Aké sú výhody a nevýhody organizovania priečinkov na pracovnej ploche namiesto toho pomocou priečinka Documents?

Organizácia priečinkov priamo na pracovnej ploche v porovnaní s použitím zložky vyhradených dokumentov (alebo podobného štruktúrovaného súborového systému) má významné výhody a nevýhody:

Výhody organizácie pre stolné priečinky:

* prístupnosť: Súbory sú okamžite viditeľné a prístupné. Toto je najväčší žreb pre mnohých používateľov. Aby ste niečo našli, nie je potrebné prechádzať priečinkami.

* Rýchly prístup k často používaným súborom: Ak pracujete s malou, často používanou sadou súborov, ich udržanie na pracovnej ploche môže ušetriť čas.

* vizuálna organizácia (potenciálne): Niektorí ľudia považujú vizuálny neporiadok stolného počítača, ktorý je užitočný na pripomenutie úloh alebo projektov.

Organizácia pre pracovné priečinky Nevýhody:

* neporiadok a dezorganizácia: Ľahko sa stáva vizuálne ohromujúcim a ťažko sa spravuje s rastom počtu súborov a priečinkov. Nájdenie konkrétnych súborov sa môže stať časovo náročným vizuálnym vyhľadávaním.

* Organizácia: Desktop ponúka minimálnu štruktúru. Je ťažké implementovať sofistikované registračné systémy alebo logicky kategorizovať súbory.

* Problémy s prenosnosťou: Ak potrebujete presunúť svoje súbory do iného počítača alebo použiť cloudové úložisko, prenos a reorganizácia súborov pracovnej plochy môže byť hlavným problémom.

* Obmedzenia vyhľadávania: Aj keď váš operačný systém môže stále vyhľadávať na pracovnej ploche, je menej efektívny ako vyhľadávanie štruktúrovaného priečinka.

* Riziká bezpečnosti: Súbory na pracovnej ploche sú viac vystavené. Ak je váš počítač ukradnutý alebo prístupný bez autorizácie, tieto súbory sú ľahšie dostupné.

* Problémy s výkonom: Preplnená pracovná plocha s mnohými súbormi a priečinkami môže spomaliť váš počítač, najmä ak je váš systém už obmedzený na zdroje.

Dokumenty Organizácia priečinkov Organizácia Výhody:

* Organizácia a štruktúra: Uľahčuje logickú organizáciu súborov pomocou podpriečinkov na základe projektu, dátumu, typu atď.

* ľahké vyhľadávanie: Štruktúrované priečinky uľahčujú nájdenie konkrétnych súborov pomocou funkcie vyhľadávania operačného systému.

* Prenosnosť: Ľahko zálohujte, prenáša a zdieľajte súbory.

* Vylepšená produktivita: Dobre organizovaný súborový systém znižuje čas strávený hľadaním súborov.

* Lepšie zabezpečenie: Poskytuje ďalšiu vrstvu organizácie a kontroly, ktorá môže zvýšiť bezpečnosť.

Dokumenty Organizácia priečinkov Nevýhody:

* vyžaduje ďalšie kroky na prístup k súborom: Ak chcete získať prístup k súborom, je potrebné prejsť priečinkami. To môže byť nepohodlné, ak potrebujete rýchly prístup k určitým súborom.

* učenie sa krivka: Vyžaduje štruktúrovanejší prístup k správe súborov. Nemusí byť intuitívne pre všetkých používateľov.

Záver:

Zatiaľ čo organizácia pre stolné počítače ponúka okamžitý vizuálny prístup, nevýhody výrazne prevažujú nad výhodami pre väčšinu používateľov. Správne štruktúrovaný systém súborov v špecializovanom priečinku „Dokumenty“ (alebo podobné) poskytuje oveľa lepšiu organizáciu, prehľadovateľnosť, prenosnosť a zabezpečenie. Používanie pracovnej plochy iba pre * veľmi * veľmi len málo, často používaných súborov môže byť prijateľné, ale spoliehanie sa výlučne na organizáciu pracovnej plochy pre významnú správu súborov je takmer vždy škodlivé pre produktivitu a efektívnosť.

• Predchádzajúca strana: Aká je najlepšia voľba výstupu na tlač správy v prístupe online? 
• Ďalšia strana: Aké je použitie zobrazení dokumentu?