Ak používate program Microsoft Access, verzia 7, môžete tiež kliknúť na kartu „Externé údaje“ v hornej časti obrazovky a ako formát na import údajov z tabuľky zvoliť „Excel“. Údaje môžete pripojiť k existujúcej tabuľke alebo vytvoriť novú tabuľku pre svoje tabuľky v Exceli.

Krok 3

V Sprievodcovi importom vyberte hárok alebo rozsah, ktorý chcete importovať, a kliknite na tlačidlo Ďalej. Vyberte nadpisy stĺpcov Excel, ktoré chcete importovať ako názvy polí, a overte, či chcete vytvoriť novú tabuľku alebo pripojiť údaje k existujúcej tabuľke. Pokračujte kliknutím na tlačidlo „Ďalej“. Môžete zmeniť názvy polí, preskočiť polia, ktoré nechcete importovať, a vybrať možnosti indexovania vrátane primárneho kľúča na triedenie údajov tabuľky v aplikácii Access. Keď ste spokojní s výberom, kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Skontrolujte výsledky sprievodcu tabuľkovým analyzátorom a overte štruktúru databázových tabuliek, ktoré program Access vytvoril z pracovného hárka programu Excel. Sprievodca rozdelí tabuľky obsahujúce duplicitné informácie do samostatných tabuliek, takže každá kategória údajov sa uloží iba raz. Pred dokončením importu overte umiestnenie polí v tabuľkách, vyberte primárny kľúč používaný na triedenie a opravte všetky typografické chyby.

Tip

Tabuľky, ktoré zdieľajú konzistentnú štruktúru a účel, sa dajú importovať do jednej tabuľky. , Pracovné hárky s nekonzistentnými údajmi alebo štruktúrami tabuliek by sa mali importovať do samostatných tabuliek.

Upozornenie

Pred importom do aplikácie Access odstráňte všetky prázdne riadky v tabuľke programu Excel. Prázdne záznamy môžu generovať chyby pri výpočte pomocou funkcií v programe Microsoft Access.

• Predchádzajúca strana: Ako opraviť rýchlosť sťahovania
• Ďalšia strana: Ako používať Wacom Tablet na zaznamenanie podpisu