Výhody Management File System

Ako vaša firma sťahuje do veku digitálnej distribúcie , budete musieť rozhodnúť , či chcete , aby prechod z papierovej podania systému digitálneho systému pre správu súborov . Zatiaľ čo robí zmena na úplne počítačového systému evidencie môže zdať zastrašujúce , Stark výhody , ktoré majú digitálny systém evidencie sa húpal veľa do tvorby prechodu . Znížené náklady

Vzhľadom na náklady na prenájom nehnuteľností na predajni dokumentácie , digitálne archivovanie začne platiť sám za seba , akonáhle je vykonaná . Pretože nie je tam žiadny fyzický papierovanie , náklady na manipuláciu a prenášanie dokumentov tam a späť , je výrazne obmedzená . To tiež umožňuje dokumenty, ktoré musia byť uložené ako papier musí byť podaná v menších a lacnejších lokalitách .
Chystáte Zelená

Zníženie uhlíkovej stopy vašej firmy môže byť dôležitým faktorom v dosiahnutí dnešnej zelenej - hneval sa spotrebiteľskú základňu . To môže výrazne zlepšiť imidž spoločnosti , dávať daňové úľavy a zníženie nákladov na dodávky . Digitálny archivačný systém môže pozitívne zmeniť celý základy pre podnikanie , a prechod na " zelenšie " systému môže poskytnúť dostatok reklamné príležitosti .
Hladší workflow

Načítanie papierové kópie dokumentov podaných a fyzicky uložená môže byť zdĺhavý proces , ktorý je otvorený pre ľudské chyby , problémy v oblasti bezpečnosti a fyzickej strate . To nie je prípad s digitálnym systémom . Počas niekoľkých okamihov , dokument možno nájsť na stole jednotlivca , ktorý to potrebuje . To má za následok kratšiu pracovnú dobu , čo umožňuje rýchlejší pokrok a viac času pre vývoj projektov .
Vyššieho zabezpečenie

Kým tradičné papierové evidencia systému možno otvoriť a pozrel sa na ktokoľvek s prístupom k nemu , môže digitálny archivačný systém poskytujú rôzne úrovne ochrany , ktoré môžu uchovávať dokumenty dôverné . Používanie hesiel , špecifikované zložky pre rôzne užívateľa , šifrovanie dát a kontrolných záznamov , ktoré vám umožnia viesť záznamy o tom , kto má prístup k aké súbory a keď, systému pre správu súborov môžu uchovávať svoje dokumenty oveľa bezpečnejšie .

Spoľahlivé Archivácia

dokumenty a súbory papiera môže byť zničených viac než zaobchádzanie , požiaru , poškodenie povodňami a inými prírodnými katastrofami . Vzhľadom k tomu , dáta môžu byť uložené na serveroch kdekoľvek na svete , môžete archivovať vaše obchodné dokumenty bezpečne , bez toho by sa zdôrazniť , cez možné poškodenie majetku . Môžete si tiež vytvoriť svoje archivovaných dát prenosný , použitie veci , ako oddeliteľných pevných diskov , USB flash diskov a CD .

• Predchádzajúca strana: Access 2007 Tutorial 
• Ďalšia strana: Ako udržiavať archivačné systémy Electronic & Hard Copy