Aký softvér poskytuje bezpečnú správu dokumentov?

K dispozícii je veľa softvérových možností, ktoré poskytujú bezpečnú správu dokumentov. Najlepšia voľba pre vás závisí od vašich konkrétnych potrieb, rozpočtu a veľkosti vašej organizácie.

Tu je niekoľko kategórií softvéru spolu s populárnymi príkladmi:

cloudové systémy správy dokumentov (DMS):

* Disk Google: Bezplatná a široko používaná možnosť so silnými funkciami spolupráce a integrovanou bezpečnosťou. Ponúka ovládanie verzií a zdieľanie priečinkov.

* Dropbox: Ďalšia populárna možnosť so silnou bezpečnosťou a užívateľsky príjemnými funkciami. Ponúka synchronizáciu súborov a históriu verzií.

* Microsoft OneDrive: Integrované s aplikáciami Microsoft Office Apps a poskytuje robustné funkcie, ako je zdieľanie súborov, riadenie verzií a šifrovanie.

* ShareFile: Navrhnuté pre podniky a ponúka silné bezpečnostné funkcie, pokročilé riadenie používateľov a schopnosti elektronického podpisu.

* docusign: Špecializuje sa na elektronické podpisy a ponúka robustné funkcie zabezpečenia dokumentov.

* box: Ponúka celý rad funkcií pre podniky vrátane silnej bezpečnosti, nástrojov na spoluprácu a integrácie s inými aplikáciami.

* Zoho Docs: Poskytuje systém správy dokumentov spolupráce s funkciami, ako je kontrola verzií, zdieľanie súborov a bezpečnostné funkcie.

* egnyte: Ponúka komplexnú cloudovú platformu na správu dokumentov, spoluprácu a zdieľanie súborov.

Systémy správy dokumentov na prevádzke:

* alfresco: Softvér s otvoreným zdrojom, ktorý ponúka možnosti flexibility a prispôsobenia. Poskytuje funkcie, ako je ovládanie verzií, riadenie prístupu a možnosti vyhľadávania.

* OpenText Content Server: Výkonné riešenie pre veľké organizácie s komplexnými potrebami správy dokumentov.

* nuxeo: Platforma na správu obsahu vrátane dokumentov s robustnými funkciami pre bezpečnosť, dodržiavanie predpisov a spoluprácu.

* m-súbory: Ponúka užívateľsky prívetivé rozhranie a výkonné funkcie automatizácie. Zdôrazňuje inteligentné správy dokumentov.

Úvahy o bezpečnom riadení dokumentov:

* šifrovanie: Uistite sa, že údaje sú šifrované tak v tranzite aj v pokoji.

* Ovládanie prístupu: Implementujte silné zásady hesla a viacfaktorové overenie. Obmedzte prístup k citlivým dokumentom na základe rolí používateľov.

* Ovládanie verzií: Sledujte zmeny v dokumentoch a udržiavajte históriu na účely auditu.

* Audit Trails: Zaznamenajte všetky činnosti súvisiace s prístupom a úpravou dokumentov.

* Dodržiavanie: Vyberte softvér, ktorý spĺňa štandardy dodržiavania predpisov v priemysle (napr. HIPAA, GDPR).

* Obnova po katastrofe: Implementujte plány záloh a plány na obnovenie katastrof, aby sa zabezpečilo chránenie údajov v prípade zlyhania systému.

Výber správneho softvéru:

* Vyhodnoťte svoje potreby: Zvážte veľkosť svojej organizácie, typ dokumentov, ktoré potrebujete na správu, svoje bezpečnostné požiadavky a svoj rozpočet.

* Prečítajte si recenzie a porovnajte funkcie: Vyhľadajte softvér so silnými bezpečnostnými funkciami, užívateľsky prívetivým rozhraním a dobrou zákazníckou podporou.

* Vyskúšajte bezplatnú skúšobnú verziu: Mnoho dodávateľov softvéru ponúka bezplatné skúšobné skúšky, takže si môžete softvér otestovať pred zaviazaním sa k predplatnému.

V konečnom dôsledku bude najlepší softvér na správu zabezpečeného správy dokumentov závisieť od vašich konkrétnych potrieb a požiadaviek. Starostlivým vyhodnotením vašich možností a výberom renomovaného dodávateľa nájdete riešenie, ktoré udržuje vaše dokumenty v bezpečí a bezpečnosti.

• Predchádzajúca strana: Ako zmeniť vzhľad dokumentu manipuláciou s textom a formátovaním? 
• Ďalšia strana: Aké je predvolené štvorpísmenové rozšírenie pre dokumenty Word, ktoré neobsahujú makrá?