Aké sú výhody systému pre správu dokumentov ?

Podniky v modernej dobe generovať hŕbu dokumentov , obsahu a ďalších informácií v papierovej , ktoré je potrebné klasifikovať , syntetizovať a podarilo sa . Systémy pre správu dokumentov obsahujúci nástroje , technológie a aplikácie sú používané na zachytenie , ukladanie, správu , uchovanie a poskytovanie obsahu na užívateľských segmentov a dlhšie pracovné sily v organizácii . Elektronické dokumenty vytvorené a vytvárané môžu byť použité pre rôzne účely . Existuje mnoho výhod investovania do systému pre správu dokumentov . Eliminuje podanie Problémy

vyhľadávanie a prístup kľúčových obchodných dát , záznamy o zákazníkoch , finančné a účtovné údaje potrebné pre beh day - to - obchodný deň operácie pre každú organizáciu . Takéto súbory , obsah a informácie vo formáte dokumentu by mali byť k dispozícii na požiadanie . Dobre riadený systém dokumentov eliminuje priestor náročné problémy archivovanie a ťažkopádne procesy spojené s manuálnych registračných , alebo non - elektronické metódy skladovanie papiera a dokumentov . Systém pre správu dokumentov zabezpečuje elektronické dokumenty a súbory sú umiestnené v priečinkoch , ktoré môžu byť vyvolané a pristupovať rýchlo , ako je potreba .
Rýchlejšie načítanie a vyhľadávanie

systému pre správu dokumentov systematicky sklady a archívy naskenované dokumenty , obrázky a ďalšie súbory . Kategorizácie a iné formy umožňujú klasifikáciu dokumentov , ktoré majú byť uložené v niekoľkými spôsobmi v DMS . Tieto súbory môžu byť vyvolané with Full Text otázky možnosťou vyhľadávania . Použitie akékoľvek slovo alebo kombinácia slov , môžu užívatelia vyhľadávať a lokalizovať všetky dokumenty kedykoľvek a vykonať zásadné zmeny podľa požiadaviek bezpečnosti práce . Menej času stráveného zamestnancami na vyhľadávanie dokumentov, či sa pokúša nájsť aktuálnej verzie .
Seamless zdieľanie informácií

Zamestnanci a pracovníci musia pravidelne zdieľanie informácií a zároveň vykonávať rôzne úlohy a funkcie . S DMS v mieste , elektronické súbory , naskenované papierové dokumenty a obrázky , PDF súbory sú ľahko prístupné cez firemný intranet , internet a veľkých sieťach , a tam je lepší tok informácií vo všetkých organizačných hierarchií . Súbory je možné tlačiť z ľubovoľného počítača alebo tlačiarne a môžu byť tiež distribuované prostredníctvom DVD alebo CD . Spolupracovníci môžu zdieľať informácie a spolupracovať na konkrétnych projektoch a úlohách . Niekoľko recenzentov , povoľujúceho a osoby s rozhodovacou právomocou môžu pristupovať k súborom a prezerať dokumenty rýchlejšie .
Znížená Skladovanie

Znížená skladovanie je jedným z najväčších prínosov investícií do systému pre správu dokumentov . Veľké podniky, malé a stredné podniky , neziskové organizácie a start - up vyzerajú všetky konsolidovať a optimalizovať podnikové prevádzkovej oblasti , aby sa ušetrilo na komerčný prenájom a náklady na vlastníctvo . Priemysel a zhody s predpismi a predpismi si vyžiadala ukladanie a archiváciu veľkého množstva dokumentov generovaných dát a informácií z Udržiavanie záznamov papierové a hmotnosti zložiek dokumentov bude brániť fungovaniu zamestnancov , zamestnancov a ďalších pracovníkov v obmedzených kancelárskych priestorov a pracovné prostredie . Integrovaný systém pre správu dokumentov znižuje množstvo prvotriednych kancelárskych plôch potrebných pre vedenie evidencie v listinnej podobe .
Business Continuity

Firmy vždy musí zápasiť s mnohým rizikám a nejasnostiam , a ďalšie scenáre katastrofa . Náhle prerušenie alebo nehody môže mať vplyv na podnikateľské činnosti a zničiť dôležité informácie a digitálny majetok na mieste . Papierové dokumenty sú náchylné k požiaru , vandalizmu , povodne , krádeže a ďalších nebezpečenstvách spojených s prírodnými katastrofami a všeobecne nákladné na údržbu . DMS sa chová ako u Fail - Safe riešenie obnovy po havárii a centrálne zálohuje dokumenty a záznamy papierové pre skladovanie off - site . Tieto archívy môžu byť zachované a dokumenty obnovená v prípade nezvestných narušenia alebo nešťastie a kontinuity záruka podnikania .

• Predchádzajúca strana: O Microsoft Office certifikačného programu 
• Ďalšia strana: Norton Ghost 7.0 Tutorial