Ako udržiavať archivačné systémy Electronic & Hard Copy

archivačný systém je spôsob organizácie papiere a dokumenty pre skladovanie . Skriňa alebo skriňa je udržiavaná ktorý obsahuje papierové verzie dokumentov , zatiaľ čo elektronický systém uchováva dáta na počítači . Tieto dáta by mohla byť e - maily , alebo naskenovaný papierovanie . Akonáhle je systém nastavený , je dôležité , že je zachovaná , aby bol aj naďalej tak , aby sa aktuálne informácie pravidelne pridaný . Ak chcete zachovať systém , budete musieť vytvoriť postup pre použitie oboch systémov . Veci , ktoré budete potrebovať
kartotéke alebo box
zložky
prázdnych štítkov
perá a značkovače
počítača
Zobraziť ďalšie inštrukcie
Hard Copy Podanie

1

Označte každú zložku , súbor a zásuvku alebo skrinku . Názov by mal obsahovať predmet dokumentácie , vrátane dátumu papierovanie začína na . Napríklad , " Príjmy júna 2010 - súčasnosť " " . Ľudské zdroje Zložka februára 2008 " alebo
2

vytvárať nové zložky , súbory a zásuvky a krabíc , keď máte novú kategóriu papierovanie zachrániť , alebo keď staršie zložky , súbory a zásuvky sú plné . Použite farebné kódovanie rozlišovať medzi roky alebo mesiace.
3

Pridať nové dokumenty na najdôležitejšie zložky alebo zásuvky . Uvedenie dokumenty do priečinkov náhodne zničí systém evidencie , pretože informácie budú hľadal na zlom mieste . Ak systém objednávok dokumenty abecedne , naďalej používať tento proces namiesto prepnutie do iného formátu .
4

Odstrániť staré , nepotrebné dokumenty ročne . Ako budete pokračovať v pridávaní do súborov , budú niektoré informácie bezpredmetné a zastarané . Skartovať ho a uvoľniť ďalší úložný priestor .
Elektronické predkladanie
5

Vytvárať zložky alebo adresára na vašom počítači . Konsolidácia dát na pravidelnom základe , takže sa nestane zmätený. S niekoľkými sieťových jednotiek alebo viac zložiek, ktoré obsahujú podobné informácie nie je účinný spôsob , ako organizovať dáta .
6

Zálohovanie dát pravidelne . Použite DVD , USB flash disk , externý pevný disk alebo externú firmu , ako to urobiť . To chráni dáta pred stratou .
7

zabezpečenie dát uzamknutím každý súbor , poskytovanie prístupu na delegované užívateľom alebo pridanie hesla pri otváraní súboru . Toto má zabrániť zneužitiu dát , podvodu alebo neoprávneného prístupu . Navyše si môžete byť istí , že jediní ľudia , ktorí vedia , ako systém funguje použiť .
8

Napísať postup pre používanie elektronického podania systému . Obsahuje návod krok za krokom na to , ako nájsť , odkaz , kategorizáciu a archiváciu dát , takže každý užívateľ pracuje v systéme rovnakým spôsobom . Nechaj si to aktualizovať , ak si vylepšiť systém tak , aby sa zabránilo zámene medzi užívateľmi .
9

Skontrolujte systém evidencie každé dva roky . Uistite sa , že to funguje dobre - to môže byť definovaná tým , ako efektívne podanie je , ako ľahké je nájsť údaje , a ako organizovaný to je . Tiež, odstrániť nepotrebné súbory a minimalizovať elektronické neporiadok .

• Predchádzajúca strana: Výhody Management File System 
• Ďalšia strana: Ako vypočítať percenta v programe Access otázku