Vitajte na [www.pocitac.win] Pripojiť k domovskej stránke Obľúbené stránky
1. Témový riadok:
* Účel: Stručný a poučný predmet subjektu pomáha príjemcovi pochopiť účel e -mailu na prvý pohľad.
* osvedčené postupy:
* Buďte konkrétni a opisní. Vyhnite sa nejasným predmetom ako „Ahoj“ alebo „otázka“.
* Používajte kľúčové slová relevantné pre obsah e -mailu.
* Udržujte ho relatívne krátky (okolo 5 až 10 slov).
* Vyhnite sa používaniu všetkých čiapok alebo nadmerných výkričníkov.
* Aktualizujte riadok predmetu, ak sa téma e -mailu zmení počas konverzácie.
* Príklady:
* Dobré:„Žiadosť o stretnutie:Projekt Alpha - 25. júla“
* Dobré:„Otázka týkajúca sa politiky dovolenky“
* Zlé:„Dôležité!“
* Zlé:„Ahoj“
2. Pozdrav (pozdrav):
* Účel: Ak chcete začať e -mail s zdvorilým a úctyhodným otvorením.
* osvedčené postupy:
* formálne:
* "Vážený pán/ms./dr. [Priezvisko]," (použite, keď poznáte názov a priezvisko príjemcu.)
* „Koho sa to môže týkať“ (Použite iba vtedy, keď nepoznáte meno príjemcu.) Vyhnite sa tomu, ak je to vôbec možné; Pokúste sa nájsť meno.
* poloformálne:
* „Vážený [krstné meno] [priezvisko],“ (použite, keď poznáte príjemcu pomerne dobre, ale chcete si zachovať určitú formalitu.)
* "Ahoj [krstné meno],"
* Neformálne:
* "Ahoj [krstné meno],"
* „Hej [krstné meno],“ (používajte opatrne; iba pre veľmi blízkych kolegov alebo priateľov.)
* Vyhnite sa:
* "Hej, ty,"
* „Koho sa to môže týkať“, keď nájdete meno.
* Interpunkcia: Čiarka (,) po pozdravení je štandardná.
3. Telo e -mailu:
* Účel: Jasne a efektívne sprostredkovať svoju správu.
* osvedčené postupy:
* Otvárací odsek:
* Uveďte účel e -mailu jasne a stručne.
* Ak odpovedáte na e -mail, potvrdte predchádzajúcu správu. Príklady:„Ďakujem za váš e -mail,“ alebo „sledujte našu konverzáciu ...“
* Stredný odsek (s):
* Poskytovať podporné podrobnosti, vysvetlenia a akýkoľvek potrebný kontext.
* Na čitateľnosť použite krátke odseky (3-5 viet).
* Na usporiadanie informácií použite body alebo číslované zoznamy.
* Používajte správnu gramatiku, pravopis a interpunkciu. Opatrne korektne.
* Uzavretie odsek:
* Zhrňte svoju žiadosť alebo zavolajte na akciu.
* Vyjadrite vďačnosť alebo ponúknite ďalšiu pomoc.
* Ak potrebujete odpoveď do konkrétneho dátumu, uveďte časový rámec.
* tón:
* Udržiavajte profesionálny a úctivý tón, aj keď oslovujete známeho kolegu.
* Dajte si pozor na svoje publikum a podľa toho prispôsobte svojmu jazyku.
* Vyhýbajte sa používaniu žargónu alebo slangu, pokiaľ si to nebude istí, že mu príjemca pochopí.
* Buďte opatrní s humorom, pretože sa dá nesprávne interpretovať.
* Prílohy:
* Uveďte všetky prílohy v tele e -mailu (napr. „Nájdite priloženú správu ...“).
* Použite popisné názvy súborov pre svoje prílohy.
* Zvážte veľkosť súboru vašich príloh, najmä pri odosielaní externým príjemcom. V prípade potreby komprimujte veľké súbory.
4. Zatváranie (varedikcia):
* Účel: Na zdvorilo a profesionálne ukončenie e -mailu.
