Ako môžete usporiadať poradie, ktoré slovo zlúči vaše údaje s dokumentom?

Slovo nemá priame nastavenie „usporiadania zlúčenia“ v spôsobe, akým môžu niektoré databázy. Poradie vašich zlúčených údajov je určené poradím záznamov vo vašom zdroji údajov (napr. Tabuľka programu Excel, Access Database, textový súbor).

Ak chcete usporiadať objednávku zlúčenia, musíte manipulovať so zdrojom údajov * skôr, ako * spustíte zlúčenie pošty. Takto:

* Zoradiť svoj zdroj údajov: Toto je najbežnejšia a najjednoduchšia metóda. V programe Excel môžete svoje údaje zoradiť podľa stĺpca (napr. Priezvisko, číslo ID, dátum). V prístupe používate schopnosti triedenia databázy. Po zoradení zdroja údajov znova spustite zlúčenie pošty - Word teraz použije nové zoradené objednávky.

* Filtrujte zdroj údajov: Ak potrebujete iba podskupinu svojich údajov, filtrujte zdroj údajov (opäť v rámci programu Excel alebo Access) a vyberte iba požadované záznamy v konkrétnom poradí. Filtrované výsledky budú poradie použité na zlúčenie.

* Pridajte stĺpec triedenia: Ak potrebujete zložitejšie objednávanie alebo chcete zachovať pôvodnú objednávku pri zavádzaní nového zásady objednávania, pridajte do svojho zdroja údajov nový stĺpec s číslami alebo kategóriami predstavujúcimi požadovanú objednávku zlúčenia. Potom zoradte zdroj údajov podľa tohto nového stĺpca.

* Opätovné riadky priamo: V prípade malých súborov údajov môžete manuálne usporiadať riadky vo svojom zdroji údajov (napríklad tabuľka Excel). To je ťažkopádne pre veľké súbory údajov, ale je to možnosť.

* Použite dotaz (pre databázové zdroje): Ak používate databázu (napríklad prístup), môžete vytvoriť dotaz, ktorý vyberie vaše údaje a objednáva ich podľa vašich požiadaviek. Tento dotaz použite ako zdroj údajov pre zlúčenie pošty. Toto je najsilnejšia metóda zložitého usporiadania.

* Programovanie (pokročilé): Pre veľmi pokročilých používateľov by ste mohli použiť VBA (Visual Basic for Applications) na programovo zmenu údajov v rámci programu Word pred zlúčením. Vo všeobecnosti to nie je potrebné, pokiaľ nemáte veľmi špecifické a zložité potreby objednávania.

Stručne povedané, nesnažte sa zmeniť poradie zlúčenia v samotnom slove. Riešenie spočíva v správnej príprave a objednávaní vašich údajov * pred * iniciáciou zlúčenia pošty.

• Predchádzajúca strana: Vývoj spracovania textov a balíka aplikácií? 
• Ďalšia strana: Aký je proces kódovania údajov, aby ich mohol čítať iba zamýšľaným používateľom?