Čo je externý dokument?

Externý dokument je akýkoľvek dokument, ktorý sa vytvára alebo používa mimo organizácie alebo interných systémov a procesov jednotlivca.

Tu je porucha:

Kľúčové charakteristiky:

* Vytvorené mimo organizácie: To znamená, že dokument pochádza z externého zdroja, ako je zákazník, predajca, vládna agentúra alebo konkurent.

* Používa sa na komunikáciu s externými stranami: Tieto dokumenty sa používajú na interakciu s jednotlivcami alebo organizáciami mimo samotnej organizácie.

* Príklady:

* zmluvy: Dohody medzi dvoma alebo viacerými stranami.

* faktúry: Účty za poskytnuté tovary alebo služby.

* Kredit: Finančné nástroje používané v medzinárodnom obchode.

* Tlačové správy: Oficiálne oznámenia médií.

* marketingové materiály: Brožúry, letáky, obsah webových stránok.

* Formuláre spätnej väzby od zákazníkov: Prieskumy alebo dotazníky používané na zhromažďovanie názorov.

* Finančné správy: Dokumenty, ktoré zverejňujú finančnú výkonnosť organizácie.

* Právne dokumenty: Zmluvy, licencie, patenty atď.

Dôležitosť externých dokumentov:

* Obchodné transakcie: Vonkajšie dokumenty sú nevyhnutné na podnikanie, najmä v oblastiach, ako sú predaj, obstarávanie a právne záležitosti.

* Komunikácia a spolupráca: Pomáhajú organizáciám komunikovať s externými zúčastnenými stranami a budovať vzťahy.

* Dodržiavanie a právne požiadavky: Niektoré externé dokumenty sú nariadené zákonom alebo nariadeniami, ktoré zabezpečujú transparentnosť a zodpovednosť.

Rozlišovanie externých dokumentov od interných dokumentov:

* Interné dokumenty: Dokumenty používané výlučne v rámci organizácie, ako sú poznámky, e -maily, interné správy a projektové plány.

Externé dokumenty v podstate pôsobia ako mosty medzi organizáciou a vonkajším svetom, čo uľahčuje komunikáciu, transakcie a rôzne obchodné činnosti.

• Predchádzajúca strana: Aký typ dokumentu je formulár AF 4009? 
• Ďalšia strana: Ktorý periférny postup sa používa na konverziu papierových dokumentov na elektronické súbory?