Príčiny duplicity v Quickbooks

Duplikáty môžu spôsobiť nepresnosti vo vykazovaní a nesprávnych preplatkov na vašich dodávateľov . Ak váš dodávateľ chytí chybu , má tráviť čas komunikovať chybu na vás a vy budete musieť tráviť čas napraviť chybu . Konzistentné metódy účtovníctva v kombinácii s QuickBooks schopnosť detekovať duplicitné záznamy a upozorní užívateľa môžu odstrániť ťažkosti spôsobené duplikáty . Nie Referenčné číslo Zadané Na účty

primárnou príčinou duplicitných záznamov vyúčtovanie sa zanedbáva zadať identifikačné účet alebo číslo faktúry na " čj . " riadok v okne " Zadajte účty " v QuickBooks . V " čj . " linka je to , čo QuickBooks kontroluje duplicity . QuickBooks vás upozorní , ak zadáte rovnaké číslo na tejto trati pre dva účty pre rovnakého dodávateľa .

Lisovanie " Zadané " na ľubovoľný dokument papiera po zadaní informácie z nej do QuickBooks je jednoduchý spôsob , ako zabezpečiť , že nebudete pokúšať vstúpiť na informácie v QuickBooks dvakrát .
nekonzistentné referenčné čísla

primárnym účelom zadanie referenčného čísla v QuickBooks pre každý účet je na spustenie duplicitné upozornenia , keď zadáte duplicitné účet . To sa nestane , ak zadáte referenčné čísla v nekonzistentnom spôsobom . Ak zadáte návrh zákona , ktorý neobsahuje odkaz alebo číslo faktúry , musíte byť konzistentné v tom , ako vytvoriť referenčné číslo pre tento účet . Bežnou praxou je použitie dáta zákona . Formát dáta musia byť v súlade . Napríklad ak používate dve číslice pre rok , nikdy nepoužívajte štyri číslice pre rok , v " čj . " poľa . Pre viac účty s rovnakým dátumom , pridajte list dáta a napísať číslo , ktoré ste vytvorili pre návrh zákona o kópiu papierového vyúčtovaní .
Pravopisné chyby

Ak píšete spoločnosti alebo meno zákazníka pri zadávaní nového účtu , môžete ju nájsť v úvahy nabudúce budete musieť vytvoriť transakciu pre ňu . Budete potom neúmyselne vytvoriť duplicitné účet pre zákazníka alebo firmy
firiem , ktoré využívajú DBA alebo viac správcom databáz

firmy , ktoré používajú DBA ( Doing business as ) mená . Že sa líši od názvu spoločnosti môže viesť účtovníctvo zmätok . Bez jasného oznámenia , môže si vytvoriť účet pomocou mena spoločnosti a duplicitné účet pomocou dba spoločnosti meno . Bežná prax je názov účtu pomocou názvu spoločnosti . Pritom dôsledne sa zabrániť tomu , aby vytvárali viac účtov pre jednu spoločnosť . " Meno zákazníka " a " Bill Pre " adresa sú všetky samostatné polia v obrazovke " Upraviť zákazníka " . Môžete použiť názov spoločnosti na názov účtu a stále posielať na účet pomocou názvu DBA .
Nekonzistentná normy pri zadávaní účtu mena

Pri zadávaní klientskych účtov , používanie jednotná metóda vstupu spoločnosti a jednotlivé mená , aby zabezpečili , že nebude vytvárať duplicitné účty . U mená zákazníkov , rozhodnúť , že ich vstup dôsledne buď prvý názov prvý alebo posledný názov prvej a rozhodnúť , či sú iniciály . Pre názvy spoločností , rozhodne o jednotnom štandarde pre zadanie mena . Jednou z metód , ktorá môže zabrániť duplicitné je zadať názvy spoločností tak , ako sa objaví na každej korešpondencii s hlavičkového obdržíte od spoločnosti .

• Predchádzajúca strana: Podobnosti medzi Peachtree a QuickBooks 
• Ďalšia strana: Aké prehľady si Quicken Produkcia