Čo je efektívne riadenie informácií?

Efektívne riadenie informácií (IM) je proces vytvárania, zhromažďovania, ukladania, získavania a efektívneho využívania informácií na podporu organizačných cieľov a rozhodovania. Je to viac ako len ukladanie údajov; Ide o zabezpečenie toho, aby boli správne informácie prístupné správnym ľuďom v správnom čase, v správnom formáte a bezpečným a vyhovujúcim spôsobom.

Kľúčové aspekty efektívneho riadenia informácií zahŕňajú:

* prístupnosť: Informácie musia byť ľahko nájdené a získané autorizovanými používateľmi. Vyžaduje si to jasnú organizáciu, robustné možnosti vyhľadávania a užívateľsky prívetivé rozhrania.

* Presnosť: Informácie musia byť správne, spoľahlivé a aktuálne. Procesy na overenie a overenie údajov sú rozhodujúce.

* úplnosť: Všetky potrebné informácie by mali byť ľahko dostupné. GAPS In Information môže brániť rozhodovaniu.

* Konzistencia: Informácie by sa mali prezentovať v konzistentnom formáte v celej organizácii, aby sa predišlo zámene a nejednoznačnosti.

* Relevantnosť: Informácie by mali súvisieť s potrebami používateľov a cieľmi organizácie. Irelevantné informačné clutters systémy a odpady zdrojov.

* Zabezpečenie a dodržiavanie predpisov: Informácie musia byť chránené pred neoprávneným prístupom, použitím, zverejňovaním, narušením, úpravou alebo zničením. To zahŕňa dodržiavanie príslušných predpisov a priemyselných noriem (napr. GDPR, HIPAA).

* Včasnosť: Informácie by mali byť v prípade potreby k dispozícii. Oneskorenia môžu viesť k zmeškaným príležitostiam a zlým rozhodnutiam.

* použiteľnosť: Informácie by sa mali prezentovať jasným, stručným a zrozumiteľným spôsobom.

* nákladová efektívnosť: Stratégie IM by mali byť efektívne a nákladovo efektívne a vyvážiť výhody prístupu k informáciám s nákladmi na ukladanie, správu a bezpečnosť.

Efektívne riadenie informácií si vyžaduje holistický prístup, ktorý zahŕňa:

* politiky a postupy: Vyjasnite pokyny týkajúce sa spracovania informácií, ukladania a prístupu.

* Technológia: Vhodný softvér a hardvér na podporu ukladania informácií, získavania a analýzy informácií. To by mohlo zahŕňať databázy, systémy správy obsahu a nástroje analýzy údajov.

* Školenie a vzdelávanie: Používatelia potrebujú školenie na efektívne využívanie systémov IM a dodržiavanie zavedených postupov.

* Práca: Rámec pre dohľad nad a spravovaním informačných aktív vrátane kvality údajov, bezpečnosti a dodržiavania predpisov.

Efektívne riadenie informácií v konečnom dôsledku pomáha organizáciám:

* Zlepšiť rozhodovanie: Poskytnutím prístupu k presným, včasným a relevantným informáciám.

* Zvýšte účinnosť: Zjednodušením informačných pracovných postupov a znížením prepúšťania.

* Znížte riziká: Zabezpečením zabezpečenia údajov a dodržiavania predpisov.

* Získajte konkurenčnú výhodu: Využitím informácií na lepšie porozumenie trhov, zákazníkov a konkurentov.

Stručne povedané, efektívne riadenie informácií je strategický proces, ktorý podporuje organizačný úspech v digitálnom veku.

• Predchádzajúca strana: Aký je diavantáž cloud computingu? 
• Ďalšia strana: Ktorý softvérový program by ste použili na správu štvrťročného predaja výdavkov?