Nie každý v kancelárii môže vedieť používať každé zariadenie. Niektoré zariadenia vyžadujú špecializované znalosti alebo školenia a niektorí zamestnanci možno nemali možnosť používať určité zariadenia. Je dôležité poskytnúť zamestnancom potrebné školenia a zdroje, aby sa zabezpečilo, že budú môcť bezpečne a efektívne obsluhovať zariadenia, ktoré potrebujú pre svoju prácu.