Ako archivovať súbory PDF

Pretože sa formáty elektronických záznamov menia tak rýchlo a formáty súborov je možné otvárať iba v určitých programoch, neochota spoliehať sa na patentované softvérové ​​programy na archiváciu elektronických dokumentov. Aj keď formát PDF bol vynájdený spoločnosťou Adobe, špecifikácie pre čítanie a úpravu dokumentu PDF sú k dispozícii vývojárom tretích strán a používatelia sa nemusia pri otváraní dokumentov spoliehať na spoločnosť Adobe. Z tohto dôvodu sa archivári začali spoliehať na formát súborov PDF /A na archiváciu elektronických záznamov.

Krok 1

Porozumieť rozdielu medzi bežným PDF a PDF /A. Podľa Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu je PDF /A formát súborov založený na PDF, ktorý „poskytuje mechanizmus na reprezentáciu elektronických dokumentov spôsobom, ktorý zachováva ich vizuálny vzhľad v priebehu času, nezávisle od nástrojov a systémov používaných na vytváranie, ukladanie a uchovávanie. alebo vykreslenie súborov. “ Súbor PDF /A je trvalý súbor PDF, ktorý je naformátovaný tak, že ho možno získať v rovnakom formáte po dlhú dobu.

Krok 2

Otvorte dokument PDF, v ktorom chcete archivovať. Adobe Acrobat 8.0 alebo novší alebo zdrojový editor tretej strany. Úplný zoznam softvéru na vytváranie PDF nájdete v časti Zdroje 1.

Krok 3

Skontrolujte, aké prvky sú v PDF. Aby bol dokument PDF kompatibilný s formátom PDF /A, musí obsahovať 100 percent, čo znamená, že na prezeranie dokumentu nie sú potrebné žiadne vonkajšie prvky. Písmo, obrázky, grafika a farby musia byť vložené do dokumentu. V Adobe Distiller kliknite na Nastavenia v hornej časti lišty ponuky a vyberte Upraviť nastavenia PDF. Tu budete mať možnosť vkladať obrázky a farby písma. Video a audio prvky nie je možné zahrnúť do PDF /A.

Krok 4

Do dokumentu vložte metadáta, aby sa dali vyhľadávať. Metaúdaje PDF obsahujú kľúčové slová, použitú verziu PDF a názov programu, ktorý dokument PDF vytvoril. Ak chcete vložiť metaúdaje do programu Adobe Acrobat, kliknite na tlačidlo Rozšírené na hornom paneli nástrojov. Z rozbaľovacej ponuky kliknite na položku Metadáta dokumentu.

Uložte dokument do archívu. Archív môže byť zabezpečený externý server, pevný disk alebo zlaté DVD. Médiá, ktoré sa rozhodnete uložiť archívne súbory PDF, budú závisieť od toho, čo je najbezpečnejšie vo vašej kancelárii alebo domácnosti.

Upozornenie

Súbory PDF /A môžu byť väčšie ako bežné súbory PDF, pretože všetko je vložený.

Položky, ktoré budete potrebovať

Počítač

Prístup k internetu

Dokument PDF

Softvér na úpravu PDF

• Predchádzajúca strana: Ako otvoriť súbor ISO v Ubuntu
• Ďalšia strana: Kopírovanie a prilepenie nefunguje v programe Word