Ako sa vám podarí správne dokument?

Správna inicializácia dokumentu do značnej miery závisí od * typu * dokumentu a jeho zamýšľaného účelu. Neexistuje žiadna jediná odpoveď. Tu je však rozdelenie úvah a osvedčených postupov pre rôzne scenáre:

1. Pre formálne dokumenty (napr. Správy, návrhy, právne dokumenty):

* nadpis/názov: Jasný, stručný a opisný názov na vrchole. To by malo okamžite oznámiť účel dokumentu.

* autor (s) a pridruženie: Zahrňte názov (autorov) autorov a ich organizačné príslušnosti.

* dátum: Dátum, kedy bol dokument vytvorený alebo vydaný výrazne revidovaný. Použite konzistentný formát dátumu (napr. MM/DD/YYYY).

* Abstraktné/exekutívne zhrnutie (ak je to použiteľné): Stručný prehľad obsahu dokumentu, zvlášť dôležitý pre dlhšie dokumenty.

* Tabuľka obsahu (ak je to možné): Pre dlhšie dokumenty pomáha obsah obsahu čitateľom orientovať sa v informáciách.

* Zoznam obrázkov/tabuliek (ak je to možné): Ak dokument obsahuje mnoho čísel alebo tabuliek, uvedenie ich osobitne zlepšuje čitateľnosť.

2. Pre neformálne dokumenty (napr. E -maily, poznámky, interné poznámky):

* príjemcovia: Jasne identifikujte zamýšľaných príjemcov (-ov) v e -maile alebo poznámke.

* predmet (pre e -maily a poznámky): Stručný a poučný predmet, ktorý sumarizuje účel dokumentu.

* dátum: Zahrňte dátum, aj keď je často menej formálne štruktúrovaný ako vo formálnych dokumentoch.

* Salutation (pre e -maily a poznámky): Zdvorilý pozdrav vhodný pre príjemcu.

3. Pre vývoj softvéru (napr. Kódové súbory, dokumentácia):

* hlavička súborov: Mnoho programovacích jazykov a štýlov má konvencie pre hlavičky súborov. Zvyčajne zahŕňajú účel súboru, autor, dátum vytvorenia a informácie o potenciálne verzii.

* Komentáre v rámci kódu: Vysvetlite účel a funkčnosť rôznych sekcií kódu.

* súbor readMe: Súbor ReadMe poskytuje prehľad projektu, jeho účel, ako ho používať a akékoľvek závislosti.

4. Všeobecné osvedčené postupy:

* Konzistentné formátovanie: V celom dokumente používajte konzistentné písma, veľkosť písma, nadpisy, rozstupy a okrajy.

* jasný a výstižný jazyk: Použite presný jazyk, aby ste predišli nejednoznačnosti.

* Správna gramatika a pravopis: Opatrne korektúr o gramatické chyby a pravopisné chyby.

* Ovládanie verzie (ak je to možné): Použite systémy riadenia verzií (napríklad GIT) na sledovanie zmien a revízií, najmä pre projekty spolupráce.

* metadáta (pre digitálne dokumenty): Pridajte príslušné metadáta (kľúčové slová, popisy), aby ste uľahčili vyhľadávanie a organizáciu.

Príklad inicializácie formálnej správy:

Názov: Analýza trhových trendov v trvalo udržateľnom potravinárskom priemysle

Autori: Jane Doe, PhD, Katedra ekonómie, University X; John Smith, MBA, Sustainable Food Solutions

Dátum: 26. októbra 2023

Abstrakt: Táto správa analyzuje najnovšie trendy na trhu v trvalo udržateľnom potravinárskom priemysle…

Nezabudnite prispôsobiť svoju inicializáciu konkrétnym požiadavkám a kontextu vášho dokumentu. Poraďte sa s sprievodcami štýlu (ako sú APA, MLA, Chicago) v prípade potreby formálne dokumenty.

• Predchádzajúca strana: Akú funkciu v programe Word vám umožňuje presunúť bod vloženia na konkrétnu stránku v dokumente? 
• Ďalšia strana: Ako vložíte súbory JPG do databázy MS Access bez konverzie na formát OLE?