Ako používať prístup ako databáza darcov

Neziskové organizácie, ktoré prijímajú dary od súkromných darcov alebo dokonca od súkromných nadácií, by mali vytvoriť databázu darcov. Používanie databázy Microsoft Access ako databázy darcov je metóda správy darov a uľahčovania korešpondencie.

Používanie programu Access ako databázy darcov

Krok 1

Prejdite do kancelárie Microsoft Office webové stránky a vyberte možnosť Šablóny, priemyselné kategórie a neziskové organizácie. Existuje databáza pre charitatívne príspevky. Vyberte možnosť a kliknite na stiahnutie. Prečítajte si užívateľskú zmluvu podľa potreby a vyberte možnosť akceptovať a potom vyberte možnosť Uložiť.

Krok 2

Ak chcete súbory extrahovať, otvorte súbor vo WinZipe alebo podobnom dekompresnom programe, potom vyhľadajte priečinok, v ktorom sú uložené dvojitým kliknutím otvoríte šablónu. Premenujte šablónu programu Access na databázu darcov alebo na ľubovoľný názov, ktorý si vyberiete.

Krok 3

Keď otvoríte databázu darcov, venujte niekoľko okamihov oboznámeniu sa s možnosťami. Medzi hlavné oblasti patria kampane, prispievatelia, dary, zamestnanci, udalosti a úlohy. Na rozdiel od niektorých predchádzajúcich verzií charitatívnych darov programu Microsoft Access je na vašom konci pri aktualizácii šablóny obmedzené množstvo práce.

Krok 4

Prejdite na kampane a prispôsobte stránku. a zadajte všetky kampane, ktoré momentálne máte. Zadajte finančné informácie o doterajších príspevkoch. K dispozícii bude histogram, ktorý zobrazuje ciele fundraisingu, kampane a udalosti. Pomôže vám to sledovať celkovú sumu a zvýšenú sumu.

Krok 5

Sledujte udalosti a zadávajte ich zadaním mien. Ak sú priradené ku konkrétnej kampani, budete mať v tomto formulári možnosť zadať názov kampane. Udalosti sa dajú zachovať aj ako nezávislé, ak ich cieľom nie je zamerať sa na konkrétny projekt.

Krok 6

Prejdite podrobnosti o kampani a choďte nahlásiť dary, aby ste zadali akékoľvek súkromné dary alebo granty, ktoré sú zamerané na konkrétnu kampaň alebo účel. Zadajte meno darcu do programu Access a všetky sľúbené záložné práva alebo vyplatenú sumu. Môžete tiež zadať kategóriu pre darcu, napríklad charitu, rodič, jednotlivec alebo stĺpec. To vám môže pomôcť vyriešiť prispievateľov pri vytváraní databázových prehľadov.

Prejdite na rýchle odkazy a potom na zamestnancov. Kliknite na pridať nového prispievateľa; potom dajte každému čakajúce úlohy. Každý zamestnanec, ktorý bude mať prístup k databáze, by mal mať do databázy zadané svoje meno. Táto oblasť bude mať možnosť mať názov úlohy, komu je úloha pridelená, stav projektu a dátum splatnosti. To vám môže pomôcť ľahko dohliadať a spravovať vašich zamestnancov.

Tipy

Zálohujte databázu darcov programu Microsoft Access na zabezpečený server a systém mimo pracoviska, ktorý vám pomôže udržiavať záznamy vašej organizácie v bezpečí.

Pred nákupom sa vždy opýtajte, či môžete mať ukážku produktu alebo vyskúšať databázu darcov, aby ste sa uistili, že máte všetky funkcie, ktoré vaša organizácia bude potrebovať.

Ak chcete na každú stránku pridať tlačidlo domovskej stránky, pomôže vám to prejsť späť na hlavnú stránku a udržať otvorené karty na minime.

Varovanie

V spoločnosti Microsoft existuje sekcia pomocníka so šablónami, uvedomte si však, že v programe často chýba technická podpora a že neexistujú žiadne kurzy, ktoré by umožnili zistiť, ako systém funguje.

Položky, ktoré budete potrebovať

Počítač

Databáza darcov Microsoft Access

• Predchádzajúca strana: Ako nastaviť prenosný počítač tak, aby sa zobrazoval na viacerých monitoroch
• Ďalšia strana: Ako poslať darčekovú platbu na Paypal