Aké sú rozdiely medzi knižnicou dokumentov SharePoint a pracovným priestorom, kedy chcete použiť jeden namiesto iného?

Knižnice dokumentov SharePoint a pracovné priestory (konkrétne pracovné priestory Microsoft Teams Works, často integrované so SharePoint) sa používajú na spoluprácu a ukladanie dokumentov, ale výrazne sa líšia v ich účele a funkciách:

knižnica dokumentov SharePoint:

* Primárny účel: Centralizované ukladanie a správa dokumentov. Zamerajte sa na verziu dokumentov, metadáta, povolenia a možnosti vyhľadávania pre efektívnu správu dokumentov. Myslite na to ako na štruktúrovanú kartotéku.

* Organizácia: Vysoko štruktúrované. Dokumenty sú usporiadané do priečinkov a metadáta sa môžu použiť na pokročilé vyhľadávanie a filtrovanie.

* Spolupráca: Spolupráca je možná, ale je to skôr funkcia vrstvená na primárnu funkciu ukladania dokumentov. K dispozícii sú komentáre a spoluautorstvo, ale nie centrálne zameranie.

* komunikácia: Obmedzené vstavané komunikačné prvky. Spravidla sa spolieha na externé nástroje na komunikáciu obklopujúce dokumenty.

* Najlepšie prípady použitia:

* Ukladanie a správa veľkého počtu dokumentov so sofistikovanými potrebami verzie a riadenia prístupu.

* Archivácia dôležitých dokumentov vyžadujúcich dlhodobé chodníky a chodníky auditu.

* Situácie, keď sú štruktúrované skladovanie a metadáta rozhodujúce (napr. Právne, dodržiavanie predpisov).

* Ak potrebujete robustné možnosti vyhľadávania a filtrovania v mnohých dokumentoch.

Microsoft Teams Workspace (často integrovaný so SharePoint):

* Primárny účel: Uľahčenie spolupráce a komunikácie tímu okolo projektu alebo zdieľaného cieľa. Ukladanie dokumentov je * podporná * funkcia. Myslite na to ako na centrálny centrum pre projektový tím.

* Organizácia: Menej štruktúrované ako knižnice dokumentov. Zatiaľ čo dokumenty sú uložené v knižnici SharePoint v zákulisí (často skryté pred používateľom), rozhranie tímov uprednostňuje konverzácie, kanály pre konkrétne témy a rýchly prístup k zdieľaným súborom súvisiacim s týmito rozhovormi.

* Spolupráca: Spolupráca je ústredná. Tímy ponúkajú chatu v reálnom čase, videohovory, zdieľanie súborov a správu úloh, všetko v rámci jedného rozhrania.

* komunikácia: Bohaté komunikačné funkcie sú vstavané; Chat, stretnutia, kanály atď. Sú navrhnuté tak, aby podporovali prebiehajúcu tímovú komunikáciu.

* Najlepšie prípady použitia:

* Projekty vyžadujúce úzku spoluprácu medzi členmi tímu.

* Situácie, keď sú nevyhnutné rýchle komunikácia a zdieľanie informácií.

* Ak potrebujete centrálne centrum pre všetky činnosti súvisiace s projektom, nielen dokumenty.

* Ak potrebujete integrovať ďalšie aplikácie a služby do svojho pracovného postupu (napr. Plánovač, Power BI).

Kedy použiť ktoré:

* Vyberte knižnicu dokumentov SharePoint, ak: Potrebujete predovšetkým robustný, štruktúrovaný systém na ukladanie a správu dokumentov so zameraním na kontrolu verzií, bezpečnosť a metadáta. Spolupráca je dôležitá, ale nie centrálny vodič.

* Vyberte pracovný priestor Microsoft Teams, ak: Potrebujete centrálne centrum pre tímovú komunikáciu a spoluprácu a zdieľanie dokumentov je podporným prvkom. Komunikácia v reálnom čase, integrované nástroje a menej štruktúrovaný prístup sú nevyhnutné.

V mnohých prípadoch spolupracujú. Tímový pracovný priestor často používa knižnicu dokumentov SharePoint v zákulisí na ukladanie súborov zdieľaných v tíme. Používateľské rozhranie v tímoch zjednodušuje interakciu so zameraním na spoluprácu, zatiaľ čo SharePoint poskytuje základnú infraštruktúru správy dokumentov.

• Predchádzajúca strana: Čo je spoločná pracovná skupina? 
• Ďalšia strana: Čo je v pozícii, ktoré vytvára obchodné pracovné stanice?