Prečo potrebujete Microsoft Access, najmä ak máte Excel?

Je pravda, že Microsoft Access aj Excel sú výkonnými nástrojmi na prácu s údajmi, ale slúžia rôznym účelom. Pomysli na to takto:

Excel je ako výkonná kalkulačka a nástroj na graf:

* Najlepšie pre: Numerická analýza, vytváranie grafov a grafov, základná organizácia údajov.

* SILRY: Vzorce, funkcie, otočné tabuľky, vizuálne znázornenie údajov.

* Slabé stránky: Riešenie veľkých súborov údajov, zložité vzťahy medzi údajmi, integrita údajov v priebehu času.

Prístup je ako systém správy databáz:

* Najlepšie pre: Organizácia, ukladanie a získavanie veľkých množstiev súvisiacich údajov, vytváranie relačných databáz, vytváranie vlastných aplikácií.

* SILRY: Vzťahy medzi tabuľkami, validáciou údajov, dotazmi na získavanie konkrétnych informácií, automatizáciu prostredníctvom makier a VBA, užívateľsky prívetivé formuláre a správy.

* Slabé stránky: Nie je to také silné s komplexnými výpočtami ako Excel, strmejšia krivka učenia.

Tu je zrútenie, kedy si môžete vybrať prístup cez Excel:

Potrebujete prístup, keď:

* Pracujete s veľkými množinami údajov: Excel sa môže stať pomalým a nepraktickým so stovkami tisíc radov. Prístup spracováva efektívnejšie veľké súbory údajov.

* Musíte presadzovať integritu údajov: Prístup vám umožňuje nastaviť pravidlá zadávania údajov, zabezpečiť konzistentnosť a presnosť. Napríklad môžete určiť typy údajov, vyžadovať určité polia a zabrániť duplicitným záznamom.

* Musíte vytvárať vzťahy medzi údajmi: Prístup vám umožňuje pripojiť súvisiace údaje v rôznych tabuľkách a vytvárať relačnú databázu. To umožňuje efektívnejšie ukladanie a dotazovanie údajov.

* Musíte zostaviť vlastné aplikácie: Prístup vám umožňuje vytvárať užívateľsky prívetivé formuláre na zadávanie údajov a prehľady pre prezentáciu informácií. Môžete dokonca zostaviť jednoduché aplikácie s makrami a VBA.

Stručne povedané: Ak pracujete s relatívne malými, samostatnými súbormi údajov predovšetkým na analýzu a vizualizáciu, pravdepodobne je dostatočný Excel. Ak však potrebujete spravovať veľké, zložité a vzájomne prepojené údaje so zameraním na dlhodobú organizáciu, integritu a vlastné aplikácie, prístup je lepším nástrojom.

• Predchádzajúca strana: Kedy by ste použili Microsoft Access? 
• Ďalšia strana: Aké slová majú pre spoločnosť Microsoft Access osobitný význam?