Ako archivovať firemné súbory QuickBooks

Ak súbor spoločnosti QuickBooks zaznamenal veľa transakcií po dlhú dobu, priestor, ktorý zaberá softvér QuickBooks, sa zväčšuje. To môže spôsobiť extrémne spomalenie operačného procesu QuickBooks. Riešením je archivácia predchádzajúcich rokov vašich firemných súborov. V starších verziách QuickBooks bol tento proces nazývaný „archivácia“; v novších verziách sa nazýva „vyčistenie údajov spoločnosti“. Tento proces kondenzuje predchádzajúce podnikové súbory odstránením podrobností o každej uzavretej transakcii a ponecháva iba súčty.

Vytvorenie a uloženie zálohy

Krok 1

Vložte blesk jednotku alebo CD-ROM do počítača.

Krok 2

Kliknite na tlačidlo „Súbor“ na hornom paneli s ponukou a potom vyberte „Uložiť kópiu alebo zálohu“. Zobrazí sa otázka, kam chcete túto zálohu uložiť. vyberte jednotku Flash alebo CD-ROM.

Kliknite do poľa „Názov súboru“ a pred príponu napíšte „Archivované“. Kliknite na tlačidlo „OK“ a súbor sa zálohuje na jednotku flash alebo na disk CD-ROM.

Archivujte súbor

Krok 1

Kliknite na položku „Súbor“ na hornom paneli s ponukami. "and select the "Utilities" option.", 3, [[Po otvorení nasledujúceho okna kliknite na možnosť „Vyčistiť údaje spoločnosti“.

Krok 2

Vyberte možnosť „Odstrániť transakcie k určitému dátumu“. Dátum, ktorý si vyberiete, bude dátum uzávierky; všetky transakcie pred týmto dátumom sa skrátia a podrobnosti o týchto transakciách sa odstránia.

Krok 3

Kliknutím na tlačidlo „Ďalej“ otvoríte ďalšie okno, v ktorom vyberiete ďalšie kritériá na odstránenie transakcií. Existujú štyri možnosti: odstrániť nejasné bankové a kreditné karty; odstrániť transakcie označené na vytlačenie; odstrániť faktúry a odhady označené na odoslanie; odstrániť transakcie obsahujúce nevyplatené alebo nenahradené náklady. Kliknite na tlačidlo „Ďalej“.

Krok 4

V nasledujúcom otvorenom okne vyberte odstránenie položiek, ktoré nemajú žiadne transakcie. Medzi tieto položky patria účty, zákazníci, predajcovia, iné názvy, položky faktúry a poznámky k úlohám.

Kliknite na tlačidlo Začať čistenie. Vyčistený súbor uložte na plochu alebo na externý pevný disk, aby ste mohli pracovať v QuickBooks.

Tip

Účtovníci spravidla archivujú údaje QuickBooks po skončení fiškálneho roka. Ak máte niekoľko transakcií, ktoré nie sú uzavreté, mali by ste zvážiť archiváciu transakcií začínajúcich dva roky pred.

Upozornenie

Záložný súbor uchovajte na bezpečnom mieste pre prípad, že by ste sa chceli vrátiť k určitej transakcii, kde nájdete podrobnosti o uzatvorenej transakcii.

• Predchádzajúca strana: Softvér na zobrazovanie pracovnej plochy
• Ďalšia strana: Ako kopírovať a prilepiť MapQuest do dokumentov