Ako označujete dokumenty v Microsoft SharePoint?

Existuje niekoľko spôsobov, ako označiť dokumenty v spoločnosti Microsoft SharePoint, v závislosti od verzie a konfigurácie vášho prostredia SharePoint:

1. Používanie stĺpcov metadát: Toto je najbežnejšia a odporúčaná metóda. SharePoint vám umožňuje vytvárať vlastné stĺpce metadát (často nazývaných stĺpce „spravované metadáta“), ktoré pôsobia ako systémy označovania.

* Vytvorenie stĺpca metadát: Prejdite na nastavenia knižnice SharePoint, nájdite „stĺpce“ a kliknite na „Pridať nový stĺpec“. Ako typ stĺpca vyberte „spravované metadáta“. Budete musieť zadať termínovú sadu (preddefinovaná skupina výrazov) alebo vytvoriť nový. Táto sada termínov bude obsahovať vaše značky.

* Pridávanie značiek do dokumentov: Pri nahrávaní alebo úpravách dokumentu uvidíte stĺpec metadát, ktorý ste vytvorili. Môžete zadať značky (ak termín sada umožňuje zadanie voľného textu) alebo z rozbaľovacej ponuky vybrať existujúce značky.

2. Pomocou stĺpca kľúčových slov: Jednoduchší prístup, ale menej kontrolovaný ako spravované metadáta.

* Pridanie stĺpca kľúčového slova: Podobne ako pri pridávaní stĺpca spravovaných metadát môžete do svojej knižnice pridať stĺpec „Kľúčové slovo“.

* Pridanie kľúčových slov: Používatelia môžu napísať kľúčové slová priamo do tohto stĺpca, oddelené semiconónami alebo čiarkami, v závislosti od vašich nastavení. Táto metóda ponúka menšiu konzistentnosť a kontrolu nad slovnou zásobou v porovnaní s riadenými metadátami.

3. Pomocou informačnej architektúry (pre väčšie označovanie): Pre organizáciu na úrovni podniku zohráva významnú úlohu informačná architektúra spoločnosti SharePoint. Zahŕňa to strategické plánovanie vašich termínových súborov (pre spravované metadáta). Dôkladne premýšľajte o potrebách vašej organizácie ao tom, ako klasifikujete dokumenty do viacerých knižníc a stránok. Dobre naplánované termínové sady zlepšujú vyhľadávateľnosť a konzistentnosť.

4. Používanie aplikácií tretích strán: Početné aplikácie tretích strán vylepšujú možnosti označovania spoločnosti SharePoint a často pridávajú funkcie, ako je automatické označovanie na základe analýzy obsahu, vylepšených používateľských rozhraní alebo integrácie s inými systémami.

Nájdenie a používanie značiek:

Po použití značiek môžete použiť funkcie vyhľadávania SharePoint na nájdenie dokumentov na základe týchto značiek. Hľadanie konkrétnej značky vráti všetky dokumenty označené týmto výrazom.

Ktorá metóda je najlepšia?

* spravované metadáta: Všeobecne sa odporúča pre svoju konzistentnosť, kontrolu a vylepšenú vyhľadávateľnosť. Je to lepšie pre väčšie organizácie alebo projekty, ktoré potrebujú štruktúrované označovanie.

* Kľúčové slová: Vhodný pre jednoduchšie scenáre, kde je prijateľné menej štruktúrované označovanie. Implementácia je rýchla, ale v priebehu času môže viesť k nezrovnalostiam.

Predtým, ako začnete označovať označovanie, je vhodné naplánovať svoju stratégiu označovania, najmä ak používate spravované metadáta. Definovanie jasnej a konzistentnej terminológie zaisťuje, že vaše dokumenty sú ľahko prehľadateľné a organizované. Nezabudnite sa poradiť so svojím správcom SharePoint, ak sa stretnete s akýmikoľvek ťažkosťami alebo potrebujete pomoc pri nastavovaní stĺpcov metadát a termínových súborov.

• Predchádzajúca strana: Aké zariadenie môže automaticky vložiť textovú grafiku a symboly do dokumentu Word? 
• Ďalšia strana: V čom ukladáte súbory, aby ste ich organizovali?