Najlepší spôsob, ako používať MS Office na vytvorenie a udržiavanie zoznamu adries pre databázové štítky

Zoznam adries je databáza osobných alebo obchodných kontaktov. Zhromažďujte obchodné informácie od zákazníkov vždy, keď sa spoja s vašou spoločnosťou, najmä s vašimi webovými stránkami. Na udržiavanie informácií o zákazníkoch a osobných údajoch použite kombináciu kontaktov programu Microsoft Office Outlook, Excel a Word. MS Contacts je databázový program na zhromažďovanie a ukladanie informácií. Exportujte zoznam mien a adries do programu Excel a pomocou aplikácie Word formátujte a tlačte štítky.

Vytvorte databázu

Krok 1

Otvorte kontakty aplikácie Microsoft Outlook. Kliknite na "Nový" a do kontaktov zadajte svoje kontaktné informácie. Zahrňte mená a adresy, telefónne čísla a akékoľvek ďalšie relevantné informácie.

Krok 2

Pridajte do svojich kontaktov „Kategórie“ a pridajte ďalšiu vrstvu na usporiadanie kontaktov. Kliknite na tlačidlo „Kategórie“ v pravom dolnom rohu obrazovky a vyberte predvolenú kategóriu. Ak chcete pridať novú kategóriu, kliknite na tlačidlo „Zoznam hlavných kategórií“, kliknite do bieleho poľa, zadajte názov novej kategórie a potom kliknite na tlačidlo „Pridať“. Po dokončení kliknite na „Uložiť a zatvoriť“. Aktualizujte informácie o kontaktoch vždy, keď dostanete nové informácie.

Krok 3

Exportujte kontakty do tabuľky programu Excel. Otvorte program Outlook a kliknite na „Súbor“, „Importovať a exportovať“, „Exportovať do súboru“, „Microsoft Excel“ a „Ďalej“. Potom kliknite na „Kontakty“ a pomenujte tento súbor s menom a umiestnením.

Krok 4

Kliknutím na „Zmapovať vlastné polia“ odstránite ďalšie polia. Kliknite na „Vymazať mapu“ v pravom dolnom rohu okna. Kliknutím na znamienko plus na ľavej strane okna a výberom každého poľa namiesto bloku pridajte ďalšie možnosti zoradenia. Pri použití celého zoskupenia program Microsoft Outlook pridá ďalšie polia. Napríklad blok adresy obsahuje krajinu. Kliknite na „OK“ a „Dokončené“.

Otvorte súbor programu Excel a pridajte nadpisy stĺpcov pre krstné meno, priezvisko, ulicu, mesto, štát a PSČ.

Vytvorte štítky na poštu

Krok 1 - Otvorte program Microsoft Word, kliknite na ponuku „Nástroje“ a potom na položku „Listy a korešpondencia“. Kliknite na „Sprievodcu hromadnou korešpondenciou“ a vyberte „Menovka“.

Krok 2

Kliknite na „Zmeniť rozloženie dokumentu“. Otvorí sa dialógové okno „Možnosti štítkov“. Vyberte štítok zo zoznamu čísel produktov a kliknite na „OK“.

Krok 3

Vyberte príjemcov kliknutím na „Použiť existujúci zoznam“ a „Prehliadať“. Vyberte súbor programu Excel a kliknite na tlačidlo Otvoriť. Zrušte začiarknutie všetkých políčok pred stĺpcom s menom a odstráňte ich zo zoznamu tlače. Po dokončení kliknite na tlačidlo „OK“.

Krok 4

Usporiadajte štítky. Ak chcete do štítka vložiť polia, vyberte možnosť „Blok adresy“ alebo „Viac položiek“. Môžete tiež kliknúť na „Zhodné polia“ a vybrať si zo zoznamu dostupných polí. Potom kliknite na tlačidlo „OK“.

Krok 5

Kliknite na tlačidlo „Aktualizovať všetky štítky“. Takto sa vytvoria štítky s informáciami z tabuľky Excel. Náhľad štítkov na chyby a vykonanie všetkých potrebných zmien.

Pridajte štítky do tlačiarne. Kliknite na „Zlúčiť s tlačiarňou“ a kliknite na „OK“.

Tipy

Keď do štítka vložíte jednotlivé polia, za mesto a štát pridajte medzeru.

Pridajte do programu Outlook všetky vykonané opravy štítkov.

Upozornenie

Vyberte príslušnú šablónu štítka k fyzickému štítku. Použitie inej šablóny môže tlačiť štítky nesprávne.

Položky, ktoré budete potrebovať

Kontaktné informácie

Kategórie (použité na triedenie)

Šablóna štítkov

štítky

• Predchádzajúca strana: Ako uložiť ako PDF pomocou Hyperlinks
• Ďalšia strana: Ako opraviť chybu pri hľadaní chyby podpory Microsoft Visual FoxPro