Ako testovať & Udržujte Office dokumentov

Typ skenera môžete použiť pre vaše kancelárske dokumenty , bude závisieť na veľkosti dokumentu a vašich ďalších potrieb . Ploché skenery umožňujú jednoduché skenovanie hrubých alebo zvláštne tvarované dokumentov , pričom priechodné skenery fungujú dobre pre štandardné 8 1/2-by-11-inch papiera . Ručné skenery vám pomôže skenovať väčšie formáty dokumentov , ktoré sa nezmestia do plochého skenera alebo priechodné skenery , ako sú architektonické plány alebo tlače 11 - by - 17 . Akonáhle ste si vybrali svoj skener , musíte ho nastaviť a usporiadať virtuálne systém evidencie . Ak plánujete skenovať dokumenty Office , takže môžu byť použité v textovom editore , ako je MS Word , Open Office Writer alebo WordPad , vyberte skener , ktorý obsahuje softvér OCR . Pokyny dovolená 1

Nainštalujte softvér ovládača dodaný so skenerom na počítači skener sa zapája do . Ak používate sieťové skener , budete možno musieť nainštalovať ovládač na každom počítači , ktorý používa skener samotný , ale nie každý počítač , ktorý potrebuje na zobrazenie dokumentov . Dodržujte všetky pokyny balíkov a podľa pokynov na obrazovke , aby sa ubezpečil , váš skener je správne nainštalovaný .
2

Spustite softvér skenera dvojitým kliknutím na jeho ikonu na vašom počítači . Väčšina softvér skenera má nastavenia, ktoré vám umožní uložiť preverovanie v určitých formátoch , ako sú PDF , JPG a DOC .
3

Kliknite na možnosť PDF , ak chcete skenovať dokumenty , aby si zachovávajú všetky ich vizuálnych vlastností , vrátane slov a obrázkov . Nebudete môcť zmeniť tieto dokumenty bez PDF editor , ale budete môcť prezerať a zdieľať ich s akýmkoľvek počítačom , ktorý má bezplatný Adobe Acrobat Reader softvér . Nastavte voľby PDF pre veľkosť a rozlíšenie , ktoré chcete ako štandardné skenovanie . Softvér môže tiež vám umožní zvoliť predvolené umiestnenie , do ktorého bude ukladať všetky súbory PDF . Vyberte si miesto , ktoré je ľahko nájsť , napríklad do priečinka na ploche .
4

Kliknite na text , Word alebo ikonu OCR . Nastavte požadovanú veľkosť dokumentu , rozlíšenie a predvolené umiestnenie pre všetky dokumenty, ktoré chcete skenovať , takže možno upraviť v textovom editore . Ak sa všetci vo vašej spoločnosti používa rovnaký program pre spracovanie textu , majú súbory uložené vo formáte , ktorý procesora . Ak nie, ukladanie súborov vo formáte RTF ( . Rtf ) je najlepšie, pretože to môže byť prečítať väčšina textových procesorov .
5

Kliknite na možnosť pre vlastné skenovanie a nastaviť inú spoločnú skenovania úlohy , ktoré plánujú vykonávať , ako je 2 - by - 3 - palcový PDF skenovanie pre vizitky alebo samostatné umiestnenie súboru skenovania , ktoré majú byť uložené a uložené .
6

Skúšobné každé nastavenie skenovania vhodné typ dokumentu pomocou skenera , potom kontrola umiestnenie súboru , aby sa zabezpečilo , že správne uložený . OCR softvér nie je 100 percent presné , preto sa vždy poraďte OCR súbory pre chyby , a to najmä pri použití lemovania alebo neobvyklé fonty .
7

Informovať zvyšok zamestnancov úradu , kde každý typ súboru je uložený a ako správne používať skener .
8

Zálohovať počítač , ktorý ukladá dokumenty pravidelne . To bude mať kópiu vašich skenovaných dokumentov v prípade zlyhania počítača .

• Predchádzajúca strana: Ako Skenovanie starých fotografií do digitálnej 
• Ďalšia strana: Ako je dôležité skenera k počítaču ?