Je e -mail prijateľný ako trvanlivé médium?

To, či je e -mail prijateľný ako trvanlivé médium, do značnej miery závisí od kontextu a konkrétnych právnych alebo zmluvných požiadaviek. Tu je rozdelenie faktorov, ktoré je potrebné zvážiť:

Argumenty pre e -mail sú trvanlivé médium:

* prístupnosť: K e -mailom je možné v budúcnosti pristupovať viackrát.

* reprodukovateľnosť: E -maily sa dajú ľahko vytlačiť alebo uložiť ako PDF, čím vytvárajú fyzické alebo digitálne kópie.

* úložisko: E -maily je možné ukladať elektronicky na rôznych zariadeniach a serveroch na dlhšiu dobu.

* Integrita: E -mailové systémy často zahŕňajú mechanizmy na zabezpečenie integrity správy (aj keď nie sú dokonalé). Digitálne podpisy to môžu výrazne vylepšiť.

* recidiabilita: Odosielateľ dostane doručenie.

Argumenty proti e -mailu sú trvanlivé médium:

* Mentabilita: Po odoslaní je možné zmeniť e -maily, hoci je to všeobecne zistiteľné. Nie je to však neodmysliteľne nemenné ako niektoré technológie blockchain.

* Vymazanie: E -maily môžu byť náhodne alebo úmyselne odstránené.

* Problémy s prístupom: Prístup sa môže stratiť v dôsledku zabudnutých hesiel, uzávierok účtu, výpadkov servera alebo zmien u poskytovateľov e -mailov. Potenciálny problém je tiež zatvorením spoločnosti.

* Nedostatok zaručeného doručenia: E -maily môžu blokovať spamové filtre alebo odraziť kvôli nesprávnym adresám.

* Technická zastaranosť: E -mailové formáty a technológie by sa časom mohli stať zastaranými, čo sťažuje prístup k starším e -mailom.

* Právna interpretácia: Konkrétne zákony alebo nariadenia môžu mať presnú definíciu „trvanlivého média“, ktoré vylučuje e -mail.

Kľúčové úvahy a kontext:

1. Právna/zmluvná definícia:

* Prečítajte si jemnú tlač: Najdôležitejším faktorom je definícia „trvanlivého média“ v príslušnom zákone, nariadení alebo zmluve. Niektoré definície výslovne obsahujú alebo vylúčia e -mail. Napríklad zákony o ochrane spotrebiteľa týkajúce sa finančných transakcií si často vyžadujú trvanlivé médium.

* Príklad:Elektronické podpisy USA v zákone o globálnom a národnom obchode (ESIGN): Tento zákon vo všeobecnosti prijíma elektronické záznamy (ktoré by mohli obsahovať e -mail) ako právne rovnocenné s papierovými dokumentmi, pokiaľ sú splnené určité podmienky, napríklad súhlas spotrebiteľa. Existujú však výnimky.

* Príklad:Smernica o právach práva EÚ: Táto smernica si často vyžaduje, aby sa informácie poskytli na „trvanlivom médiu“, a zatiaľ čo e -mail * sa môže kvalifikovať, nie je to vždy dané.

2. Praktickosť a zámer:

* zámer strany: Aký bol zámer zúčastnených strán pri súhlase s použitím odolného média? Považovali e -mail za dostatočný?

* Zmiernenie rizika: Aké kritické sú informácie o informáciách? Ak je to veľmi dôležité, je najlepšie zvoliť metódu s najvyššou úrovňou istoty a trvanlivosti, čo potenciálne doplní e -mail s robustnejšou archívnejšou metódou.

* Ľahký prístup: Je ľahké pre príjemcu prístup a ukladanie informácií obsiahnutých v e -maile pre budúce odkazy?

3. Priemyselné štandardy a osvedčené postupy:

* Niektoré odvetvia majú konkrétne usmernenia alebo normy pre to, čo predstavuje trvanlivé médium. Ak je to uplatniteľné, poraďte sa s týmito normami.

Odporúčania:

* Explicitná dohoda: Ak je to možné, výslovne súhlasia s druhou stranou o tom, čo predstavuje trvanlivé médium v ​​konkrétnej transakcii alebo kontexte.

* Zvážte hybridné prístupy: Použite e -mail pre pohodlie, ale doplňte ho odolnejšou metódou zálohovania. To by mohlo zahŕňať:

* Uloženie e -mailu ako PDF a jeho ukladanie do zabezpečeného servera alebo zariadenia na fyzické úložisko.

* Používanie systému správy dokumentov s riadiacimi a auditovými chodníkmi verzie.

* Používanie technológie blockchain na nemenné vedenie záznamov (pre veľmi vysoké situácie).

* Buďte si vedomí právnych požiadaviek: Ak existujú právne požiadavky na trvanlivé médium, poraďte sa s právnym poradcom, aby ste zabezpečili dodržiavanie predpisov.

* Dokumentujte všetko: Uchovávajte záznamy o všetkých e -mailových komunikáciách vrátane odoslaných a prijímaných časových pečiatok, potvrdení doručenia a akýchkoľvek úprav, ktoré sa správajú v správach.

v súhrne:

E -mail * môže byť trvanlivé médium, ale nie je to záruka. Či je to prijateľné, závisí od konkrétneho kontextu, definície „trvanlivého média“ v príslušných dohodách alebo predpisoch a praktickosti zabezpečenia dlhodobej dostupnosti a integrity. Ak máte pochybnosti, omyl na strane opatrnosti a použite robustnejšiu metódu na ukladanie dôležitých informácií.

• Predchádzajúca strana: Čo by sa mohlo objaviť na obrazovke dokumentu, keď je text vložený alebo upravený dokument? 
• Ďalšia strana: Aký formát súboru sa široko používa pre dokumenty, ktoré sa odosielajú komerčným tlačiarňam a ako e -mailové prílohy?