* osvedčené postupy:
* formálne:
* „Úprimne,“
* „Úctivo,“
* „S pozdravom,“
* poloformálne:
* „S pozdravom,“
* „S pozdravom“
* „S pozdravom“, “
* Neformálne:
* „Najlepšie,“
* "Vďaka,"
* „Na zdravie“ (používajte opatrne; pre niektorých príjemcov môže byť príliš neformálny.)
* Interpunkcia: Čiarka (,) po uzavretí je štandardná.
5. Podpis:
* Účel: Poskytnúť svoje kontaktné informácie.
* osvedčené postupy:
* Uveďte svoje celé meno, názov (ak je to použiteľné), názov spoločnosti (ak je to možné), telefónne číslo a e -mailová adresa.
* Zvážte pridanie odkazu na webovú stránku vašej spoločnosti alebo na profil LinkedIn.
* Udržujte svoj podpis stručný a profesionálny.
* Nastavte automatický e -mailový podpis vo svojom e -mailovom klientovi pre konzistentnosť.
Príklad e -mailu (formálne):
Predmet:Žiadosť o stretnutie:Projekt Gama Aktualizácia
Vážený pán Smith,
Dúfam, že vás tento e -mail nájde dobre.
Píšem, aby som požiadal o krátke stretnutie, aby som prediskutoval pokrok projektu Gama. Chcel by som poskytnúť aktualizáciu kľúčových míľnikov dosiahnutých a načrtnúť ďalšie kroky pre projekt.
Som k dispozícii v utorok 26. júla o 10:00 alebo v stredu 27. júla o 14:00. Dajte mi vedieť, či pre vás niektorý z týchto časov pracuje alebo navrhnite alternatívny čas, ktorý je pohodlný.
Ďakujeme za váš čas a zváženie.
Úprimne,
[Vaše celé meno]
[Váš názov]
[Názov vašej spoločnosti]
[Vaše telefónne číslo]
[Vaša e -mailová adresa]
[Odkaz na vaše webové stránky/linkedIn (voliteľné)]
Príklad e -mailu (neformálne):
Predmet:Rýchla otázka o prezentácii
Ahoj Sarah,
Dúfam, že máte dobrý týždeň.
Mal som rýchlu otázku o snímkach, ktoré ste pripravili na prezentáciu budúci týždeň. Konkrétne som premýšľal o zdroji údajov, ktorý ste použili na analýzu trhu.
Mohli by ste mi poslať odkaz alebo mi dať vedieť, kde ste ho našli?
Ďakujem veľmi pekne!
Najlepšie,
[Vaše meno]
Kľúčové úvahy:
* korektúry: Pred odoslaním vždy korekčujte svoj e -mail. Skontrolujte chyby gramatiky, pravopisu a interpunkcie.
* Odpovedzte okamžite: Pokúste sa odpovedať na e-maily v primeranom časovom rámci (napr. Do 24-48 hodín). Ak potrebujete viac času na odpoveď, potvrdte e -mail a dajte odosielateľovi vedieť, kedy môže očakávať úplnú odpoveď.
* "Odpovedajte všetko" uvážlivo: Používajte „Odpovedať všetko“, keď je vaša odpoveď relevantná pre všetkých v e -mailovom vlákne.
* Dôvernosť: Majte na pamäti informácie, ktoré zdieľate v e -mailoch. Vyhýbajte sa zdieľaniu citlivých alebo dôverných informácií, pokiaľ to nie je absolútne nevyhnutné a používate zabezpečený e -mailový systém.
* Zvážte príjemcu: Upravte svoj tón a úroveň formality na základe svojho vzťahu s príjemcom. Ak si nie ste istí, omyl na strane formálnejšieho.
* Mobile priateľské: Udržujte e -maily stručné a ľahko čitateľné na mobilných zariadeniach.
Podľa týchto pokynov môžete písať jasné, profesionálne a efektívne e -maily, ktoré dosahujú vaše požadované výsledky.