Je ukladanie dokumentov mimo pracoviska bezpečný nápad?

Či ukladanie dokumentov mimo pracoviska je bezpečný nápad, závisí od niekoľkých faktorov a nie je to jednoduchá odpoveď áno alebo nie. Tu je rozpad výhod a nevýhod, ktoré vám pomôžu rozhodnúť sa:

klady:

* Zabezpečenie: Renomované zariadenia na skladovanie mimo pracoviska majú robustné bezpečnostné opatrenia vrátane systémov potlačenia požiaru, sledovania 24 hodín denne, 7 dní v týždni a kontroly prístupu. To môže ponúknuť lepšiu ochranu ako vaša vlastná kancelária, najmä ak je vo vysoko rizikovej oblasti alebo je náchylná na prírodné katastrofy.

* Obnova po katastrofe: V prípade požiaru, povodní alebo iných katastrof sú vaše dokumenty bezpečné a prístupné. To je rozhodujúce pre kontinuitu podnikania.

* úspory priestoru: Ukladanie mimo pracoviska sa uvoľňuje cenné kancelárske priestory, ktoré sa dajú použiť na produktívnejšie účely.

* nákladová efektívnosť: Z dlhodobého hľadiska môže byť skladovanie mimo pracoviska nákladovo efektívnejšie ako udržiavanie vlastného úložného priestoru, najmä ak potrebujete špecializované vybavenie alebo klimatizáciu.

* prístupnosť: K svojim dokumentom máte prístup vždy, keď ich potrebujete, buď ich načítaním sami, alebo použitím služby vyhľadávania.

nevýhody:

* Riziká bezpečnosti: Zatiaľ čo ukladanie mimo pracoviska je vo všeobecnosti bezpečné, stále existuje riziko porušenia údajov alebo krádeže. Musíte si vybrať renomovaného poskytovateľa so zavedenými silnými bezpečnostnými opatreniami.

* Strata kontroly: Keď sú uložené mimo pracoviska, vzdáte sa nejakej kontroly nad svojimi dokumentmi. Spoliehate sa na postupy a bezpečnostné opatrenia poskytovateľa ukladania.

* Obmedzenia prístupnosti: Možno nemáte okamžitý prístup k svojim dokumentom, najmä ak ich naliehavo potrebujete.

* Cena: Ukladanie mimo pracoviska sa dodáva s nákladmi vrátane počiatočných poplatkov za nastavenie, mesačných úložných poplatkov a poplatkov za získavanie.

* Vplyv na životné prostredie: Preprava a skladovanie môžu prispieť k vplyvu na životné prostredie.

Ak chcete zistiť, či je ukladanie dokumentov mimo pracoviska pre vás to pravé, zvážte nasledujúce:

* Typ dokumentov: Ukladáte citlivé informácie alebo nenahraditeľné dokumenty?

* bezpečnostné potreby: Akú úroveň bezpečnosti vyžadujú vaše dokumenty?

* rozpočet: Koľko si môžete dovoliť minúť na skladovanie?

* Potreby prístupnosti: Ako rýchlo potrebujete prístup k svojim dokumentom?

* Environmentálne obavy: Ste spokojní s environmentálnym dopadom skladovania mimo pracoviska?

Odporúčania:

* dôkladne preskúmajte: Vyberte renomovaného poskytovateľa úložiska mimo pracoviska s osvedčenými výsledkami.

* Pýtajte sa: Spýtajte sa na bezpečnostné opatrenia, procesy získavania a environmentálne postupy.

* Získajte všetko písomne: Zaistite, aby sa dohoda o skladovaní jasne načrtávala podmienky vrátane bezpečnostných postupov, prístupnosti a nákladov.

* Zvážte alternatívy: Pre niektoré dokumenty môže byť digitálna úložisko lepšou voľbou.

V konečnom dôsledku je rozhodnutie o tom, či sa ukladanie dokumentov mimo pracoviska používať alebo nie, osobné. Váženie kladov a nevýhod vám dôkladne pomôže urobiť čo najlepšie rozhodnutie pre vaše potreby.

• Predchádzajúca strana: Aký je príklad formátu dokumentu? 
• Ďalšia strana: Ako do dokumentu Word zadáte symbol autorských práv?